Le organizzazioni senza scopo di lucro hanno una quantità limitata di fondi. Rende l’organizzazione di eventi una vera sfida. Uno dei principali getters attenzione, è un oratore ospite, preferibilmente uno che parlerà gratuitamente.

La principale fonte di finanziamento per eventi non-profit è pro-bono services e sponsorizzazione. Ci sono una varietà di risorse di altoparlanti gratuiti per gli organizzatori di eventi di avvicinarsi. Per trovare la persona giusta per il lavoro, gli organizzatori devono guardare i loro criteri e quindi inviare un invito “affascinante” ad alcuni candidati scelti.

Dove trovare altoparlanti liberi

Prima di poter invitare gli altoparlanti gratuitamente, o chiedere a chiunque di fare qualcosa di veramente, è necessario determinare lo scopo dell’evento e gli argomenti che coprirà. Questo costituisce la base per la ricerca profilo altoparlante. Ad esempio, per un programma di sensibilizzazione per adolescenti, il miglior oratore sarà colui che ha una specialità nei programmi per i giovani e nella motivazione dei giovani. Ecco alcuni semplici consigli da seguire durante la ricerca di un oratore ospite per il tuo evento:

1. Cercare qualcuno ben noto e che vivono a livello locale questo mantiene le spese più basso possibile. Un altoparlante celebrità locale che ha conoscenza della vostra carità di raccolta fondi eliminerà le spese di viaggio e alloggio dello stato.
2. Ad esempio, per trovare gli altoparlanti, raggiungere i gruppi di parlare in pubblico nella vostra zona, come il Rotary o Toastmasters. C’è spesso un membro di un locale “organizzazione buona azione” che sarà lieto di offrire a parlare sulle proprie esperienze nel trattare con il tipo di progetto di beneficenza o argomento evento che si sta ospitando. Sono sempre felici di lavorare gratuitamente.
3. Usa la tua lista di email-marketing dei donatori. Invia e-mail al tuo particolare contatto in ogni organizzazione per scoprire se possono darti qualche vantaggio su buoni altoparlanti “gratuiti”. Questa raccomandazione del passaparola è spesso la via migliore perché gli oratori conoscono l’argomento e la comunità dei donatori risponde bene a chiunque valga la pena.
4. Ricerche online hanno alzato alcuni altoparlanti fantastici che lavorano senza alcun costo e sono fin troppo disposti a dare il loro tempo e la conoscenza su una varietà di argomenti. Mentre ci sei, guarda questi siti:

GigMaster, Altoparlanti americani, Brooks International, Speaker Match Speaker Bureau.

Questi siti mostrano i relatori per posizione geografica, argomento e tariffa. Se trovi un altoparlante adatto alle tue esigenze ma addebita una commissione, vale la pena contattare per spiegare l’organizzazione che il tuo evento sta supportando. Chiedi se sono disposti a lavorare per una tassa di pepe, o se davvero metti bene il tuo caso, potresti semplicemente scoprire che lui/lei rinuncerà alla tassa del tutto e parlare senza alcun costo.

Come scrivere una proposta/ invito per i relatori

C’è un bel po ‘ di lavoro e un sacco di finezza nel chiedere alle persone di parlare al tuo evento. Sai come creare un invito eccezionale? Uno che afferrare il lettore e generare empatia per la vostra causa degna.

Il tuo invito dovrebbe essere una email formale (o una lettera). Delinea i motivi per cui li hai scelti come la persona migliore per parlare al tuo evento. Come per ogni lettera, l’invito dovrebbe riflettere i valori della vostra organizzazione e aggiungere un pizzico della propria personalità. Le buone lettere di invito per gli ospiti saranno chiare e facili da leggere, rispettose e contengono tutte le informazioni di base che l’oratore ospite deve prendere una decisione a tuo favore.

Cosa potresti offrire a un oratore?

Speakermatch.com è un sito web dedicato alla corrispondenza altoparlanti con opportunità di parlare o posti di lavoro. Ci sono molti siti, ma abbiamo scelto questo perché hanno altoparlanti che offrono concerti gratuiti. È inoltre possibile trovare gli altoparlanti per posizione, competenza, demografico, e soggetto.

È giusto offrire a qualcuno che è disposto a parlare gratuitamente al tuo evento, un po ‘ di qualcosa in cambio.

Se sei l’organizzatore dell’evento, avrai poco tempo per fare tutto, ma devi rimanere la persona di contatto principale per il tuo oratore ospite fino a quando non hanno accettato di fare l’onore.

Come facilitare un oratore a parlare gratuitamente al tuo evento?

Una volta fatto ciò, puoi presentare il tuo oratore al proprio “gofer” personale per prendersi cura di tutto dal momento in cui l’oratore ospite entra a bordo. Offri i servizi di un assistente personale nella tua lettera di invito. Sarete stupiti di come favorevolmente le persone rispondono quando sanno che tutto sarà curato, e tutto quello che devono fare è parlare sul loro argomento preferito.

Fai sapere all’ospite che la tua organizzazione fornirà:

• spese di viaggio e alloggio gratuito se provengono da fuori città o stato
• assistente personale per prendersi cura di tutte le loro esigenze, come la raccolta in aeroporto, il check-in in hotel, l’itinerario degli eventi, l’introduzione alla gestione degli eventi, gli sponsor, ecc.

Esempio di lettera di invito per gli ospiti

Caro

Spero che questo messaggio ti trovi bene. Sono onorato di invitarvi a essere l’oratore ospite al nostro evento si terrà presso il in . Sappiamo che sei un oratore formidabile e i nostri partecipanti e delegati guadagneranno molto dal tuo discorso.

è un evento tutto il giorno ospitato da . Ci aspettiamo che il nostro pubblico di essere nella regione di . Il nostro obiettivo è quello di portare le persone della comunità locale insieme per dare loro ispirazione su ciò che la nostra organizzazione non-profit spera di raggiungere con il nostro programma per . Vogliamo provocare discussioni sul programma e aumentare la consapevolezza, che speriamo possa anche raccogliere fondi e donazioni.

Il tuo discorso sarà filmato e una modifica mostrata sul nostro sito Web e su altri canali di social media come YouTube. Crediamo che la tua “voce” sarà utile a tutti nella nostra organizzazione e alle persone che la pensano allo stesso modo che partecipano all’evento.

Prendo atto dal tuo curriculum su che si prende impegni di lingua senza alcun costo. Tuttavia, come si è fuori dello stato, saremmo lieti di coprire le spese di viaggio. Ti forniremo anche un assistente personale del nostro team, che si prenderà cura di tutti i tuoi accordi, trasferimenti aeroportuali, ecc. ed essere a disposizione per affrontare le vostre esigenze durante il giorno dell’evento.

Per favore fatemi sapere se siete interessati a parlare. In allegato è l’itinerario dell’evento e alcune informazioni di base sulla carità che rappresentiamo e dei nostri sponsor per questo sforzo.

Grazie per aver dedicato del tempo a leggere il nostro invito, e non vedo l’ora di sentirvi presto.

Sinceramente

Internet è pieno di siti utili che offrono lettere di invito di esempio. Qui ci sono alcuni abbiamo pensato che sarebbe un buon punto di partenza. Dai un’occhiata a questa lettera di invito di esempio qui o questo qui per alcune buone idee su come iniziare la tua lettera.

Conclusione

Quando avete deciso su alcuni altoparlanti probabili, inviare il primo lotto di lettere e-mail. Se hai messo il tuo giorno di risposta previsto per una settimana dalla data di “consegna”, allora hai una settimana da aspettare. Una volta che hai avuto una risposta, inviare un dolce ricordo a tutte le persone che non hanno scritto indietro. Dipenderà dalla risposta alla tua richiesta iniziale.

Valuta la risposta: controlla l’elenco e sostituisci quelli che hanno rifiutato con gli inviti di seconda scelta. Invia un altro gruppo di inviti e ripeti il processo finché non hai successo.

Qualunque cosa tu faccia, rispondi a tutti, anche a quelli che ti hanno rifiutato. Siate gentili nella vostra risposta; non si sa mai quando potrebbe essere necessario chiamare su di loro di nuovo. Forse la prossima volta avrai fortuna con qualcuno a cui piace il tuo atteggiamento, anche se non potevano obbligare alla prima occasione. Inizia con GEVME e allinea la tua strategia di pianificazione di eventi gratuiti con risultati di biglietteria di successo.

Questo post è stato scritto da Chris Bouchard, un collaboratore regolare del blog GEVME. Chris è un consulente per non-profit e imprenditori sociali. Trova maggiori informazioni sul suo sito www.revgensolutions.com.