Out-of-office reply, chiamato anche risposta automatica, è una funzione molto utile in Microsoft Outlook per inviare risposte automatiche alle persone che ti hanno inviato e-mail. E ‘ utile per mantenere i mittenti aggiornati con la vostra disponibilità. Questa funzione è presente in Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2010 e anche nelle versioni precedenti di Microsoft Outlook. È comunemente indicato come una risposta fuori ufficio; tuttavia, può essere utilizzato anche in molte altre situazioni.

La funzione di risposta fuori ufficio funziona solo con gli account Exchange. Se non si dispone di un account exchange, sarà necessario impostare le regole per fare questo per voi come discusso di seguito.

Imposta la risposta fuori ufficio in Outlook 2013, 2016 e 2010 con account Exchange

1. In Microsoft Outlook, fare clic su File, Informazioni.
2. Quindi selezionare Risposte automatiche (Fuori sede). Nota: Se l’opzione Risposte automatiche (Fuori sede) non è disponibile, non si utilizza un account Exchange. Si prega di fare riferimento alla sezione successiva per sapere su come impostare le risposte automatiche in conti non-exchange.
3. Selezionare la casella di controllo Invia risposte automatiche. Se si desidera impostare l’ora di inizio e l’ora di fine per le risposte automatiche, selezionare la casella di controllo Invia solo durante questo intervallo di tempo e impostare data e ora di inizio e fine.
4. Nella scheda etichettata All’interno della mia organizzazione, digitare il messaggio di testo che si desidera inviare come risposta se qualcuno ti invia un’e-mail all’interno dell’organizzazione.
5. Nella scheda etichettata Al di fuori della mia organizzazione, seleziona la casella di controllo Risposta automatica alle persone al di fuori della mia organizzazione e seleziona una delle opzioni del pulsante di opzione etichettate come Solo i miei contatti o Chiunque al di fuori della mia organizzazione.

La funzione di risposta automatica verrà disattivata automaticamente dopo la data e l’ora specificate. Tuttavia, se si desidera disattivare la risposta automatica prima di questo, è possibile accedere nuovamente alle impostazioni risposte automatiche e scegliere il pulsante di opzione Non inviare risposte automatiche.

Imposta la risposta out-of-Office in Outlook 365 Online (basata sul Web)

Se si utilizza Outlook 365 sul Web, seguire i passaggi descritti di seguito per impostare la risposta out-of-office

1. Aprire Outlook nel browser Web e accedere al proprio account.
2. Fare clic sul pulsante ruota dentata nella parte superiore della pagina per accedere alle impostazioni.
3. Fare clic su Risposte automatiche e fare clic su Invia risposte automatiche pulsante di opzione.
4. Impostare la data e l’ora per le risposte automatiche, se necessario.
5. Inserisci il tuo messaggio.
6. Fare clic su Salva al termine.
7. Imposta la risposta fuori ufficio in Outlook 2013, 2016 e 2010 con tutti gli altri account

Se si utilizzano account di posta elettronica non exchange, che rientrano in altre categorie in cui il tipo di account di solito è un POP o IMAP, ad esempio, @outlook.com, @aol.com, @live.com, ecc. È possibile simulare la funzionalità di risposte automatiche combinando un modello di posta elettronica di Outlook con le regole di Outlook.

1. Fai clic su Home e quindi su Nuova email. Digitare il messaggio che si desidera inviare come risposta automatica.
2. Fare clic su File – > Salva con nome; nell’elenco a discesa Salva come tipo, scegliere Modello di Outlook.
3. Digitare un nome qualsiasi per il modello e fare clic su Salva.
4. Dopo aver creato un modello di risposta automatica, è necessario creare una regola per la risposta automatica ai nuovi messaggi e-mail.
5. Fare clic su Regole, quindi Gestire le regole & Avvisi.
6. Fare clic su Nuova regola nella finestra di dialogo Regole e avvisi. Fai clic su Applica regole sui messaggi che ricevo in Inizia da una regola vuota, quindi fai clic su Avanti e di nuovo su Avanti.
7. Controlla Rispondi usando un modello specifico sotto Cosa vuoi fare con i messaggi – > Fai clic su un modello specifico,
8. Nella casella Cerca nella finestra di dialogo Seleziona un modello di risposta, fare clic su Modelli utente nel file System. Apparirà una finestra di dialogo selezione file standard. Puntare al modello di risposta automatica creato nel primo passaggio. Fare clic su Avanti, Avanti, Fine e Applica.

Nota: Affinché questo metodo invii risposte automatiche, la procedura guidata regole richiede che Outlook sia in esecuzione e che sia configurato per verificare periodicamente la presenza di nuovi messaggi. Per impostazione predefinita, Outlook è impostato per controllare periodicamente i nuovi messaggi.

Per impedire a Outlook di inviare risposte ripetitive ai mittenti di posta elettronica, la procedura guidata Regole invierà una risposta per mittente durante ogni sessione. Una sessione inizia quando si avvia Outlook e termina quando si chiude l’applicazione.

Ricorda di disattivare la regola dopo che non è più necessaria. Altrimenti, continuerà a inviare risposte automatiche.