Per qualsiasi azienda moderna, i conti da pagare sono uno dei compiti più alti. Dopo tutto, ogni azienda deve pagare ciò che deve – non puoi permetterti di sbagliare.

La gestione tempestiva e accurata delle fatture è fondamentale per mantenere buoni rapporti con i fornitori. Un buon sistema di conti da pagare assicura anche che non si dispone di passività sui vostri libri per troppo tempo, evitando il rischio per la fiducia delle imprese.

Se uno di questi ti fa sentire stressato, non preoccuparti : siamo qui per aiutarti!

In questo post, daremo un’occhiata alle basi quando si tratta di conti da pagare, oltre ad esplorare alcuni strumenti e tecniche critiche.

Ma prima, iniziamo con i fondamentali: cos’è esattamente la contabilità fornitori?

Che cos’è la contabilità fornitori?

In parole povere, i conti da pagare sono costituiti da tutto ciò che la tua azienda deve ai creditori. Questo può eseguire l’intero spettro dei debiti, dai liberi professionisti di fatturazione entro il mese fino alle agenzie di leasing auto fatturazione per la vostra flotta di lavoro.

Di solito, conti da pagare si riferisce a debiti a breve termine, vale a dire le cose che si prevede di pagare entro l’anno-idealmente bene entro l’anno.

I debiti a lungo termine, come mutui e altri prestiti che richiedono più di dodici mesi per pagare, sono in genere elencati come passività separate e non sono inclusi nei conti da pagare.

La contabilità fornitori è una passività per le imprese. Questo rende molto importante gestire in modo efficace e responsabile, come così facendo aiuta a mantenere la fiducia nella vostra capacità di pagare i debiti. Inoltre, è una cosa rispettosa da fare per i vostri creditori.

Prendiamo un secondo per coprire una distinzione chiave: conti da pagare vs. crediti.

Accounts payable vs. accounts receivable

È utile pensare a conti da pagare e conti da ricevere come due facce della stessa medaglia.

Contabilità fornitori si riferisce all’elaborazione dei pagamenti dovuti ai debitori da parte della tua azienda.

Crediti, tuttavia, si riferisce all’esatto opposto-denaro dovuto alla tua attività da debitori, cioè persone che non hanno ancora pagato per i tuoi beni o servizi.

Con noi finora? Eccellente.

Ora abbiamo la definizione roba fuori strada, cerchiamo di crack in alcune delle considerazioni cruciali quando si gestiscono i conti da pagare.

Gestione del processo di contabilità fornitori

Nel mondo moderno, le aziende devono pagare molti creditori su base costante.

Ciò include fornitori di software, servizi professionali come commercialisti o consulenti HR e qualsiasi libero professionista che potresti avere sui libri.

Il numero di persone che si affidano al pagamento rapido e accurato delle fatture rende i conti da pagare un’attività ad alto rischio. Se non hai un sistema per aiutarti a gestire questi pagamenti, stai chiedendo problemi.

La cosa più importante: precisione

Quando si tratta di conti da pagare, la cosa più importante è pagare solo le fatture aziendali legittime e accurate.

Questo potrebbe sembrare ovvio, ma è fondamentale. Prima di elaborare la fattura di un fornitore per il pagamento, ricorda di controllare quanto segue:

• La fattura riflette esattamente ciò che la società ha ordinato?
• La società ha effettivamente ricevuto i beni o i servizi fatturati?
• I costi unitari e i calcoli sono corretti? E le tasse?

Ottenere questi dettagli giusti contribuirà a garantire l’accuratezza e l’integrità del processo di contabilità fornitori.

Scomponiamo questo in alcuni passaggi chiave.

Passaggi chiave nel flusso di processo AP

Per la maggior parte delle aziende, il processo di contabilità fornitori si riduce a tre passaggi chiave:

1. Completamento di un ordine di acquisto: ciò comporta la definizione degli articoli o dei servizi da acquistare, nonché il prezzo. Un ordine di acquisto elenca anche i termini e le condizioni per la transazione e le scadenze per la consegna.
2. Elaborazione di un rapporto di ricezione: qui, il fornitore registra i beni o i servizi forniti ed elenca il pagamento dovuto al fornitore. I rapporti di ricezione elencano molti dettagli cruciali, quindi è importante prendersi il tempo per pettinarli.
3. Ricezione ed elaborazione della fattura fornitore: una volta ricevuta una fattura, l’azienda la elabora per il pagamento. Come sopra, questo comporta il controllo attraverso ciascuno dei dettagli per garantire che corrisponda ai beni o servizi effettivamente ricevuti.

Semplice, giusto? Beh, non necessariamente.

Sfortunatamente, i conti da pagare sono una delle aree più soggette a frodi commerciali. L’enorme quantità di denaro che esce da un’azienda attraverso i conti da pagare lo rende un processo attraente per i truffatori.

E poi c’è sempre il rischio di semplici errori lungo la strada. Anche se tutti i soggetti coinvolti significano bene, piccoli errori possono insinuarsi ed essere costosi su tutta la linea.

Per questo motivo, è fondamentale rompere la responsabilità per i passaggi separati. Avere più persone firmano le fatture rende molto più difficile il gioco del sistema.

(Assicuratevi di leggere il nostro post sui quattro più grandi rischi di frode squadre finanziarie devono affrontare, e cosa si può fare per proteggersi contro di loro.)

Un altro passo importante nel flusso di processo AP? Utilizzando un sistema di pagamento centralizzato.

Centralizzare i pagamenti delle fatture

Quando si elaborano le fatture dei fornitori, è fondamentale centralizzare i pagamenti. Se tutti i pagamenti aziendali provengono da un unico account, è molto più facile ottenere una chiara panoramica del denaro che esce dalla porta.

Una cosa che si vuole veramente evitare è pagare le fatture su una base ad hoc, o con più account o carte di credito.

Dividere i pagamenti delle fatture non solo rende più difficile ottenere una maniglia su quanto la vostra azienda sta pagando ogni mese, ma si apre anche al rischio di frode.

In effetti, la situazione migliore è gestire tutte le spese aziendali da un unico luogo. Ciò significa che le spese di ufficio, spese di viaggio, e una serie di altri pagamenti le imprese fanno su un business quotidiano.

Ma più su questo a breve. Per ora, diamo uno sguardo più da vicino a come è possibile tenere traccia dei pagamenti dovuti.

Traccia chiaramente ogni pagamento dovuto

Ai fini del flusso di cassa, del budget e del processo decisionale, è importante sapere esattamente cosa devi, a chi è dovuto e quando il pagamento è dovuto.

Per raggiungere questo obiettivo, è necessario assicurarsi che ogni pagamento dovuto sia chiaramente monitorato nel software di contabilità o gestione delle spese.

Per molti pagamenti regolari e ricorrenti (ad esempio, consegne di frutta per la cucina dell’ufficio o spese di hosting del sito Web), l’impostazione di un pagamento ricorrente potrebbe essere più conveniente.

I pagamenti ricorrenti possono rimuovere lo stress e la distrazione della gestione dei pagamenti ripetuti. Tuttavia, dovresti bilanciare questo con la necessità di avere visibilità sui tuoi pagamenti: non vuoi rischiare di pagare per cose che non ti servono più.

Sapere esattamente chi autorizza i pagamenti

Si verificano molti errori perché le persone non sono sicure di un dettaglio critico – chi firma il pagamento delle fatture dei fornitori, esattamente?

Per ogni fattura cliente che arriva, è necessario sapere chi è incaricato di autorizzare il pagamento.

È il responsabile competente? E ‘ il direttore finanziario? Diamine, e ‘ l’amministratore delegato?

La risposta a questa domanda dipenderà dalla struttura aziendale e dal livello di autonomia nella gestione dei pagamenti.

In caso di irregolarità di spesa, sapere esattamente chi ha firmato un particolare pagamento è fondamentale per andare a fondo delle cose.

Non solo, ma avere una chiara responsabilità riduce anche il rischio che le fatture cadano tra le crepe e non vengano pagate.

Conti da pagare suggerimenti da tutto il web

C’è un sacco di ottimi consigli là fuori per contribuire a migliorare il processo di AP. Ecco alcune delle nostre strategie preferite.

MineralTree – Cattura fatture in piccole dosi

MineralTree sono esperti di automazione AP e pagamento. E per le fatture in particolare, si consiglia di mantenere le dimensioni dei lotti gestibili.

“Più tempo dedichi all’inserimento manuale dei dati, più inclini agli errori diventi nel tempo. Come fatture fornitore trickle in, si è tentati di rimandare il processo di catturarli in un futuro punto nel tempo che li si può battere tutti fuori in un colpo solo.

“L’acquisizione delle fatture in piccole dosi, o anche singolarmente, limiterà gli errori e la quantità di tempo speso per correggere gli errori.”

Questo è il motivo per cui sosteniamo che i singoli membri del team possano inserire i dati delle fatture non appena li ricevono. Quindi nessuno deve guadare una montagna di fatture.

Dooap – Pagare le fatture in lotti più grandi

Questo può sembrare in contrasto con il consiglio di cui sopra, ma in realtà stiamo parlando di due diverse parti del processo. Registra le fatture nel tuo AP o spendi il sistema di gestione in piccole dosi, sì. Ma questo non significa che è necessario pagare ciascuno immediatamente.

” Se stai pagando le fatture di acquisto cinque volte alla settimana, usi il tempo di lavoro – cinque volte alla settimana – accedendo al software, formando i lotti di pagamento, controllando, approvando e inviando i pagamenti. Se si dovesse inviare i pagamenti solo due volte a settimana, il carico di lavoro viene immediatamente ridotto del 60%, ma i fornitori saranno ancora pagati in tempo e mai notare la differenza.

” Perché non ridurre subito i tempi di pagamento?”

Una volta che le fatture sono state inserite e controllate, non c’è molta immissione di dati e quindi pochi errori da fare. Quindi ha senso che tu possa affrontare i pagamenti in lotti più grandi.

Invoicera-Impostare promemoria attività

Non si può combattere la natura umana e si aspettano di vincere. Si può sentire come si può rimanere in cima a tutte le fatture e pagamenti senza aiuto, ma alla fine qualcosa ha avuto modo di dare.

Inoltre, hai un’intera squadra a cui pensare.

“Dimenticare le informazioni e i compiti è una tendenza umana molto comune. Impostando promemoria si può facilmente prendersi cura delle bollette e adottare misure verso il miglioramento del processo di contabilità fornitori.”

Qualcosa di semplice come una e-mail o un promemoria Slack aiuta te e il tuo team a stare al passo. Abbiamo questi in Spendesk, e qualsiasi strumento di gestione delle spese che usi dovrebbe anche essere usato.

Due-Mantenere buoni rapporti con i fornitori

Se si utilizzano gli stessi fornitori più e più volte, è necessario essere in grado di fare affidamento su di loro per avere a cuore i vostri migliori interessi. Pertanto, è necessario dare la priorità ai propri interessi:

” Coltivare relazioni con i fornitori potrebbe pagare nel tempo anche per i tuoi conti da pagare. Ad esempio, se sei in buoni rapporti con un fornitore come cliente abituale, potresti essere in grado di ottenere servizi o prodotti scontati.

“Inoltre, se la tua azienda è orgogliosa di pagamenti puntuali, potresti essere in grado di garantire termini di pagamento scontati (come 2% a dieci giorni dalla fattura).”

È piuttosto semplice: gli gratti la schiena e loro graffieranno la tua.

Traccia ed elabora le fatture con un buon strumento di gestione della spesa

Ottenere i conti da pagare può richiedere molto tempo. Dopo tutto, c’è una quantità di dettagli da tenere d’occhio.

Sfortunatamente, molte aziende non stanno aiutando se stesse. Anche nell’era del software, molte aziende utilizzano ancora processi ad hoc. Alcuni luddisti là fuori stanno ancora usando sistemi di approvazione delle fatture cartacee e fisiche.

Non solo è questo tempo e costoso, ma crea anche il rischio di errore dell’utente. Con la quantità di denaro a rischio nei conti da pagare, è importante ottenere questo diritto dal primo passo.

Gli strumenti giusti possono fare la differenza qui, aiutandoti a tracciare ed elaborare le fatture in modo chiaro e preciso, e il tutto con il minimo stress.

Con una piattaforma di gestione delle spese integrata, è possibile automatizzare ogni fase del processo di contabilità fornitori, dalla raccolta delle fatture fino all’elaborazione del pagamento.

Ad esempio, il modulo Fatture fornitori di Spendesk ti aiuta a tenere traccia delle decine di fatture che ti arrivano quotidianamente. Spendesk ordina automaticamente le fatture in categorie per l’approvazione e invia promemoria quando si avvicinano le date di scadenza.

Affidarsi a un software dedicato per aiutare a gestire i tuoi conti da pagare manterrà felici i tuoi partner commerciali e ti impedirà di diventare “quel cliente” con i fornitori.

Conclusione: i conti da pagare sono troppo importanti per sbagliare

Fidati di noi: i conti da pagare sono uno dei compiti più importanti per ottenere il giusto.

I rischi sono semplicemente troppo grandi per lasciare al caso. Un processo di contabilità scadente non solo può danneggiare i tuoi rapporti con i fornitori, ma può aprirti al rischio di frode.

Per darti il colpo migliore in un processo di contabilità fornitori senza soluzione di continuità e reattivo, pensa ai suggerimenti in questo post e rifletti su come migliorare i tuoi sistemi.

Mentre ci sei, dai un’occhiata alle utili funzionalità di Spendesk accounts payable. Faranno risparmiare a te e alla tua squadra un sacco di tempo e stress.

Quando hai finito, vai al nostro approfondimento su procurement vs. purchasing e dai un’occhiata a sei processi finanziari, inclusi i conti da pagare, che puoi automatizzare per risparmiare tempo.