Una domanda comune che ricevo dai clienti di coaching è ” come faccio a diventare un comunicatore più conciso?”

Non è una sorpresa perché la comunicazione concisa è più importante ora che mai.

Considera questo:

• La durata media dell’attenzione umana è scesa da 12 secondi nel 2000 a otto secondi di oggi.
• Ogni giorno, il tipico impiegato riceve 120 email.
• Ogni volta che una persona è distratta ci vogliono più di 23 minuti per ritrovare la concentrazione.

Date queste realtà, non c’è da meravigliarsi che gli studi classifichino le buone capacità comunicative due volte più importanti delle buone capacità manageriali. Questo perché, in questa epoca di sovrasaturazione, c’è poco margine di errore. Infatti, 86% dei dipendenti colpa mancanza di buona comunicazione per fallimenti sul posto di lavoro.

Le persone diventano impazienti quando devono lavorare straordinari mentali per cogliere ciò che stai dicendo. La longanimità può essere percepita come indecisione e ti costa rapidamente fiducia e rispetto come leader.

La comunicazione concisa è chiaramente una parte essenziale della presenza esecutiva e della fiducia proiettata, ma è anche qualcosa con cui gli aspiranti sensibili spesso lottano.

Perché gli aspiranti sensibili lottano con la comunicazione concisa

Si sovraesporre.

Potresti pensare di essere accurato, ma tutto ciò che stai facendo è perdere l’attenzione dell’altra persona. Invece di chiarire il tuo punto, finisci per annebbiarlo sovraesplicando. Molti Aspiranti sensibili inavvertitamente sovracompensano per le loro insicurezze dicendo di più, soprattutto in situazioni in cui si sentono intimiditi.

Pensi che tutti siano come te.

Potresti voler elaborare le informazioni in modo approfondito, ma sei in minoranza (solo il 15-20% della popolazione è sensibile). Fidati, ho capito. Sono una persona ad alto input, il che significa che ho bisogno di prendere tonnellate di punti dati prima di prendere una decisione. Ma altre persone, specialmente i dirigenti, non operano in questo modo. Ottengono facilmente sopraffatti da troppe informazioni e preferirebbero essere diretto e al punto.

Stai cercando di essere qualcuno che non sei.

I clienti mi dicono che “hanno bisogno di una personalità più grande” per trasudare presenza esecutiva. Se cerchi di essere qualcuno che non sei, gli altri lo percepiranno. Non solo verrai fuori come inautentico, ma ti esaurirai anche nel processo. Meglio trovare un modo per comunicare in modo conciso in un modo che si adatta alla vostra personalità e stile.

9 Modi per comunicare in modo chiaro ed efficace

1. Preparare in anticipo

Senza preparazione, non puoi essere breve. Prima di qualsiasi riunione importante, prendere cinque minuti per rivedere l’ordine del giorno e altri materiali forniti. Annota appunti per te stesso. Organizza i tuoi pensieri e destinare dove si desidera contribuire.

Se parlerai, segui i passaggi aggiuntivi per creare punti di discussione e anticipare obiezioni e domande. Mi piace che i miei clienti preparino alcune “domande frequenti” da avere nella tasca posteriore, nel caso in cui ci sia silenzio alla fine della loro presentazione.

2. Fornire una pre-lettura

Se si dispone di un sacco di informazioni da condividere, considerare la preparazione di una pre-lettura. Questo è un documento che fornisce informazioni di base su un argomento. Significa che puoi dare al tuo pubblico il contesto necessario e quindi essere più breve nel tuo tempo insieme. Una pre-lettura può essere report, diapositive o analisi dettagliate.

3. Completa la frase: “Se ti allontani da questa conversazione con una cosa, voglio che sia ______.”

Se fossi costretto a ridurre la tua idea principale a una frase, quale sarebbe? Utilizzare questo come oggetto della tua e-mail o ripetere la frase alla lettera quando si parla. Ti assicurerà che stai attirando l’attenzione del tuo pubblico sul più grande takeaway che vuoi che ricordino.

4. Usa il framework PREP

Quando sei costretto a parlare estemporaneamente, puoi parlare con forza e coerenza usando il framework PREP. Ecco come funziona: fai un punto succintamente, eseguilo con una ragione, fornisci prove e termina ribadendo il tuo punto. Biru…

• Punto: credo che dovremmo prendere la direzione A
• Motivo: Abbiamo ricevuto feedback positivi su questo approccio
• Prove: ad esempio, il nostro presidente ha detto che lo sostiene
• Punto: ecco perché credo che la direzione A sia la migliore

5. Utilizzare le istruzioni bridging e flagging per evidenziare e punteggiare i punti

Flagging e bridging fare riferimento a due tattiche PR che è possibile prendere in sala riunioni. Flagging è come attaccare una bandiera nel terreno o agitando uno in aria per dire, ” prestare attenzione – questo è importante!”Mentre il bridging ti aiuta a passare da un’idea all’altra. Bridging è particolarmente utile quando si desidera cambiare argomento o guidare la conversazione in una direzione diversa.

Esempi di stanca dichiarazioni sono:

• tutto Si riduce a…
• Il cuore della questione è…
• io non sottolineano abbastanza…

Esempi di colmare le dichiarazioni sono:

• non posso parlare a ____, ma quello che posso dire è…
• Mentre _ _ _ _ è importante, è anche importante ricordarlo…
• Prima di lasciare questo argomento, vorrei aggiungere…

6. Conosci il tuo pubblico

Considera quali preoccupazioni e obiezioni sono in cima alla mente per le persone con cui stai comunicando. Cosa gli importa di più? Quali problemi stanno cercando di risolvere? Ancora più importante, cosa c’è in esso per loro se ti ascoltano? Come sarà ciò che si sta condividendo con loro contribuire a risparmiare tempo o rendere il loro lavoro più facile? Inquadra il tuo messaggio in termini di impatto sul tuo pubblico.

7. Fai domande

Spesso la comunicazione concisa riguarda il non dire nulla. Prima devi ascoltare. In particolare, fai un sacco di domande aperte come:

• Cosa ne pensi di ciò che ho condiviso?
• Cosa pensi sia meglio?
• Come ti sembra questo?
• Cosa vorresti aggiungere o modificare?
• Come ti senti a riguardo?
• Qual è la tua impressione di X?
• Come si inserisce questo nei tuoi piani?
• Quale parte non è ancora chiara?
• Puoi dire di più?
• Che cos’è un esempio?
• Che supporto avete bisogno?

8. Modifica le tue email

Una buona regola empirica: le email non dovrebbero essere più di cinque righe. Se la tua email è più lungo di quello, condensare verso il basso o fare una telefonata.

Assicurati che il tuo messaggio sia scansionabile. Ciò significa brevi paragrafi e frasi. Utilizzare i punti elenco e la numerazione per rendere il testo più facile da digerire.

9. Eliminare fluff

Linguaggio di copertura, come “Volevo solo il check-in” o ” Potremmo forse trovare un tempo per chattare?”riduci al minimo il potere delle tue parole.