Payroll è uno dei componenti più costosi e importanti di un business. Per creare un bilancio del libro paga di successo, è necessario considerare ciò che ci si aspetta la vostra azienda per realizzare nei prossimi 12 mesi e come.
Avrai bisogno di accedere alle tue spese per i salari dell’anno passato e alle spese per i salari non salariali come straordinari, tasse e contributi previdenziali. Se si impara a creare un bilancio efficace libro paga ora, eviterete chiedendo come e dove il vostro denaro è stato speso in seguito. Andiamo oltre i gradini.
Suggerimento pro: Scarica il nostro modello di budget payroll gratuito per iniziare a pianificare le tue spese del libro paga 2022.
Crea un elenco di posizioni
Inizia con le posizioni correnti, incluse le tue. Categorizzarli per criticità così come il dipartimento. Considera tutte le persone che paghi:
- Te (se sei a libro paga)
- personale Amministrativo
- team di Vendita (potrebbe essere necessario stimare commissioni)
- operai
- In posizione di dipendenti
- Remoto dipendenti
- per i dipendenti a Contratto (loro bandiera, come non pagare le tasse o i benefici e può avere un diverso pagati)
- i dipendenti Temporanei
Lista Spese per il personale, per Ogni Posizione
Avanti, capire i costi associati con ogni posizione.
Se si utilizza un software payroll come Gusto, si può essere in grado di estrarre i numeri storici dai report. In caso contrario, rivedere le cifre dello scorso anno, utilizzando un foglio di calcolo come fogli Excel o Google per totalizzare le spese. Stima paga annuale per ogni posizione, factoring in aumenti e bonus. Se si sta creando una nuova posizione che non si dispone di dati per, verificare con la vostra agenzia di collocamento locale o siti come Glassdoor per gli stipendi medi nella vostra zona o stipendi offerti dai vostri concorrenti.
Durante la stima, cerca di essere cauto e di budget più di quanto pensi di aver bisogno piuttosto che meno. Se il factoring in bonus e aumenti di compensazione, rompere quei numeri fuori dai salari regolari in modo da poterli vedere per ogni dipendente e nel suo complesso.
Per le spese che non riguardano una posizione specifica, identificarla con un nome generico come “Corporate” che indica la spesa che beneficia l’intera azienda.
Per aiutare a identificare e stimare le spese, consulta la nostra guida sui costi del libro paga.
Budget per oraria& Lavoratori salariati
Budgeting per dipendenti salariati è abbastanza facile—basta prendere i loro salari lordi e dividere per 12 mesi se si sta facendo un budget mensile. Tuttavia, se si paga su un programma di due settimane, alcuni mesi avranno tre buste paga. Assicurati di considerare quanto spesso paghi i tuoi dipendenti qui.
I lavoratori orari possono diventare più complessi. Dovrai considerare le ore lavorate al mese, che potrebbero non essere coerenti durante tutto l’anno. Assicurati di tenere conto delle stagioni occupate e dei tempi lenti in base alla tua attività individuale. Se si aggiunge personale durante la stagione occupata, ti consigliamo di assicurarsi di includerli come lavoratori temporanei nel vostro budget, pure.
Potresti anche voler fare uno studio per assicurarti di programmare le tue persone in modo più efficace. Ad esempio, se il tuo ristorante è sempre lento giovedì pomeriggio, potresti ridurre il numero di personale quel giorno e programmarli per la corsa del venerdì sera, il che si tradurrebbe in un importo di budget inferiore per quel periodo.
Budget per le imposte sui salari
Tutti i datori di lavoro devono pagare le tasse sui salari, quindi assicurati di budget per loro. Controllare le imposte correnti tavoli per assicurarsi che i tuoi numeri sono corretti, ma questi sono i più corrente:
- Federale di Disoccupazione: 6% sul primo $7.000 di ciascun dipendente paga
- Sicurezza Sociale: il 6,2% di ciascun dipendente la retribuzione di
- Medicare: 1.45% di ciascun dipendente la retribuzione di
- Ulteriori Medicare (per i lavoratori dipendenti che guadagnano più di $200,000): 0.9%
Una Nota delle Imposte sui Redditi:
Poiché le imposte sul reddito provengono dai salari dei dipendenti, non le considererai nel budget del tuo libro paga. Tuttavia, può essere utile conoscere queste cifre in modo da poter pianificare le ritenute ogni mese. Calcolarli utilizzando gli importi salariali medi. Se hai dati storici con cui lavorare, questo sarà piuttosto semplice. Per le nuove posizioni, utilizzare i dati storici di posizioni simili come guida.
Costi straordinari del progetto
In generale, la maggior parte delle aziende stima che gli straordinari ammontino al 10-15% del budget annuale delle buste paga. Tuttavia, l’utilizzo di una stima generale non è un modo efficace per creare un budget straordinario. Piuttosto, pensa a quali posizioni hanno più probabilità di accumulare straordinari e quando. Quindi, calcola gli straordinari previsti per quel mese e inseriscili nel budget.
Considera quanto segue:
- Alcuni lavoratori guadagnano regolarmente gli straordinari perché è meglio per l’azienda che assumere ulteriore aiuto?
- Alcuni giorni della settimana o delle stagioni dell’anno sono sempre più occupati?
- Certe posizioni fanno più straordinari di altre?
- Stai anticipando un evento che causerà un aumento, come un lancio di un nuovo prodotto, un grande aggiornamento software o un evento speciale nel tuo negozio?
Stima dei bonus dei dipendenti
Se si pagano i bonus dei dipendenti, è necessario budget per loro. Se sono basati sulle prestazioni, si consiglia di guardare le statistiche dello scorso anno per una linea guida. Se sono orientati agli eventi, tale bonus per anni in servizio, determina quali dipendenti riceveranno il bonus e lo posizioneranno nel mese appropriato.
Assicurati di notare a cosa serve il bonus; ad esempio, se prevedi un bonus di prestazioni a novembre, ma il dipendente non lo guadagna, saprai di non includerlo nel loro stipendio.
Se si paga un bonus annuale su tutta la linea, allora si dovrebbe stimare quanto sarà, e mettere da parte qualche soldo ogni mese. Questo può essere un importo standard o una percentuale dei profitti della società. Questo sarebbe un buon caso in cui si dovrebbe taggare la spesa come “Bonus aziendale” invece di legarlo a ogni singola posizione.
Project Employee Benefit Costs
Questi sono i costi regolari del mantenimento dei dipendenti. Essi comprendono benefici per i dipendenti come contributi ai premi di assicurazione sanitaria e programmi di fondo di corrispondenza come 401 (k). Assicurati di controllare con la vostra assicurazione e/o fornitori di servizi di pensionamento per ottenere le spese più accurate per il prossimo anno. Non dimenticare di includere le spese amministrative e di altro tipo.
Se si utilizza un software payroll come Gusto, è possibile broker benefici per i dipendenti per la tua squadra direttamente attraverso il software. Ciò consente di selezionare i piani e impostare le detrazioni, oltre ai dipendenti che completano l’iscrizione aperta direttamente tramite una dashboard dei dipendenti. Gestione di tutti gli aspetti del vostro libro paga in un unico luogo rende budgeting un gioco da ragazzi. Provalo gratis per 30 giorni.
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Account per posizioni nuove o aperte
Quando si considerano nuove posizioni, inserire i salari previsti nel mese in cui si intende aggiungerli. Ad esempio, se si apre una nuova sede a maggio, non è necessario budget tutti i dipendenti per quella posizione nel mese di gennaio. Inoltre, assicurati di dare loro la priorità. In questo modo, se il vostro budget non permetterà per tutte le assunzioni che si desidera, si può vedere quali si può spingere ad una data successiva.
Freelancers/Contract/Temp Employees
Se si dispone di dipendenti a contratto da cui si dipende, o si intende assumere liberi professionisti in futuro, si dovrebbe budget per loro pure. Tuttavia, sono spesso in una parte diversa del budget rispetto al libro paga.
Questi dipendenti sono più facili da pianificare, in quanto è sufficiente considerare quanto si paga per contratto più eventuali costi amministrativi per acquisirli se si utilizza un servizio. Se si prevede di utilizzare un servizio temporaneo per assumere dipendenti aggiuntivi per parte dell’anno, contattare l’agenzia per ottenere una stima di eventuali costi amministrativi che vanno in assunzione, e includere quelli quando si calcolano le spese per loro.
Totale di ogni categoria di spesa
Ora che hai tutti i dati inseriti nel foglio di calcolo o nel programma, puoi visualizzare i totali per ogni mese e l’intero anno. Devi essere in grado di vedere i totali delle spese del libro paga per ogni posizione e categoria: salari lordi, tasse, benefici, ecc.
Guarda i totali per ogni mese e la somma annuale per garantire la ragionevolezza.
Fai una revisione del budget
Ora che hai i numeri, controlla che siano ragionevoli. Creare grafici o grafici per comprendere meglio il flusso dei dati. I grafici pivot possono aiutarti a scavare nei dati riorganizzandoli rapidamente in un modo che risponda al meglio alle tue domande.
- Verifica che le informazioni siano corrette: ottieni un secondo set di occhi per assicurarti che i numeri siano stati inseriti correttamente e che tutte le formule del foglio di calcolo (se presenti) siano corrette. Inoltre, eseguilo oltre i capi reparto per “controlli di sanità mentale”, nel caso in cui abbiano più informazioni aggiornate.
- Confrontalo con le spese previste rispetto alle spese effettive dell’anno scorso: se hai avuto problemi con il libro paga l’anno scorso, avrai problemi simili? Se hai calcolato male un’area (come gli straordinari) l’anno scorso, l’hai corretta per quest’anno?
- Confrontalo con i guadagni previsti: specialmente se assumi nuovi dipendenti, ti aspetti di realizzare profitti sufficienti per coprire tutte le loro spese? In caso contrario, come cambierai questo budget o altre aree del tuo budget per compensare?
Se sei nuovo a fare il libro paga, dovresti dare un’occhiata alla nostra guida sulla conformità del libro paga per assicurarti di rimanere sempre sul lato destro della legge.
Perché è necessario creare un budget per le buste paga
Ora che abbiamo esaminato i passaggi necessari per creare un budget per le buste paga efficace, è importante capire il valore della creazione di un budget per le buste paga.
Creazione di un bilancio del libro paga aiuta a capire quale percentuale del budget dovrebbe andare a libro paga e consente di rimanere in pista per tutto l’anno.
Capire quanto del vostro budget dovrebbe andare a Libro paga
In generale, libro paga dovrebbe rappresentare circa il 15% -30% delle entrate lorde della società, secondo consulente finanziario Il gruppo linea di fondo. Tuttavia, gli esperti dicono che in alcuni settori (come le imprese di servizi) i costi del libro paga possono arrivare fino al 50%.
E ‘ importante ricordare che, come il vostro business cresce, così sarà le vostre spese del libro paga. Poiché la tua azienda ha più esigenze, saranno necessarie risorse aggiuntive per supportarla. Costruire flessibilità all’interno del tuo budget consente cambiamenti nel libro paga man mano che il tuo business cresce e si evolve.
Rimanere in pista per tutto l’anno
Una volta che avete un budget in atto, si dovrebbe tenere traccia delle spese effettive come si fa libro paga per tutto l’anno. Registrali su base mensile. Mantenere buoni record del libro paga vi aiuterà a mantenere la vostra contabilità del libro paga, o se mai fare un controllo del libro paga.
Può aiutare a creare un nuovo foglio di calcolo per un budget rivisto o a utilizzare un budget per il confronto delle previsioni man mano che l’anno progredisce. In questo scenario, le spese effettive sovrascrivono le spese preventivate dei mesi già trascorsi e i totali vengono aggiunti ai numeri di budget dei mesi futuri. Questo vi aiuterà a rimanere al passo con quanto bene hai preventivato e segnale se o non è necessario spostare alcuni fondi di bilancio per mantenere il business che scorre senza intoppi.
Per aiutare a stabilire un solido bilancio e di processo del libro paga, controlla i nostri modelli di libro paga gratuiti.
Bottom Line
Avere un bilancio accurato del libro paga può aiutare con una delle spese più grandi e più importanti del vostro business—dipendenti paganti. Assicurati di considerare salari, tasse, benefici e altre spese. Inoltre, romperlo per mese per tenere conto delle variazioni delle ore di lavoro, dei mesi bonus e di altre spese stagionali. Con un budget adeguato del libro paga che è stato rivisto per la precisione, è possibile pianificare in modo più efficace e garantire l’anno va liscio.