A Ruby, il nostro personale crackerjack di receptionist virtuali campi centinaia di chiamate ogni giorno-e abbiamo imparato molto nel processo!
Se siete nuovi a rispondere al telefono, o semplicemente si vuole rispolverare le vostre abilità, questi cinque consigli di formazione receptionist vi aiuterà a brillare come un rubino—impressionando ogni chiamante.
- Non dire mai “Non lo so”
- Parafrasare il messaggio parola per parola
- Conferma il tuo contenuto
- Fai un respiro e Smile
- Sorridi
Proprio così, è così facile!
1. Non dire mai” Non lo so ”
È molto probabile che ti vengano poste domande a cui non sai come rispondere, specialmente se sei nuovo in un lavoro. Ma dire “Non lo so” è un vicolo cieco. Invece, opta per
” Fammi scoprire per te “
“Sarei felice di esaminare quella”
“Grande domanda! Lascia che ti metta in contatto con la persona migliore per rispondere.”
Le frasi che iniziano in “Let me” e “I’d be happy to” sono ottimi modi per battere il blues “I don’t know”.
2. Parafrasare il messaggio parola per parola
I chiamanti amano sapere che i loro messaggi saranno trasmessi con precisione. Quale modo migliore per assicurarli di questo che ripetere i loro messaggi di nuovo a loro? Se stai passando attraverso la formazione receptionist, è anche un ottimo modo per guardare fuori per gli errori.
Conferma il tuo contenuto
Leggi sempre i numeri di telefono e scrivi nomi o parole difficili per assicurarti di averli eliminati correttamente. Ecco alcuni suggerimenti per confermare le informazioni.
Fai un respiro e
Hai un sacco di cose da fare — e-mail che si accumulano, documenti da archiviare, rapporti da scrivere. La formazione receptionist è dura, e il lavoro stesso è ancora più difficile! Ma quando il telefono squilla, è meglio mettere fuori di testa altri uffici e concentrarsi sulla chiamata in arrivo. Fai un respiro, rispondi alla chiamata e saluta il chiamante con un tono di voce calmo e amichevole. Non lasciare mai che ti vedano sudare! Oh, e mentre stai parlando con il tuo chiamante, assicurati di seguire il passo successivo
smile sorridi!
Sembra sciocco, giusto? Funziona. Se vuoi sembrare amichevole e invitante, sorridere è il modo più semplice per garantire il tono di voce perfetto. Un sorriso ti aiuterà anche a sentirti calmo e, beh, felice. Chi dice che il lavoro non può essere divertente?