Se siete alla ricerca di una carriera che richiede la capacità di destreggiarsi tra la logistica di decine di conferenze e grandi eventi durante tutto l’anno, quindi l’industria riunioni può essere per voi. Ma dovrai guardare oltre il fascino di ciò che consideri essere l’esperienza dell’ospite. Sei lì per lavorare l’evento, non partecipare. E il tuo lavoro sarà spesso iniziato mesi se non anni prima dell’evento stesso; e se stai facendo il tuo lavoro correttamente, il tuo lavoro continuerà a lungo dopo l’evento, comprese le valutazioni e usando quell’esperienza come base per il prossimo programma.

Che cos’è un meeting planner o un event planner? Un meeting planner è la persona che riunisce ogni persona coinvolta nella produzione di un incontro, incentive, convention o evento speciale. Lui o lei è qualcuno che capisce l’intento dell’evento, o la sua logica aziendale. Si richiede di lavorare con una gamma completa di individui all’interno dell’organizzazione di hosting, così come le risorse esterne necessarie come sedi, aziende di trasporto, ristoratori, società di noleggio, fioristi e altri.

Il pianificatore di riunioni o eventi deve tenere traccia di tutta la logistica, risolvere le situazioni problematiche e tenere tutte le persone coinvolte informate sui loro ruoli e responsabilità. Per essere onesti, è un compito molto più grande di quelli che pensano che questa sia una questione di semplice pianificazione del partito o coordinamento di una serie di inviti.

Meeting and Convention Planners

Coloro che vogliono lavorare in riunioni ed eventi speciali sono classificati come meeting and convention planners, secondo il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti. Riuniscono le persone per uno scopo comune e assicurano che l’obiettivo sia raggiunto senza problemi.

Un meeting planner coordina ogni dettaglio, dai relatori al luogo della riunione, fino all’organizzazione dei materiali stampati e delle attrezzature audiovisive. Meeting e convention pianificatori lavorano per organizzazioni senza scopo di lucro, associazioni professionali e simili, alberghi, aziende, e il governo. Alcune organizzazioni hanno riunione interna pianificazione personale, e altri assumere riunione indipendente e convention pianificazione aziende per organizzare i loro eventi.

Questo lavoro può creare lunghe giornate e ore non tradizionali per i meeting planner. Un seminario mattutino delle 8, ad esempio, richiede spesso l’installazione la sera prima o la mattina presto. I pianificatori di riunioni ed eventi in genere arrivano almeno 90 minuti prima di un evento in modo che possano garantire che la logistica per quella mattina sia completamente pronta prima dell’arrivo degli altoparlanti e sicuramente prima dell’arrivo degli ospiti.

Spesso comporta la partecipazione o la creazione di un ambiente per una passeggiata attraverso le presentazioni il giorno prima, a volte fino a una settimana prima. E questo non considera nemmeno il tempo necessario per incontrare lo staff della convention per rivedere il curriculum dell’evento – programma) – prova a trovare i momenti in cui i tuoi contatti potrebbero non essere già impegnati a gestire altri eventi e programmi client.

Meeting Planner Jobs

Meeting pianificatori organizzano eventi in una varietà di formati di riunione tra cui seminari, conferenze, fiere, ritiri esecutivi, programmi di incentivazione, eventi di golf, convegni, e altri programmi.

I meeting planner devono avere familiarità con gli standard, i concetti, le pratiche e le procedure nell’industria e nella professione degli eventi. Salary.com indica che in genere richiede almeno 2-4 anni di esperienza nel campo, e si baserà su questa esperienza per prendere buone decisioni. Meeting planner lavorano sotto la supervisione generale di un manager riunioni (che in genere hanno 5-7 anni o più di esperienza). Meeting planners tendono hanno una laurea o un grado associates.

I pianificatori di riunioni in genere guadagnano uno stipendio medio di 55.500 (con una gamma di US US 40.600-US US 73.400), secondo Salary.com (a partire da gennaio 2012).

Che cosa ci vuole per essere un meeting planner di successo sul posto di lavoro?

I meeting planner devono avere le seguenti competenze:

• le comunicazioni Verbali e scritte
• Organizzazione e gestione del tempo
• la gestione del Progetto e multi-tasking
• Self-starter e team player
• Comprendere le applicazioni di Microsoft Office
• Dettaglio e puntuale
• Calma e di bell’aspetto sotto pressione
• la Trattativa
• gestione del Bilancio
• Gestione del personale
• Marketing e pubbliche relazioni
• capacità relazionali a tutti i livelli di gestione

Meeting progettisti devono sviluppare le seguenti conoscenze:

• Location
• Ristorazione
• Produzione
• Animazione
• Regali
• Trasporti
• Alloggio
• Conferenza di Servizi

vale la pena notare che la maggior parte dei meeting planner provengono da una varietà di sfondi. I datori di lavoro tendono a preferire coloro che hanno una laurea in gestione dell’ospitalità, amministrazione aziendale, marketing, pubbliche relazioni o comunicazioni. Tuttavia, molti pianificatori di successo iniziano in altre professioni o entrano attraverso ruoli amministrativi che includono la riunione di responsabilità di pianificazione.

Se stai cercando un vantaggio sulla tua concorrenza per i pochi ma ambiti lavori di pianificazione delle riunioni, allora è importante essere attivi e visibili nella professione. Ciò significa unirsi a organizzazioni come MPI, SITE, ISES, ADME o PCMA, tra gli altri. Essendo attivo nella professione, avrai le intuizioni di altri colleghi e aumenterai le tue possibilità di essere visibile con altri che potrebbero in ultima analisi assumerti nel loro personale o come consulente esterno. Si dovrebbe anche considerare l’ottenimento di una certificazione professionale come CMP, CMM, CSEP, CPCE o DMCP, tra gli altri.