A COLPO D’OCCHIO
Gli assistenti legali, talvolta chiamati segretari legali, sono cruciali per qualsiasi organizzazione legale. Svolgono un ruolo importante nella comunicazione e nell’amministrazione dell’ufficio. Gli assistenti legali sono quelli che si assicurano che ogni documento soddisfi gli standard richiesti.
Scopri i molteplici aspetti del lavoro di un assistente legale!
IL LAVORO DI UN ASSISTENTE LEGALE
Doveri
Gli assistenti legali sono membri indispensabili della professione legale. Raramente indicati con il titolo di “segretario legale”, gli assistenti legali svolgono solitamente funzioni in quattro aree principali: comunicazione, organizzazione e coordinamento, lavoro legale e lavoro amministrativo generale.
Comunicazione
Un assistente legale gestisce gran parte delle comunicazioni in uno studio legale. Un assistente legale può essere responsabile di:
- Trattare con i clienti che cadono nello studio legale;
- Invio di brief legali ad altri studi legali; e
- Gestione della corrispondenza e-mail con i fornitori.
Gli assistenti legali svolgono un ruolo chiave nel coordinamento delle comunicazioni interne ed esterne. Spesso un assistente legale è la prima persona individui si incontrano quando vengono a uno studio legale. Un assistente legale può anche essere responsabile di:
- Saluto clienti;
- Rispondere ai telefoni;
- Prendere e consegnare messaggi;
- Ricevere e distribuire la posta;
- Prendere appuntamenti; e
- Produrre report e creare documenti di presentazione.
Organizzazione e coordinamento
Molti avvocati si affidano a un assistente legale per aiutarli a fare bene il loro lavoro. Gli assistenti legali svolgono una varietà di funzioni per il loro datore di lavoro. Ad esempio, essi:
- Gestire il programma dell’avvocato;
- Impostare i sistemi di ufficio;
- Coordinare riunioni e conferenze; e
- Confermare i partecipanti per varie riunioni.
Gli assistenti possono anche:
- Creare sistemi di gestione delle informazioni;
- Configurare e gestire sistemi di archiviazione;
- Creare database per scopi come mailing;
- Mantenere un sistema di anticipazione (un sistema di follow-up progettato per assicurarsi che le scadenze siano rispettate); e
- Garantire che vari documenti siano aggiornati (ad esempio, gli account dei file client o i conti spese dell’ufficio).
Lavoro legale
Il lavoro di un assistente legale differisce dal lavoro di altri assistenti perché richiede una solida comprensione della terminologia e delle procedure legali. L’esatta natura del lavoro assistenti legali fanno, tuttavia, dipende dalla specialità dell’avvocato o avvocati che lavorano per. Le loro funzioni possono includere:
- la Formattazione di documenti relativi a procedimento penale, societario, famiglia e altri tipi di legge;
- Garantire i documenti legali sono adeguatamente preparati (sono le dimensioni della carta e il corretto uso del font, per esempio);
- Fare ricerca giuridica;
- assicurandosi che i documenti legali sono presentate entro i termini;
- talmente semplice Mantenere aggiornati legale della società, i documenti, come archivi di minuti di riunione, fino alla data di; e
- Prendere appunti in occasione di conferenze,udienze o procedimenti.
Commissioner of oaths
In Ontario, assistenti legali può essere chiesto di amministrare un giuramento per un avvocato. Per essere qualificato a farlo, un assistente legale deve essere riconosciuto come” commissario di giuramenti ” dall’organismo appropriato. Amministrare un giuramento è un compito importante poiché dare false informazioni sotto giuramento è un reato penale.
Lavoro amministrativo generale
Anche gli assistenti legali devono svolgere compiti amministrativi, quali:
- Fare fotocopie;
- Raccolta di documenti;
- Trascrizione di lettere, procedure e appunti dettati dall’avvocato;
- Archiviazione;
- Ordinazione di forniture per ufficio e organizzazione di servizi esterni; e
- Trascrizione di registrazioni audio di riunioni.
POSTO DI LAVORO
Ovunque ci sono avvocati, troverete assistenti legali!
Si possono trovare assistenti legali al lavoro in:
- Studi legali;
- Tribunali;
- Uffici federali, provinciali e municipali; e
- Società.
ISTRUZIONE E FORMAZIONE
Per diventare un assistente legale, è necessario:
- Avere un diploma di scuola secondaria; e
- Hanno completato un programma di assistente legale a livello universitario (uno o due anni).
Ontario
In Ontario, Collège Boréal e La Cité offrono questa formazione in francese. Per saperne di più sui programmi di assistente legale offerti in questi due college, visitare i siti web delle istituzioni:
- La Cité (solo in francese)
- Le Collège Boréal
Altre province
Se vuoi lavorare come assistente legale in Alberta, British Columbia, Manitoba, dopo l’allenamento, in francese, è necessario fare il vostro allenamento in un’altra provincia o con il vostro datore di lavoro.
Per informazioni più dettagliate su una carriera come assistente legale in Alberta, visitare il sito web Profili professionali Alberta.
SFIDE
Alfabetizzazione informatica
Sempre più del lavoro svolto dagli assistenti legali coinvolge i computer, che ha notevolmente cambiato la natura del loro lavoro. Di conseguenza, gli assistenti legali devono essere a proprio agio con le varie risorse informatiche disponibili. Gli esempi includono:
- Internet;
- Database legali; e
- Sistemi di fatturazione computerizzati.
Conoscenze giuridiche
Gli assistenti legali devono sviluppare una varietà di competenze giuridiche e avere una solida conoscenza delle questioni giuridiche. Ciò è indispensabile per garantire che i fascicoli e le procedure legali siano seguiti e che le scadenze siano rispettate.
Poiché le regole di procedura, così come i tempi e le scadenze possono cambiare nel tempo, gli assistenti legali devono rimanere in cima a tali modifiche per garantire la conformità. La formazione continua e l’aggiornamento sono essenziali per consentire agli assistenti di rimanere aggiornati.
Prospettive occupazionali
Il futuro degli assistenti legali è luminoso. C’è generalmente una maggiore domanda di assistenti legali nelle città più grandi, dove il tasso di retribuzione è anche più alto.
Gli assistenti specializzati in campo giuridico hanno migliori prospettive occupazionali rispetto agli assistenti senza una specialità.
COMPETENZE NECESSARIE
Ecco alcune delle competenze importanti necessarie per una carriera come assistente legale.
Capacità di pianificare
Dato il volume di documenti che gli assistenti legali gestiscono e la varietà di compiti che hanno, gli assistenti legali devono essere in grado di stabilire priorità, rispettare le scadenze e avere eccezionali capacità organizzative.
Diplomazia
Gli assistenti legali devono essere estremamente diplomatici e mostrare discrezione poiché sono spesso la persona con cui i clienti entrano in contatto per la prima volta e hanno accesso a informazioni riservate.
Osservare le regole
Nel corso del loro lavoro, gli assistenti legali devono osservare le scadenze, le procedure legali e le regole di scrittura e grammatica.
Buone capacità di comunicazione scritta
Gran parte del lavoro di un assistente legale comporta la stesura e la revisione di documenti. Di conseguenza, gli assistenti legali devono avere eccellenti capacità comunicative, un occhio per i dettagli e una buona padronanza del francese e dell’inglese.
Questi sono solo alcuni esempi di abilità di cui avresti bisogno. Qualità come mostrare molta attenzione ai dettagli in situazioni di stress elevato in tempi stretti contribuirebbero anche a renderti un eccellente assistente legale.