Un rapporto datore di lavoro/dipendente è uno di speciale fiducia. A volte i dipendenti approfittano di quella fiducia rubando dal loro datore di lavoro. L’appropriazione indebita può accadere quando i dipendenti prendono contanti o reindirizzano i pagamenti delle fatture dai clienti, ma può anche accadere quando i dipendenti inviano fatture fraudolente per il pagamento o utilizzano la carta di credito aziendale per spese personali. L’appropriazione indebita colpisce aziende, agenzie pubbliche e società senza scopo di lucro di tutte le dimensioni. Uniti. Il Dipartimento del Commercio riferisce che quasi un terzo dei fallimenti aziendali sono legati al furto o alla frode dei dipendenti. Fortunatamente, questa è un’area in cui un’oncia di prevenzione può salvare la tua azienda da calamità finanziarie lungo la strada.
Otto soluzioni particolarmente facili che puoi prendere di seguito:
1. Fai un controllo completo dei precedenti prima di assumere un nuovo dipendente. Sareste sorpresi da quante aziende non eseguono un controllo dei precedenti. Se si utilizza una società di reclutamento, è necessario essere molto chiari su ciò che comporta il suo controllo dei precedenti, ed è necessario assicurarsi che la responsabilità di un controllo dei precedenti è nel vostro contratto. Molte agenzie di collocamento cercano di limitare la loro responsabilità per i dipendenti che accoppiano con i loro clienti aziendali, quindi leggi la stampa fine.
2. Disporre di politiche e controlli chiari e applicarli. Non importa quanto grande o piccola sia la tua azienda, dovresti impostare le procedure per consentire ai dipendenti l’accesso e l’uso delle carte di credito aziendali o la gestione dei pagamenti. Tutte le richieste di rimborso devono essere accompagnate da ricevute o fatture. Non pagare mai una fattura di un fornitore con cui non si ha familiarità semplicemente perché un dipendente ti chiede di farlo. Se hai dubbi sulla legittimità di una fattura, chiama l’azienda o fai qualche ricerca prima di pagarla. Per la contabilità interna, è necessario registrare ogni tipo di transazione (ad esempio, cancellazioni, rimborsi, rettifiche).
3. Limitare l’accesso alle informazioni e alle risorse finanziarie. Man mano che un’azienda cresce, è fondamentale gestire quali dipendenti hanno accesso a informazioni e record finanziari. Quando le persone lasciano l’azienda, interrompere immediatamente l’accesso. Allo stesso modo, man mano che nuove persone entrano a bordo, configurale con credenziali univoche e limita l’accesso solo ai sistemi e agli strumenti di cui hanno bisogno.
4. Assegnare compiti finanziari a più di una persona e incrociare i dipendenti del treno. Se si dispone di una piccola impresa, può essere più facile avere una persona gestire la posta, log e assegni di deposito, e riconciliare gli estratti conto bancari. Ma mettere tutte le responsabilità nelle mani di un individuo rende più facile per il furto di passare inosservato. Le aziende dovrebbero dividere i compiti finanziari tra due o più persone. Ad esempio, dovresti avere una persona che apre la posta e registra i pagamenti in arrivo, e una persona separata che paga le fatture e fa i libri. Avere più di una persona che gestisce questi compiti rende più facile identificare le cose che sembrano fuori luogo.
5. Utilizzare una cassetta di sicurezza per piccoli contanti. Abbiamo bisogno di dire di più?
6. Eseguire audit interni o esterni casuali. Se i dipendenti sanno che il loro datore di lavoro sta prestando attenzione a frodi e furti, avranno meno probabilità di impegnarsi in esso.
7. Ottieni il giusto tipo di copertura assicurativa e aumenta i tuoi limiti per il furto dei dipendenti. La maggior parte delle aziende possono avere polizze di assicurazione di responsabilità generale commerciale standard in atto, ma non hanno una copertura sufficiente per il furto dei dipendenti. Le aziende dovrebbero bloccare eventuali furti con disonestà dei dipendenti o copertura del crimine come parte del loro pacchetto assicurativo. Se si lavora con terze parti come agenzie di personale, chiedere la prova della loro copertura.
8. Coinvolgere le forze dell’ordine. La cosa più importante che puoi fare dopo aver catturato un dipendente impegnato in scorrettezza finanziaria è segnalare quella persona alle forze dell’ordine. Un numero sorprendente di aziende semplicemente terminare il dipendente a causa di simpatia o il proprio imbarazzo di aver permesso alla società di essere vulnerabili. Il problema con questo approccio è che non v’è alcun record per il prossimo datore di lavoro per scoprire quando assumono la persona che si spara, quindi non riuscendo a segnalare il furto semplicemente perpetua il ciclo. Per quanto riguarda il dipendente, in genere ci sono problemi di fondo che scatenano il furto, come la dipendenza o problemi mentali/emotivi. Riferire la loro condotta alle autorità di contrasto può spesso portare a loro ottenere l’aiuto di cui hanno bisogno.
Seguendo questi passaggi ti aiuterà a prevenire la perdita della tua azienda per mano di un dipendente. Se la tua azienda è vittima di un furto di dipendenti, è fondamentale coinvolgere immediatamente un consulente legale.