Assumere il tuo primo dipendente è una pietra miliare enorme per voi e il vostro business. Tuttavia, diventando un datore di lavoro viene fornito con molte responsabilità aggiuntive. Se sei pronto a diventare un datore di lavoro, è necessario sapere quali passi da seguire.

8 Passi per diventare un datore di lavoro

Usa questi otto passi per imparare come diventare un datore di lavoro.

Scopri requisiti statali e locali

Ogni stato e località ha regole diverse per le piccole imprese. A seconda della posizione e del tipo di attività, i requisiti possono variare.

Requisiti dello stato

I nuovi requisiti del datore di lavoro differiscono da stato a stato. La maggior parte delle aziende hanno bisogno di registrarsi con il loro stato per i nuovi conti datore di lavoro. La tua piccola impresa potrebbe anche aver bisogno di registrarsi per determinate licenze, permessi e altre registrazioni. Nella maggior parte dei casi, è possibile richiedere queste informazioni online.

I datori di lavoro devono registrarsi per l’assicurazione fiscale sulla disoccupazione statale, altrimenti nota come SUTA (State Unemployment Tax Act) tax. Dopo l’iscrizione, la tua azienda riceve un’aliquota fiscale SUTA. Il tuo tasso è una percentuale di disoccupazione statale basata sul tuo settore ed esperienza (ad esempio, 2.7%).

Alcuni stati possono anche richiedere l’assicurazione invalidità statale. Ad esempio, New York richiede la maggior parte dei datori di lavoro di avere un’assicurazione invalidità per i propri dipendenti.

Visualizza la nostra guida sui salari dello stato per vedere i requisiti per il tuo stato. Contattare il proprio stato per ulteriori nuovi requisiti del datore di lavoro.

Requisiti locali

La tua città o località potrebbe richiedere ulteriori tipi di registrazione del lavoro. E, potrebbe essere necessario trattenere le tasse locali dai salari dei dipendenti.

Alcuni stati con imposta sul reddito locale includono Alabama, Colorado, Delaware e Indiana. Altri stati, come Ohio e Pennsylvania, hanno tipi specifici di tasse locali, come la tassa del distretto scolastico.

Spesso, i datori di lavoro sono responsabili della ritenuta e del deposito delle imposte locali sul reddito per i loro dipendenti.

Contattare l’ufficio del governo locale per ulteriori informazioni sulla necessità o meno di registrarsi.

Richiedere un numero di identificazione del datore di lavoro

Dopo aver deciso di diventare un datore di lavoro, è necessario richiedere un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN). Un EIN è un numero unico di nove cifre l’IRS assegna il vostro business. È necessario applicare per un EIN se si prevede di assumere dipendenti.

Gli EIN sono formattati in questo modo: 12-3456789.

Non vi è alcun costo per la richiesta di un EIN. È possibile applicare on-line per il vostro EIN. Oppure, è possibile posta o fax Modulo SS-4, Domanda di numero di identificazione del datore di lavoro, per l’IRS.

Il modo più rapido per richiedere un EIN è online. Non è necessario compilare alcun modulo. E, è possibile stampare una conferma immediata per i record.

Se si sceglie di applicare con una domanda cartacea, modulo completo SS-4 e posta o fax al IRS. Tenete a mente che mailing o fax l’applicazione richiede più tempo per ricevere il vostro EIN.

Ottieni l’assicurazione di compensazione dei lavoratori

Indipendentemente dal tipo di attività, i dipendenti hanno la possibilità di ottenere una malattia o un infortunio legati al lavoro. Per coprire eventi imprevedibili (ad esempio, cadere su un pavimento bagnato), è necessario disporre di un’assicurazione di risarcimento dei lavoratori.

Quindi, qual è l’assicurazione di compensazione dei lavoratori? La compensazione dei lavoratori, nota anche come workers’ comp o workmans’ comp, è un’assicurazione che fornisce la sostituzione dei salari e benefici medici ai dipendenti che si ammalano o si fanno male mentre sono al lavoro. E, la compensazione dei lavoratori copre i dipendenti indipendentemente da chi causa l’incidente (ad esempio, tu, un collega, il dipendente, ecc.).

La retribuzione dei lavoratori può coprire le seguenti questioni per i dipendenti:

• mal di schiena Cronico,
• tunnel Carpale
• perdita dell’Udito
• malattia Polmonare
• Lesioni causate da stress lavoro-correlato

i dipendenti potrebbero essere ammissibili per i lavoratori comp benefici, come pagamento per la diagnosi, il trattamento e la riabilitazione.

Il costo del comp dei lavoratori varia a seconda della tua attività, degli importi dei salari, del tipo di lavoro e delle richieste di comp dei lavoratori passati.

Requisiti statali

Ogni stato ha i propri programmi di compensazione dei lavoratori e le leggi da seguire.

La maggior parte degli stati richiedono che si ottiene l’assicurazione di compensazione dei lavoratori. Tuttavia, alcuni stati consentono ai datori di lavoro di eleggere la copertura fino a quando non hanno un certo numero di dipendenti.

Molti stati danno ai datori di lavoro la libertà di scegliere la copertura retributiva dei loro lavoratori. Tuttavia, i datori di lavoro in North Dakota, Ohio, Washington e Wyoming devono acquistare la copertura comp dei lavoratori attraverso il proprio fondo statale.

Verificare con il proprio stato per ulteriori informazioni sui requisiti di compensazione dei lavoratori.

Determinare come gestire il libro paga

Prima di poter iniziare ad assumere e pagare i dipendenti, determinare come si prevede di gestire il libro paga. Considerare aspetti come il costo e quanto tempo ci vuole per eseguire il libro paga.

Alcuni modi per gestire il libro paga includono:

• Gestione del libro paga a mano
• Gestione del libro paga in outsourcing (ad esempio, contabile o contabile)
• Utilizzo di un software o provider del libro paga

L’esecuzione del libro paga a mano è il modo più economico per gestire il libro paga. Tuttavia, può anche essere l’opzione più dispendiosa in termini di tempo e portare a errori costosi. Quando si esegue il libro paga a mano, è necessario calcolare le tasse da trattenere per ogni dipendente. E, è necessario presentare e depositare le tasse sui salari alle agenzie corrette.

L’utilizzo di un contabile o contabile per gestire il libro paga richiede di rinunciare al controllo del proprio libro paga. E, outsourcing vostro libro paga può essere costoso per la vostra piccola impresa. Anche se è più costoso di altre opzioni, outsourcing payroll può risparmiare un sacco di tempo. E, si può avere la pace della mente sapendo che i depositi del libro paga sono accurate.

Il software Payroll può essere un mezzo felice tra l’esecuzione del libro paga a mano e l’outsourcing. Il software è un’opzione meno costosa rispetto al libro paga di outsourcing. E, software del libro paga è preciso e consente di risparmiare tempo. La maggior parte dei sistemi software payroll consentono di eseguire payroll in pochi minuti. Quando si guarda al software del libro paga, confrontare le opzioni. Guarda i prezzi, le funzionalità, la facilità d’uso, la sicurezza e le recensioni dei fornitori.

Assumere dipendenti

Ora che hai gettato le basi, è il momento di iniziare ad assumere alcuni dipendenti.

Molti nuovi datori di lavoro utilizzano metodi di assunzione tradizionali (ad esempio, assunzione diretta). Quando assumi il tuo primo dipendente, determina quali caratteristiche e requisiti stai cercando in un dipendente.

Crea una descrizione del lavoro chiara e accattivante. Individuare i requisiti di posizione e le qualifiche da includere nella descrizione. Alcune qualifiche che puoi elencare includono esperienza (ad esempio, due anni in una posizione correlata all’IT) e istruzione (ad esempio, Laurea in Marketing).

Se possibile, includere cose come benefici (ad esempio, contributi pensionistici) per incoraggiare i candidati a fare domanda.

Pubblica la tua descrizione del lavoro su piattaforme come il tuo sito Web aziendale, le schede di lavoro online e le pagine dei social media. Esaminare le domande presentate dai candidati. Estirpare i candidati non qualificati e contattare i candidati che sembrano una buona misura.

Intervistare i candidati qualificati. Il processo di intervista potrebbe consistere in diversi cicli di interviste fino a trovare il candidato ideale.

Quando si è pronti ad assumere, estendere un’offerta di lavoro al candidato. Se il candidato accetta la tua offerta, inizia il processo di onboarding e nuovi documenti di noleggio (di cui parliamo di più nella fase successiva).

Man mano che la tua attività cresce, puoi formare un comitato di assunzione per assumere dipendenti aggiuntivi.

Completare nuove scartoffie noleggio

Prima che i nuovi dipendenti possono iniziare a lavorare presso il vostro business, voi e il vostro dipendente sia necessario completare nuove scartoffie noleggio.

In qualità di datore di lavoro, è necessario segnalare nuove assunzioni. La legge federale afferma che è necessario segnalare nuove assunzioni entro 20 giorni dall’assunzione di loro. Tuttavia, le leggi statali per i nuovi assunti possono differire. Verificare con il vostro stato per scoprire nuovi tempi di noleggio e le leggi.

I dipendenti devono compilare il modulo W-4, certificato di ritenuta dei dipendenti, per la ritenuta fiscale federale. Modulo W-4 determina quanto si trattengono dai salari dei dipendenti per le imposte sul reddito federali. Alcune informazioni che un dipendente deve elencare sul loro modulo W-4 include il loro nome, indirizzo, numero di previdenza sociale e stato civile.

Molti stati hanno anche l’imposta sul reddito statale. Se il tuo dipendente lavora in uno stato con l’imposta sul reddito, deve anche compilare un modulo di stato W-4.

Per garantire che i dipendenti siano idonei a lavorare negli Stati Uniti, devono compilare il modulo I-9, Verifica dell’idoneità all’impiego. Quando si ritira un modulo I-9, il dipendente deve anche fornire documenti comprovanti la propria identità e idoneità (ad esempio, patente di guida, passaporto, carta di previdenza sociale, ecc.).

Potrebbe anche essere necessario raccogliere documenti aggiuntivi dai dipendenti, come un manuale dei dipendenti firmato, informazioni sui vantaggi e moduli di contatto di emergenza.

Paga le tasse sui salari

Una delle maggiori responsabilità del datore di lavoro che hai è pagare le tasse sui salari. Se non paghi le tasse sui salari in tempo, potresti ricevere sanzioni come multe o reclusione.

Le imposte sui salari includono il reddito federale, la sicurezza sociale e Medicare e le tasse federali sulla disoccupazione. Come accennato, alcuni datori di lavoro potrebbe essere necessario pagare le tasse statali e locali, anche.

Imposta federale sul reddito

La frequenza con cui si paga l’imposta federale sul reddito varia da impresa a impresa. È necessario trattenere l’imposta federale sul reddito dai salari dei dipendenti. E, si deve pagare su base mensile o semisettimanale per conto del dipendente.

Il tuo programma per il pagamento dell’imposta federale sul reddito si basa su un periodo di lookback del modulo 941. Modulo 941 riporta il reddito federale, sicurezza sociale, e Medicare passività fiscali.

Le nuove imprese hanno automaticamente una frequenza di deposito mensile. Tenete a mente che il vostro programma di deposito può cambiare ogni anno.

Per i depositanti mensili, il pagamento dell’imposta federale sul reddito è dovuto il 15 di ogni mese successivo. Ad esempio, l’imposta federale sul reddito trattenuta per novembre è dovuta entro il 15 dicembre.

I depositi fiscali federali devono essere effettuati tramite un trasferimento di fondi elettronico (ad esempio, EFTPS).

Social Security and Medicare taxes

Social Security and Medicare taxes make up FICA tax. Sia voi che i vostri dipendenti contribuiscono Social Security e Medicare tasse.

Il tasso di ritenuta fiscale della previdenza sociale è del 6,2%. È necessario trattenere il 6,2% dai salari di ciascun dipendente per la sicurezza sociale. E, pagare il contributo corrispondente datore di lavoro del 6,2%.

Medicare fiscale è 1.45% sia per voi ei vostri dipendenti. Trattenere 1.45% dai salari dei dipendenti e contribuire una porzione corrispondente datore di lavoro di 1,45%.

Tassa di deposito FICA insieme all’imposta federale sul reddito. Utilizzare le stesse frequenze di deposito come imposta federale sul reddito (ad esempio, mensile o semisettimanale). Assicurati di depositare sia il dipendente e datore di lavoro porzioni di FICA.

Federal unemployment tax

La maggior parte dei datori di lavoro deve anche pagare la federal unemployment tax, altrimenti nota come FUTA tax.

È necessario pagare la tassa FUTA se uno dei seguenti è vero:

• Hai pagato wages 1.500 o più in salari durante un trimestre civile
• Hai avuto almeno un dipendente per almeno una parte di un giorno in 20 o più settimane diverse

Le regole federali sui depositi sui salari affermano che devi effettuare depositi trimestrali. Tuttavia, solo fare un deposito FUTA se la vostra responsabilità fiscale disoccupazione federale è più di $500 nel corso di un trimestre.

Come le imposte federali sul reddito e FICA, è necessario depositare l’imposta FUTA tramite trasferimento di fondi elettronico.

Ecco il programma per le date di scadenza del deposito fiscale FUTA:

• 30 aprile per il 1 ° Trimestre (gennaio – Marzo)
• 31 luglio per il 2 ° Trimestre (aprile – giugno)
• 31 ottobre per il 3 ° Trimestre (luglio – settembre)
• 31 gennaio per il 4 ° Trimestre (ottobre – dicembre)

le tasse Statali e locali

Ancora una volta, a seconda del vostro stato, si potrebbe anche bisogno di trattenere statali e locali imposte sul reddito e stato di disoccupazione fiscale.

Verificare con il proprio stato e dipartimenti locali di tassazione per le informazioni di pagamento sulle imposte statali e locali sui salari.

File report paghe

Oltre a pagare le imposte sui salari, è necessario anche file report paghe. I rapporti sui salari sono moduli che informano il governo delle passività fiscali sui salari.

I rapporti del libro paga che devi archiviare dipendono dalla tua attività. Segnala sia le tasse che trattieni dai salari dei dipendenti che le tasse che contribuisci. È necessario presentare rapporti sui salari sia per le tasse federali e statali.

La frequenza con cui si archiviano i moduli del libro paga dipende dal tipo di modulo. Alcuni moduli potrebbero essere dovuti trimestralmente, mentre altri sono dovuti annualmente.

Rapporti sui salari trimestrali

Modulo 941, la dichiarazione dei redditi federale trimestrale del datore di lavoro, riporta il reddito federale, la sicurezza sociale e le tasse Medicare insieme ai salari dei dipendenti.

Modulo di file 941 ogni trimestre se si dispone di dipendenti, anche se non si dispone di tasse o salari da segnalare. Non presentare il modulo 941 se sei un datore di lavoro stagionale o assumere famiglia (ad esempio, imposta tata) o dipendenti agricoli (ad esempio, Modulo 943).

Le date di scadenza per il modulo 941 includono:

• 30 aprile per il trimestre 1
• 31 luglio per il trimestre 2
• 31 ottobre per il trimestre 3
• 31 gennaio per il trimestre 4

Rapporti sui salari statali

Potrebbe anche essere necessario presentare rapporti trimestrali per le imposte sul reddito e sulla disoccupazione statale (SUTA).

Le date di scadenza possono variare ampiamente da stato a stato. Anche se la maggior parte degli stati richiedono di file trimestrale, è necessario contattare il proprio stato per specifici requisiti di reporting del libro paga.

Relazioni annuali sui salari

Le relazioni annuali sui salari sono dovute una volta all’anno entro il 31 gennaio. Alcuni rapporti annuali comuni del libro paga includono i moduli 944, 940 e W – 2 e W-3.

Modulo 944

Alcuni datori di lavoro potrebbero essere in grado di presentare il modulo 944, Dichiarazione dei redditi federale annuale del datore di lavoro, invece di modulo 941.

Come il modulo 941, è possibile utilizzare il modulo 944 per segnalare il reddito federale, la sicurezza sociale e le tasse Medicare su base annuale.

L’IRS ti dice se ti è permesso usare il modulo 944. In genere, si qualificano se la responsabilità annuale della vostra azienda per la sicurezza sociale, Medicare, e le imposte sul reddito federali sono less 1.000 o meno.

Modulo 940

Utilizzare modulo 940, disoccupazione federale annuale del datore di lavoro (FUTA) Dichiarazione dei redditi, per segnalare federal unemployment tax (FUTA).

Modulo di file 940 ogni anno per segnalare la vostra responsabilità fiscale disoccupazione federale. Ricorda, solo i datori di lavoro pagano le tasse FUTA.

Modulo W-2 e Modulo W-3

Modulo W-2, Salario e dichiarazione dei redditi, è un modulo fiscale annuale si deve dare ogni dipendente entro il 31 gennaio. Il modulo W-2 riassume i salari e le tasse di un dipendente per l’anno. I dipendenti utilizzano il modulo W-2 per presentare la loro dichiarazione dei redditi individuale. È inoltre necessario presentare una copia del modulo W-2 con l’IRS.

Modulo W-3, Trasmissione della dichiarazione salariale e fiscale, è il modulo di trasmissione per il modulo W-2. Il modulo W-3 è un riepilogo delle informazioni dei moduli W-2 dei tuoi dipendenti. Non inviare il modulo W-3 ai dipendenti. Invia una copia del modulo W-3 per l’IRS ogni anno entro il 31 gennaio.

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Questo articolo è stato aggiornato dalla data di pubblicazione originale del 5 luglio 2013.

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