ha több száz vagy akár több ezer beteg szerepel a listán, a fogorvosi rendelők gyorsan túlterheltek lehetnek feljegyzésekkel, jelentésekkel, fotókkal és tanulmányi modellekkel. De mielőtt úgy dönt, hogy tömeges kiürítést végez, győződjön meg róla, hogy nem szabadul meg semmi létfontosságútól.

kiindulópontként jó gyakorlat, ha a nyilvántartáshoz kapcsolódó, átfogó írásbeli politikát alkalmaznak. Ennek ki kell terjednie mind az NHS Szolgáltatási Feltételeiben meghatározott konkrét jogi követelményekre, mind a vonatkozó eljárási dimenziókra.

az alkalmazandó NHS-előírások előírják, hogy Angliában, Walesben és Skóciában az általános fogorvosok két évig(Észak-Írországban hat évig) megőrizzék a betegkezelési jegyzőkönyveket, a hozzájuk kapcsolódó röntgenfelvételeket, fényképeket és vizsgálati modelleket a kezelés és ellátás folyamatos ellátásról/ellátásról szóló megállapodás szerinti befejezését követően, vagy az áttételes kezelést követően, beleértve az eseti kezeléseket is.

de dento-jogi szempontból a skóciai practicitor Services részleg és az egészségügyi és Szociális ellátás Minisztériuma egyaránt azt tanácsolja a fogorvosoknak, hogy a nyilvántartásokat sokkal hosszabb ideig, legfeljebb 30 évig őrizzék meg.

önvédelem

ez fontos a panaszok, gondatlansági igények és az általános fogorvosi Tanács (GDC) esetleges szabályozási vizsgálatainak kezelésekor. Az NHS panaszkezelési eljárásai általában lehetővé teszik a beteg vagy képviselőik számára, hogy legfeljebb egy évig nyújtsanak be panaszt attól az eseménytől, amelyre panaszkodnak, vagy amikor először tudomást szereztek róla.

a klinikai gondatlanságra vonatkozó állítások lehetővé teszik, hogy a keresetet a vonatkozó eseményt követő három évig vagy a lehetséges követelés ismeretének időpontjától; a gyermekek esetében pedig a 21.születésnapjáig (vagy a tudomásuk időpontjától számított legfeljebb három évig) értesítsék.Bár a határidőkre vonatkozóan nincs külön szabály, a gyakorlatban a GDC nagyobb valószínűséggel vizsgálja az elmúlt öt évben biztosított kezelésből eredő gyakorlati problémák fitneszét.

az egyértelmű, átfogó kezelési nyilvántartások rendelkezésre állása felbecsülhetetlen értékű lehet, ha egy igényre/keresetre, valamint a folyamatban lévő jogszabályokkal szembeni szilárd védekezésre készülünk. A tömör, átfogó fogászati nyilvántartások képesek a stopa követelésére. A rossz minőségű vagy nem létező feljegyzések azt jelentik, hogy a gyakorló orvos kizárólag az események emlékezetére és a szokásos gyakorlatára hagyatkozik, de a bíróság hajlamos azt feltételezni, hogy a beteg emlékezete inkább pontos, amikor a ténybeli bizonyítékok ütközéséről dönt.

egyéb jogszabályok

bizonyos körülmények között az 1987.évi fogyasztói védelemről szóló törvény a fogorvosokra, mint a termékek szállítóira és felhasználóira is vonatkozhat. Az ilyen feljegyzéseket a beteg utolsó látogatását követően legalább 10 évig meg kell őrizni,függetlenül attól, hogy gyakorlata kézi vagy elektronikus nyilvántartást használ-e.

ebben a témában, ahol a gyakorlat hasscanned minden kézzel írott fogászati feljegyzések, ezeket kell alátámasztani összhangban systemprovider protokollok. Ezen a ponton válnak az állandó rekordot, és minden eredeti kézzel írt feljegyzések lehet ártalmatlanítani secure. Ez megfelel a Data ProtectionAct 2018-nak (DPA) is, amely tiltja a “túlzott”személyes adatok feldolgozását. A nyilvántartások digitalizálásának egyik fontos lépése annak biztosítása, hogy a rendszer lehetővé tegye a nyilvántartások kinyomtatását, ha ez jogi vagy szabályozási célokból, vagy tárgyi hozzáférési kérelmekhez szükséges.

az MDDUS ezért javasolja:

1. kezelési feljegyzések, röntgensugarak, vizsgálati modellek és minden más levelezés legalább 10 évig megmarad a beteg utolsó látogatása után a gyakorlatban.
2. gyermekek esetében a feljegyzések megőrzése a fentiek szerint, amíg a beteg legalább 25 éves nem lesz.
3. fogszabályozó modellek – az eredeti pre – és posztoperatív modellek megtartása a fentiek szerint, de a közbenső modellek elvetése öt év elteltével.

a jelenlegi adatvédelmi elvek azt tanácsolják, hogy a szükségesnél hosszabb ideig ne tároljon vagy dolgozzon fel személyes adatokat, de a jelen cikkben megvizsgáltuk, hogy a nyilvántartások megőrzésére vonatkozó szabályozási vagy jogi ösztönzők befolyásolják az Adatvédelmi megfontolásokat.

biztonságos ártalmatlanítás

biztosítania kell, hogy a betegnyilvántartások megsemmisítésének választott módszere hatékony legyen, és teljes mértékben védje a titoktartást. Az ajánlottmódszerek aprítás, pépesítés vagy égetés.Ha harmadik féllel szerződött ezzel a szolgáltatással, először írásbeli biztosítékokat kell kérnie arról, hogy azok megfelelnek a DPA-nak.

Hasonlóképpen, a számítógépes adattároló eszközöket felül kell írni vagy meg kell semmisíteni. A Yoursoftware szolgáltató segíthet.

a régebbi papíralapú nyilvántartások selejtezésekor, például olyan betegek esetében, akik legalább 10 éve nem érintkeztek Önnel,jó gyakorlat, hogy kézi naplót vagy elektronikus táblázatot használnak a dátum, a beteg neve, születési ideje,a részvétel utolsó dátuma, a megsemmisítés oka, a megsemmisítés által engedélyezett megsemmisítés és a megsemmisítés módja feljegyzésére. Ez lehetővé teszi, hogy teljes választ adjon mindenkinek, aki hozzáférési kérelmet nyújt be a 10 éves megőrzési időszak után.

Alan Frame kockázati tanácsadó az MDDUS-nál