2018-ban egy csaló 128 millió dollárt csalt ki a Google és a Facebook között. A részletek, hogy hogyan sikerült csinálni zavaróan könnyű. A nyomozás szerint a gyanúsított egyszerűen hamis számlákat küldött olyan szolgáltatásokról, amelyeket soha nem nyújtottak be, és meglepő módon a Facebook pénzügyi csapata fizetett.

ezeket a pénzeszközöket csak egy módon lehetett nyomon követni és behajtani, mégpedig egy közbeszerzési ellenőrzés során.

könnyű azt gondolni, hogy ez soha nem fog megtörténni veled. Azt mondja, okosabb alkalmazottai vannak. És te nem egy milliárd dolláros tech cég vagy, akinek sok vesztenivalója van. Csak nem látja, hogy ez történik a cégével.

de tudta, hogy a 100-nál kevesebb alkalmazottal rendelkező vállalatok esetében a számlázási rendszerek a második legelterjedtebb csalás?

de mi a beszerzés?

segít felfrissíteni a beszerzés működésének megértését, mielőtt belemerülnénk az auditálás folyamatába.

a beszerzés a termékek és szolgáltatások beszerzésének folyamata, amelyre a szervezetnek szüksége van a napi működéséhez.

McKinsey szerint a szervezetek bevételeik 30-70% – át költik beszerzésekre. Ez a pénzmennyiség, amely egy részlegen keresztül áramlik, bőséges lehetőséget teremt a csalásra és a gátlástalan gyakorlatokra.

itt jönnek a képbe a beszerzési auditok.

mi az a beszerzési audit?

a beszerzési audit magában foglalja a beszállítókkal kötött beszerzési szerződések, folyamatok és előzmények rendszeres felülvizsgálatát, hogy biztosítsa a pontosságot, a szerződésben meghatározott feltételeknek való megfelelést és javítsa a hatékonyságot.

mi a beszerzési ellenőrzés lényege?

a beszerzési auditálás három kulcsfontosságú funkció ellátásában segíti a szervezeteket,

• a beszerzés lehetővé teszi, hogy felfedje és megszüntesse a csalásokat az egész beszerzési rendszerben. A beszerzési előzmények holisztikus áttekintésével könnyű időben azonosítani a szabálytalanságokat.
• megfelelés. Az időszakos ellenőrzés feltárja, hogy beszállítói betartották-e a Szerződésekben meghatározott feltételeket, így Ön felmondhatja a nem teljesítő szerződéseket, vagy felvázolhatja a továbblépést.
• hatékonyság. A beszerzési gép alapos áttekintésével könnyen meg lehet állapítani, hogy mit kell változtatni, és hol érheti el ugyanazt vagy még jobb eredményeket a bemenet csökkentésével.

a beszerzési auditálás, mint minden más auditálási forma, feltárja a beszerzéssel kapcsolatos problémákat, és azonosítja a változás lehetőségeit.

hogyan kell elvégezni a beszerzési auditot?

a beszerzési audit jelentős előnyökkel jár a szervezet számára. De ne tévesszen meg. A beszerzési auditálás egy intenzív folyamat, amely a rendszerek és folyamatok magjába ás, hogy megmutassa, mi működik, és mit kell változtatni a beszerzés jobb kezelése érdekében.

számtalan dokumentumot kell elemeznie, kapcsolatba kell lépnie az érdekelt felekkel, és részletes jelentést kell készítenie az összes megállapításról a felső vezetés megfontolása érdekében. Itt van egy bontás arról, hogy mi szükséges a beszerzési audit futtatásához.

vezetők és közvetlen érdekelt felek bevonása

a beszerzés általában inkább technikai területként jelenik meg.

sok adatot kezelhet, áthelyezheti az adatokat egyik helyről a másikra, feldolgozhatja információvá, és döntéseket hozhat az elért következtetések alapján

de ne hagyja figyelmen kívül az emberi tényezőt, amely az egészet működteti. A beszerzés-auditálási út első állomása az 1:1 arány, vagy akár egy közgyűlés a beszerzési menedzserekkel és a közvetlen érdekelt felekkel a szervezeten belül.

célja, hogy megragadja a munkahelyi perspektívájukat, és elemzést kapjon arról, hogy mi működik, mi nem, és mit lehetne javítani a beszerzés hatékonyabbá tétele érdekében.

ez segít az auditálási küldetésben, mivel most már jobban tudod, mire kell figyelned.

természetesen még mindig a nulláról kell befejeznie az auditot, és nem kell senkinek sem hinnie (ezért hívják auditnak), de a vezetők bevonása a folyamatba kezdetben útmutatást ad arra, hogy mit kell hangsúlyozni az auditálási folyamat során.

Fókuszban a problémás területek

három fő ága van a beszerzési auditnak – a beszerzési szerződések, folyamatok és végül a beszerzési előzmények ellenőrzése a teljesítmény időbeli értékeléséhez.

mindezeknek holisztikus megközelítésre van szükségük, hogy kiderítsék, mi működik és mi nem, és azonnal rögzítsék őket.

még jobb, ha felhasználhatja a beszerzési menedzserek és az érdekeltek visszajelzéseit, hogy azonosítsa a beszerzési folyamat problémás területeit, és meghatározza, hogy mit kell gyorsabban javítani.

ez semmilyen módon nem távolítja el a felelősséget a végpontok közötti ellenőrzéstől, hanem inkább segít az erőfeszítéseinek az ismert problémákra való összpontosításában, így kijavíthatja őket, mielőtt rejtett problémákat keresne.

ellenőrzési Igénylés és beszerzési űrlapok

a beszerzési megrendeléseket minden olyan esetben kitöltik, amikor a beszerzési osztály leltárt rendel.

ez lehetőséget teremt a gátlástalan alkalmazottak számára, hogy manipulálják a számokat és csalást kövessenek el.

különösen a beszerzési részleg által feldolgozott beszerzési megrendelések mennyisége miatt lehetetlen elemezni az egyes dokumentumokat.

amit csinálsz, véletlenszerűen kiválaszt mintákat több gyártóból, és áttekinti mindegyik részletét. Ellenőrizze az aláírásokat, jegyzeteket, a megrendelés részleteit, az árképzést és a keresztellenőrzést az egyes szállítókra vonatkozó szerződésekben feltüntetett árakkal szemben.

Szállítóválasztási auditok

a szervezet feltehetően rendelkezik a szállítók ellenőrzésére vonatkozó kritériumokkal, mielőtt felvenné őket a beszerzési listára. Ezek magukban foglalhatják a kockázati minősítéseket, a teljesítményadatokat, az árazást és más versenyelemzéseket, hogy a lehető legjobb ajánlatot kapják a beszállítók egy csoportjától.

ez egy másik olyan terület, amely hajlamos a csalás kockázatára, mivel a szervezeten belüli kapcsolattartók módosíthatják az egyes gyártók szabványait, hogy segítsék őket az elfogadott referenciaértékek teljesítése nélkül.

az auditálási folyamat során itt tekintheti át a szállítói minősítéseket, és elemezheti az egyes szállítókat, hogy megállapítsa, megfelelnek-e a kiválasztási szabványoknak. Jegyezze fel a megállapításokat, amit elért.

ellenőrzési eljárások és folyamatok

tekintse át azokat a folyamatokat, amelyeket az alkalmazottak a szervezeten belül végrehajtanak, miközben beszerzési igényeket, megrendeléseket tesznek, vagy más napi beszerzési feladatokat kezelnek.

• szükségtelenül terhesek?
• lehet-e egyszerűsíteni őket, és továbbra is ugyanazokat az eredményeket kapják? Az alkalmazottak kihagyják az alapvető lépéseket?
• van-e az alkalmazottak visszajelzése arról, hogyan lehet hatékonyabbá tenni a beszerzési folyamatokat?

mérje fel, hogy a beszerzés milyen produktív folyamatokon alapult, hogy meghatározza a legjobb cselekvési módot.

a betekintés feldolgozása

a kutatás és az auditálás elvégzésével itt van az a szakasz, ahol mindent részletesen bemutatunk a felső vezetés értékeléséhez.

az összes azonosított problématerület esetében a vezetőkkel, az alkalmazottakkal és a közvetlen érdekelt felekkel megbeszélheti a megoldásukra vonatkozó ötleteket. A funkcionális területek, akkor brainstorm meghatározni, hogy mit lehetne beállítani, hogy még jobb eredményeket.

vegye ki az összes összegyűjtött információt, és időt vesz igénybe az adatpontokért felelős érdekelt felek segítségével, akik segítenek megérteni az egészet.

jelentés a megállapítások

miután ásni a szervezet beszerzési, tedd az egészet egy rendezett formában a felső vezetés és a vezető érdekeltek, akiknek szükségük lesz rá a döntéshozatalban.

a Kissflow használata beszerzési varázslathoz

a beszerzési audit elvégzése egyszerűbb, ha intelligens folyamatokkal, átfogó adatszolgáltatással, az érdekeltek bevonására szolgáló együttműködési eszközökkel, valamint a szerződéses és tranzakciós adatok maximális átláthatóságával rendelkezik.