az alkalmazottak felvételi folyamata elkerülhetetlenül magában foglalja számos olyan rekord létrehozását, amely magában foglalja azokat a pályázókat, akiket végül nem választanak ki egy pozícióra. Ezután felmerül a kérdés, hogy mennyi ideig kell ezeket a nyilvántartásokat vezetni, amikor a potenciális bérletet a vállalat már nem veszi figyelembe? Továbbá, egyre inkább, milyen mértékben befolyásolják ezeket a nyilvántartásokat a személyes azonosításra alkalmas adatokkal (PII) kapcsolatos adatvédelmi törvények?
számos oka van annak, hogy a munkáltatók a kiválasztási folyamat időtartamán túl nem bérleti nyilvántartást vezetnek:
- abban az esetben, ha a körülmények szükségessé teszik számukra, hogy egy vagy másik okból újra felkeressék a pályázói állományt
- az általános felvételi/kiválasztási folyamattal kapcsolatos nyilvántartások egy osztályába keveredhetnek, és ennek megfelelően megtarthatók, attól függően, hogy a vállalati nyilvántartások megőrzési ütemterve hogyan szerveződik
- a peres eljárások lehetősége gyakran vezérli a nem bérelt pályázók nyilvántartásainak megőrzésére vonatkozó vállalati politikákat
- a jogi követelmények sokasága, amelyek különböző a megőrzési időszakok előírják ezeknek a nyilvántartásoknak a megőrzését
függetlenül attól, hogy a az üzleti vagy működési igények, a bevett gyakorlat vagy a törvény, az ilyen nyilvántartások megőrzési idejének meghatározása megköveteli az adott társaságra valószínűleg alkalmazandó különféle törvények megfontolását és elemzését.
az Egyesült Államok szövetségi jogi megőrzési követelményei, amelyek a nem bérleti nyilvántartásokra vonatkoznak, általában a munkáltató méretétől és az általuk folytatott üzleti tevékenység típusától függően változnak. Bizonyos szövetségi törvények szerint alkalmazhatóságuk az alkalmazottak számától és a magán-vagy kormányzati szerv státusától függ. Például egyes megkülönböztetésmentességi törvények megkövetelik a pályázók által benyújtott jelentkezési lapok és más felvételi nyilvántartások megőrzését, beleértve a kiválasztással kapcsolatos adatokat is egy évig. Ez az időtartam hosszabb lehet, ha hátrányos megkülönböztetés történik. Hasonló követelményeket írnak elő állami szinten is.
a szövetségi vállalkozókat gyakran szigorúbb előírásoknak tartják, amelyek megkövetelhetik a nem bérleti nyilvántartások hosszabb ideig történő vezetését. A megőrzési időszak az alkalmazottak számától és azon kormányzati szerződések pénzbeli értékétől függ, amelyekben a munkáltató részt vesz. A fenti tényezőktől függően a nem bérleti nyilvántartások kötelező megőrzési ideje, beleértve a megfontolásra benyújtott önéletrajzokat is, egy-két év.
figyelembe véve a jogi megőrzési követelményeket, a személyes adatok védelme egyre nagyobb aggodalomra ad okot, és fontos tényező a nem bérelt nyilvántartások megfelelő megőrzési idejének meghatározásában, amelyek egyre inkább a foglalkoztatási adatvédelmi törvények tárgyát képezik, amelyek a jelenlegi, korábbi és potenciális alkalmazottak személyes adatainak védelmére törekszenek. Utah az egyik első állam, amely a foglalkoztatási kiválasztási eljárásokról szóló törvény alapján ilyen megőrzési követelményt vezetett be a nem bérleti nyilvántartásokkal kapcsolatban. A törvény szerint, a munkáltatók nem tarthatják meg az első kiválasztási folyamat során gyűjtött információkat két évnél hosszabb ideig, miután a munkáltató megkapta az információkat a kérelmezőtől. Hasonló követelmények valószínűleg gyakrabban jelennek meg, amikor az amerikai államok egyre agresszívabbá válnak a PII magánéletének kezelésére irányuló erőfeszítéseikben.
minimalizálja a kockázatot és maximalizálja a megfelelést a vállalatra vonatkozó állami és szövetségi törvények gondos vizsgálatával a nem bérleti nyilvántartásokra vonatkozóan. A körültekintő elemzéshez figyelembe kell venni a belső igényeket és a jogi követelményeket, figyelembe véve az ilyen nyilvántartások szükségesnél hosszabb ideig történő vezetésének valószínűsíthető adatvédelmi következményeit.