bármely modern vállalkozás számára a fizetendő számlák az egyik legmagasabb tétű feladat. Végül is minden vállalkozásnak meg kell fizetnie azt, amivel tartozik – nem engedheti meg magának, hogy ezt rosszul tegye.
a számlák gyors és pontos kezelése kulcsfontosságú a beszállítókkal való jó kapcsolatok fenntartásához. A jó elszámolási rendszer azt is biztosítja, hogy túl sokáig ne legyenek kötelezettségei a könyveiben, elkerülve az üzleti bizalom kockázatát.
ha ezek közül bármelyik stresszesnek érzi magát, ne aggódjon – azért vagyunk itt, hogy segítsünk!
ebben a bejegyzésben megnézzük az alapokat, amikor a fizetendő számlákról van szó, valamint feltárunk néhány kritikus eszközt és technikát.
de először kezdjük az alapokkal – pontosan mi a fizetendő számlák?
mi a fizetendő számlák?
egyszerűen fogalmazva: a fizetendő számlák mindent tartalmaznak, amellyel vállalkozása tartozik a hitelezőknek. Ez az adósságok teljes spektrumát futtathatja, a hónaponként számlázó szabadúszóktól kezdve az autólízing ügynökségekig, amelyek számlázzák a munka flottáját.
általában a fizetendő számlák rövid lejáratú adósságokra utalnak, azaz olyan dolgokra, amelyeket az éven belül – ideális esetben az éven belül-fizetni kíván.
a hosszú lejáratú adósságok – mint például a jelzáloghitelek és más hitelek, amelyek több mint tizenkét hónapot vesznek igénybe – jellemzően különálló kötelezettségekként vannak felsorolva, és nem szerepelnek a fizetendő számlákban.
a fizetendő számlák a vállalkozások kötelezettsége. Ez nagyon fontos, hogy hatékonyan és felelősségteljesen kezelje, mivel ez segít fenntartani a bizalmat az adósságainak kifizetésére. Plusz, ez egy tiszteletteljes dolog a hitelezők számára.
vessünk egy második, hogy fedezze a legfontosabb különbséget: kötelezettségek vs. követelések.
fizetendő számlák vs.követelések
hasznos, ha a tartozásokra és a követelésekre ugyanazon érme két oldalaként gondolunk.
a fizetendő számlák az adósoknak az Ön vállalkozása által fizetendő kifizetések feldolgozására vonatkoznak.
a követelések azonban pontosan az ellenkezőjére utalnak – az adósok, azaz azok, akik még nem fizettek az Ön áruiért vagy szolgáltatásaiért.
velünk eddig? Kitűnő.
most már megvan a meghatározás cucc az útból, nézzük feltörni néhány fontos szempontok kezelése során fizetendő számlák.
a kötelezettségek kezelése folyamat
a modern világban a vállalkozásoknak állandó jelleggel sok hitelezőt kell fizetniük.
ez magában foglalja a szoftverszolgáltatókat, a professzionális szolgáltatásokat, például a könyvelőket vagy a HR tanácsadókat, valamint a könyvelésben szereplő szabadúszókat.
a számlák gyors és pontos kifizetésére támaszkodó emberek száma miatt a számlák kifizetése magas tétű feladat. Ha nincs olyan rendszere, amely segít kezelni ezeket a kifizetéseket, akkor problémát kér.
a legfontosabb dolog: pontosság
amikor a fizetendő számlákról van szó, a legfontosabb dolog az, hogy csak olyan vállalati számlákat fizessen, amelyek jogosak és pontosak.
ez nyilvánvalónak tűnhet, de döntő fontosságú. Mielőtt feldolgozná a szállító fizetési számláját, ne felejtse el ellenőrizni a következőket:
- a számla pontosan azt tükrözi, amit a vállalat megrendelt?
- a vállalat ténylegesen megkapta a számlázott árukat vagy szolgáltatásokat?
- helyesek az egységköltségek és a számítások? Mi van az adóval?
ezeknek az adatoknak a megfelelő kezelése segít biztosítani a fizetési folyamat pontosságát és integritását.
bontsuk le ezt néhány kulcsfontosságú lépésre.
az AP-folyamat legfontosabb lépései
a legtöbb vállalkozás esetében a kötelezettségek folyamata három kulcsfontosságú lépésből áll:
- megrendelés teljesítése: ez magában foglalja a megvásárolni kívánt termékek vagy szolgáltatások meghatározását, valamint az árat. A megrendelés felsorolja a tranzakcióra vonatkozó feltételeket és a szállítási határidőket is.
- átvételi jelentés feldolgozása: itt a szállító rögzíti a nyújtott árukat vagy szolgáltatásokat, és felsorolja a szállítónak fizetendő összeget. A jelentések fogadása sok fontos részletet sorol fel, ezért fontos, hogy szánjon időt a fésülésre.
- szállítói számla fogadása és feldolgozása: miután megkapta a számlát, a vállalkozás ezt követően fizetés céljából feldolgozza. Mint fent, ez magában foglalja az egyes részletek ellenőrzését annak biztosítása érdekében, hogy azok megfeleljenek a ténylegesen kapott áruknak vagy Szolgáltatásoknak.
egyszerű, igaz? Nos, nem feltétlenül.
sajnos a fizetendő számlák az üzleti csalások egyik leginkább hajlamos területe. A vállalkozásból a fizetendő számlák révén kilépő pénzmennyiség vonzó folyamatot jelent a csalók számára.
és akkor mindig fennáll az egyszerű hibák kockázata az út mentén. Még akkor is, ha mindenki részt vesz, a kis hibák kúszhatnak be, és költségesek lehetnek a sorban.
emiatt elengedhetetlen a külön lépések felelősségének megszüntetése. Ha több ember aláírja a számlákat, sokkal nehezebb a rendszer játékát.
(feltétlenül olvassa el a pénzügyi csapatok négy legnagyobb csalási kockázatáról szóló bejegyzésünket, és mit tehet ellenük.)
egy másik fontos lépés az AP folyamatfolyamatában? Központosított fizetési rendszer használata.
a számlafizetések központosítása
a szállítói számlák feldolgozása során elengedhetetlen a fizetések központosítása. Ha az összes vállalati kifizetés egyetlen számláról származik, sokkal könnyebb egyértelmű áttekintést kapni az ajtón kilépő pénzről.
az egyik dolog, amit igazán el akar kerülni, a számlák ad hoc alapon történő kifizetése, vagy több fiókkal vagy hitelkártyával.
felosztása a számla kifizetések nem csak megnehezíti, hogy egy fogantyú, hogy mennyi a cég fizet minden hónapban, hanem megnyitja a csalás kockázatát.
valójában a legjobb helyzet az, ha az összes vállalati kiadást egy helyről kezeljük. Ez azt jelenti, hogy az irodai költségek, az utazási kiadások és számos más fizetési vállalkozás napi üzleti tevékenységet végez.
de erről hamarosan bővebben. Most nézzük meg közelebbről, hogyan lehet nyomon követni az esedékes kifizetéseket.
Kövesse nyomon minden esedékes kifizetést egyértelműen
a cash flow, a költségvetés és a döntéshozatal szempontjából fontos tudni, hogy pontosan mi tartozik, kinek tartozik, és mikor esedékes a fizetés.
ennek eléréséhez meg kell győződnie arról, hogy minden esedékes kifizetés egyértelműen nyomon követhető a számviteli vagy költségkezelő szoftverben.
sok rendszeres, ismétlődő fizetés esetén (például gyümölcsszállítás az irodai konyhához vagy weboldal-Tárhely díja) kényelmesebb lehet az ismétlődő fizetés beállítása.
az ismétlődő fizetések megszüntethetik az ismétlődő fizetések kezelésének stresszét és elterelését. Ezt azonban egyensúlyba kell hoznia a fizetések láthatóságának szükségességével – nem akarja kockáztatni, hogy olyan dolgokért fizessen, amelyekre már nincs szüksége.
pontosan tudja, ki engedélyezi a kifizetéseket
sok hiba fordul elő, mert az emberek nem biztosak a kritikus részletekben – ki írja alá pontosan a szállítói számlák kifizetését?
minden beérkező ügyfélszámlához tudnia kell, hogy ki felelős a fizetés engedélyezéséért.
az illetékes vezető? A pénzügyi igazgató? Heck, a vezérigazgató?
a válasz erre a kérdésre a vállalati struktúrától és a kifizetések kezelésének autonómiájától függ.
kiadási szabálytalanságok esetén elengedhetetlen, hogy pontosan tudjuk, ki írta alá az adott kifizetést.
nem csak ez, hanem az egyértelmű felelősségvállalás is csökkenti annak kockázatát, hogy a számlák a repedések közé esnek és kifizetetlenek lesznek.
számlák fizetendő tippek az internetről
rengeteg kiváló tanács van, amelyek segítenek javítani az AP folyamatát. Íme néhány a kedvenc stratégiáink közül.
MineralTree – Capture számlák kis adagokban
MineralTree AP és fizetési automatizálás szakértők. Különösen a számlák esetében azt javasolják, hogy a tételméretek kezelhetők legyenek.
“minél több időt tölt a kézi adatbevitel végrehajtásával, annál hajlamosabbá válik a hibákra az idő múlásával. Mint szállító számlák szivárog be, ez a kísértés, hogy tegye le a folyamat elfog őket, hogy egy jövőbeli időpontban, hogy akkor üsd ki őket a csapásra.
“a számlák kisebb adagokban vagy akár egyénileg történő rögzítése korlátozza a hibákat és a hibák kijavítására fordított időt.”
ezért támogatjuk az egyes csapattagok felhatalmazását a számlaadatok bevitelére, amint megkapják azokat. Tehát senkinek sem kell átgázolnia a számlák hegyén.
Dooap – számlák kifizetése nagyobb tételekben
ez ellentmondhat a fenti tanácsoknak, de valójában a folyamat két különböző részéről beszélünk. Naplózza a számlákat az AP-ben vagy a kiadási rendszerben kis adagokban, igen. De ez nem azt jelenti, hogy mindegyiket azonnal fizetnie kell.
“ha jelenleg heti öt alkalommal fizet vásárlási számlát, akkor a munkaidőt – heti öt alkalommal – használja a szoftverbe való bejelentkezéshez, a fizetési tételek kialakításához, a kifizetések ellenőrzéséhez, jóváhagyásához és elküldéséhez. Ha csak hetente kétszer küld fizetést, a munkaterhelés azonnal 60% – kal csökken, de a szállítói továbbra is időben fizetnek, és soha nem veszik észre a különbséget.
” miért nem csökkenti azonnal a fizetési időket?”
miután a számlákat bevitték és ellenőrizték, nincs sok adatbevitel, ezért kevés hibát kell elkövetni. Tehát van értelme, hogy nagyobb tételekben kezelheti a kifizetéseket.
Invoicera – állítsa be a feladat emlékeztetők
nem lehet harcolni az emberi természet és elvárják, hogy nyerjen. Lehet, hogy úgy érzi, hogy segítség nélkül maradhat az összes számla és kifizetés tetején, de végül valamit adni kell.
Plusz, van egy egész csapat gondolni.
“az információ és a feladatok elfelejtése nagyon gyakori emberi hajlam. Az emlékeztetők beállításával könnyedén gondoskodhat a számlákról, és lépéseket tehet a fizetendő számlák javítása felé.”
valami olyan egyszerű, mint egy e-mail vagy a Slack emlékeztető segít Önnek és csapatának az élen maradni. Ezek a Spendesk-ben vannak, és bármilyen költéskezelő eszközt is használ.
Due – jó szállítói kapcsolatok fenntartása
ha ugyanazokat a beszállítókat használja újra és újra, akkor képesnek kell lennie arra, hogy támaszkodjon rájuk, hogy a legjobb érdekeit tartsa szem előtt. Így meg kell rangsorolni a legjobb érdekeit magad:
“ápolása kapcsolatok a szállítók fizeti ki idővel, valamint a fizetendő számlák. Például, ha rendszeres vásárlóként jó viszonyban van az eladóval, akkor kedvezményes szolgáltatásokat vagy termékeket kaphat.
” ezenkívül, ha cége büszke az időben történő fizetésre, akkor kedvezményes fizetési feltételeket biztosíthat (például 2% – ot a számla után tíz nappal).”
ez nagyon egyszerű – megvakarod a hátukat, és ők is megvakarják a tiédet.
a számlák nyomon követése és feldolgozása egy jó költéskezelő eszközzel
a számlák kifizetése időigényes lehet. Végül, van egy fej-fonás mennyiségű részlet, hogy felfüggeszti a tetején.
sajnos sok vállalkozás nem segít önmagán. Még a szoftver korában is sok vállalkozás továbbra is ad hoc folyamatokat alkalmaz. Néhány luddita még mindig fizikai, nyomtatott számla jóváhagyási rendszereket használ.
ez nem csak időigényes és drága, hanem a felhasználói hibák kockázatát is növeli. A fizetendő számlákban veszélyeztetett pénzösszeg miatt fontos, hogy ezt az első lépéstől kezdve megkapja.
a megfelelő eszközök itt mindent megváltoztathatnak, segítve a számlák világos és pontos nyomon követését és feldolgozását, minimális stressz mellett.
az integrált kiadási menedzsment platform segítségével automatizálhatja a fizetendő számlák folyamatának minden lépését, a számlagyűjtéstől a fizetés feldolgozásáig.
például a Spendesk szállítói számlák modulja segít nyomon követni a napi több tucat számlát. A Spendesk automatikusan kategóriákba rendezi a számlákat jóváhagyásra, és emlékeztetőket küld, amikor az esedékesség közeledik.
ha dedikált szoftverre támaszkodik a fizetendő számlák kezelésében, az üzleti partnereit boldoggá teszi, és megakadályozza, hogy “az ügyfél” legyen a beszállítóknál.
következtetés: a fizetendő számlák túl fontosak ahhoz, hogy tévedjenek
bízzon bennünk: a fizetendő számlák az egyik legfontosabb feladat a helyes helyrehozáshoz.
a kockázatok egyszerűen túl nagyok ahhoz, hogy a véletlenre bízzuk. A rossz elszámolási folyamat nemcsak károsíthatja a beszállítókkal fennálló kapcsolatait, hanem megnyithatja a csalás kockázatát.
annak érdekében, hogy a lehető legjobb képet kapja a zökkenőmentes és reagáló elszámolási folyamatról, gondoljon az ebben a bejegyzésben szereplő tippekre, és gondolkodjon el azon, hogyan javíthatja rendszereit.
amíg rajta vagy, nézd meg a Spendesk praktikus számlázási funkcióit. Sok időt és stresszt takarít meg Önnek és csapatának.
ha végzett, térjen át a beszerzés vs.beszerzés témájára, és vessen egy pillantást hat pénzügyi folyamatra-beleértve a fizetendő számlákat is -, amelyeket automatizálhat, hogy időt takarítson meg.
