irodavezetőként mind a saját munkáján, mind az iroda többi részének kimenetén felül kell lennie. Még a legtapasztaltabb irodavezetők számára is ez magas megrendelés lehet, különösen azokban a stresszes napokban, amikor úgy tűnik, hogy balra és jobbra tüzet okoz. De néhány egyszerű technikával rájössz, hogy ezek a napok egyre ritkábbak lesznek, lehetőséget adva arra, hogy lélegezzen a feladatok között. Használja ezt a hét irodavezetési tippet, hogy mindent megtegyen, amit meg kell tennie:

munkaterület rendezése

mielőtt bármi mást rendezne az irodában, először meg kell szerveznie a saját terét. Ez egyszerű, de erőteljes, különösen akkor, ha az összes tollat és gemkapcsot és a papírokat egy-két szép halomba szorította. Észre fogja venni, hogy mindent megtalál, legyen az táblázat vagy tűzőgép, sokkal könnyebb, ami növeli a fontos dolgok elvégzéséhez szükséges időt. Ez az asztalra is vonatkozik—győződjön meg róla, hogy minden mappájának, dokumentumának és fényképének egyértelműen meghatározott otthona van, hogy elkerülje a zavart a sorban.

kezelje a postaládáját

az e-mail megtisztítása kicsit olyan, mint a brokkoli fogyasztása: ha új vagy benne, először valószínűleg utálni fogod. De aztán egy nap egy kicsit élvezetesebbé válik, és hamarosan azon kapja magát, hogy vágyakozik rá. Adj magadnak egy kis időt a nap folyamán, hogy beállítsa a postaládáját a siker érdekében. A címkék segítségével könnyedén rendezheti az üzeneteket, leiratkozhat a kapott tömeges e-mailekről, és megszabadulhat a régi e-mailektől, amelyek csak rendetlenségként működnek. Miután lefektette az alapokat, könnyű tisztán tartani a beérkező leveleket, és ami még fontosabb, hatékony. Soha többé nem fog hiányozni egy fontos e-mail.

újragondoljuk az emlékeztetőket

irodai környezetben mindenkinek szüksége van időnként emlékeztetőkre, de egy bizonyos ponton már nem segítenek. Az Udemy által végzett felmérés azt találta, hogy közel 3 4 munkavállaló (70 százalék) elismeri, hogy zavartnak érzi magát munka közben, 16 százalék pedig azt jelentette, hogy szinte mindig zavart.

ha az íróasztalát fluoreszkáló öntapadó jegyzetekkel vakolják, akkor nem látja őket, és végül elveszíti a nyomon követését, hogy mit kell tennie. Ha a telefon ötpercenként új emlékeztetővel zümmög, megtanulja idővel hangolni őket. A legjobb módja ennek megkerülésére az, ha ezeket az eszközöket takarékosan alkalmazza. Használjon cetliket csak a legfontosabb napi emlékeztetőkhöz vagy jegyzetekhez, majd szabaduljon meg tőlük, miután elvégezték a munkájukat. Állítson be néhány emlékeztetőt a telefonjára, de a többi hosszú távú feladatot a naptárába helyezze. Mértékkel, sokkal nehezebb figyelmen kívül hagyni őket.

tiszta kommunikáció létrehozása

az irodavezető szervezetének sarokköve bármely környezetben a kommunikáció minden formája. Győződjön meg arról, hogy munkatársai tudják, hogyan lépjenek kapcsolatba veled, akár az újonnan megtisztított e-mailen keresztül, privát csevegés a Slack-en, vagy akár csak szemtől szemben beszélgetni az íróasztalánál. Jelentkezzen be mindenkivel egyénileg vagy egy csapattalálkozón, hogy tudassa velük, hogyan lehet a legjobban elérni a nap folyamán. Bár nem mindig lesz képes segíteni mindenben, amire szükségük lehet azonnal, ennek a folyamatnak az egyszerűsítése strukturáltabb és jobb kommunikációt eredményez a sorban, ami teljesen megváltoztathatja a munkahely hangját.

vázolja fel elvárásait

bármennyire is szeretné néha, nincs mód arra, hogy mindent megtegyen az irodában. De világos felelősségek, célok és határidők meghatározásával továbbra is képes lesz minden egyes feladatra figyelni, mintha maga végezné őket. Hozzon létre egy célnaptárat, és ossza meg az egész irodával. Állítson be egyéni találkozókat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy mindenki jó úton halad-e az elvárásainak teljesítése érdekében. A munka delegálásával és annak biztosításával, hogy mindenki elvégzi a részét, a bonyolult feladatok csak könnyebben tervezhetők és teljesíthetők.

szabványosítsa munkanapját

úgy tűnhet, hogy nincs két egyforma nap az irodavezetők számára, de az irodai szervezet hatalmas része megtanulja, hogy napjait a lehető legegyenletesebbé tegye. Szánjon minden nap ugyanabban az időben bizonyos feladatokra, legyen az 15 perc az e-mailek felzárkózására, fél óra az egyénekkel való találkozásra, vagy néhány óra a folyamatban lévő projektekre. Egyen ebédet és tartson szünetet minden nap ugyanabban az időben. A cél az, hogy a vonat az agyad, hogy összpontosítson a helyes dolog a megfelelő időben, amely javítja az időgazdálkodás, és felkészülni, hogy meghódítsa a munka előtted.

elemezze az office

lehet, hogy ez a legnehezebb irodai menedzsment tipp, de előnyei teljesen átalakíthatják a munkahely működését. Vessen egy pillantást az irodai környezet minden aspektusára, az értekezletektől az ebédszünetekig a kommunikációs módokig. Most kérdezd meg magadtól: mit lehet javítani? Lehet, hogy öt Csapat van egy projektben, amikor valóban négy lehet, vagy talán a találkozók olyan kényelmetlen időben zajlanak, amely megszakítja a munkafolyamatot. Hajtsa végre a változtatást, függetlenül attól, hogy milyen kicsi, és figyelje, ahogy az irodája teljesítménye hatékonyabbá és szervezettebbé válik.

javítsa az office munkafolyamatát a következő 7 egyszerű, hatékony módszerrel:

1. Szervezze meg munkaterületét

2. Kezelje a beérkező leveleket

3. Újragondolni emlékeztetők

4. Hozzon létre egyértelmű kommunikációt

5. Vázolja fel elvárásait

6. Szabványosítsa munkanapját

7. Az iroda elemzése