a teljesítmény megértése és a jövedelmezőség növelése érdekében a legtöbb vállalkozás folyamatosan méri a különböző mutatókat, az ügyfelek elégedettségétől és az alkalmazottak elkötelezettségétől kezdve a vezető generációig, a marketing konverziókig és az értékesítési mutatókig. De talán a leguniverzálisabb mutató minden vállalkozás számára a felhasználási arány.

ha nem érti a kihasználtsági rátát, akkor nem érti a hatékonyságot és a termelékenységet – ami azt jelenti, hogy nem kezdheti el értékelni vállalkozása jövedelmezőségét. Ezért a vállalkozások sokasága, a kreatív ügynökségektől és a szakmai szolgáltatásoktól kezdve az ügyvédi irodákig és a független tanácsadókig, szorosan figyelemmel kíséri kihasználtságukat. De pontosan hogyan számolja ki pontosan?

mi a felhasználási arány?

egyszerűen fogalmazva, a kihasználtsági arány az a személy teljes munkaidejének százalékos aránya, amelyet az ügyfélnek számlázható munkára fordítanak. Nem számít, mennyire motivált vagy produktív az alkalmazott, függetlenül attól, hogy mennyire eltökélt az abszolút maximum teljesítésében, az idő mindig a korlátozó tényező lesz. A napnak csak 24 órája van – és amint azt már korábban részletesen feltártuk, az emberi lények nem teljesítenek jól, amikor arra törekszünk, hogy “mindig”legyünk.

míg egy alkalmazott heti 40 órát dolgozhat, nagyjából lehetetlen 40 órányi számlázható munkát elvégezni. A találkozók, az ebédszünetek, a telefonhívások, a képzés és az üzleti fejlődés mind ebbe beletartoznak. De amikor a kihasználtsági arányról van szó, fontos, hogy az egyensúly megfelelő legyen: ha túl magas, akkor vállalkozása sarkokat vághat az alapvető belső munkával, és valószínűleg több erőforrásra van szüksége; ha túl alacsony, lehet, hogy nem hoz be elegendő munkát a létszámához.

miért kell figyelnie a felhasználási arányt?

számos oka van annak, hogy miért olyan fontos a kihasználtság figyelemmel kísérése. Minden olyan cégnek, amely óránként számláz-legyen az Ügynökség vagy ügyvédi iroda–, tudnia kell, hogy elegendő-e a számlázás ahhoz, hogy fedezzék költségeiket plusz a rezsit. Ha egészséges felhasználási aránya van, akkor tudni fogja, hogy hatékonyan számláz. Ráadásul, miután kitalálta az ideális felhasználási arányt, felhasználhatja azt sok más fontos üzleti funkció megértésére.

a felhasználási arányok különösen fontosak az erőforrás-gazdálkodás szempontjából, és jelentősen javíthatják az előrejelzést és az erőforrás-optimalizálást. Ahogy a vállalat növekszik és a csapatok bővülnek, a jövő láthatóságának fontossága még fontosabbá válik – és a kihasználtsági ráta tudatja Önnel, hogy képes-e új ügyfelet vállalni, több embert kell-e felvennie, ha elegendő időt tölt az ügyfélmunkára, és többet kell-e befektetnie belső projektekbe.

hogyan számítja ki a felhasználási arányt?

tehát mi a legjobb módszer a felhasználási arány kiszámítására? Az alapképlet nagyon egyszerű: a számlázható órák száma osztva a rendelkezésre álló órák teljes számával (x 100).

tehát, ha egy alkalmazott 32 órát számlázna egy 40 órás hétről, akkor 80% – os kihasználtsági arányuk lenne. Valójában többféle módon lehet kiszámítani a Felhasználási arányokat attól függően, hogy meg akarja-e érteni az árképzést, a bérbeadást, a szervezet egészségét stb.

hogy dolgozzanak ki a kihasználtsági ráta Egy cég szinten, csak osztja az összes alkalmazott kihasználtsági ráta az alkalmazottak száma. A legtöbb robusztus Időkövetési megoldás biztosítja ezt az információt mind munkavállalói, mind üzleti szinten.

mi a jó hasznosítási arány?

tehát hogyan néz ki a jó felhasználási arány? Végső soron ez a vállalattól függ; nincs olyan konkrét szám, amely mindenki számára működik, és természetesen nem arról van szó, hogy minél magasabb a kihasználtsági arány, annál jobb. A folyamatosan közel 100% – os kihasználtság azt sugallja, hogy a személyzet túlhajszolt és potenciálisan közel van a kiégéshez. Ha ez a helyzet az Ön számára, ez azt jelzi, hogy ideje lehet új embereket felvenni. Ha a kihasználtsági arány meghaladja a 100%-ot, ez általában túl sok hatókörön kívüli munkára vagy rossz tervezésre utal.

de a másik oldalon, ha nagy különbség van a kihasználtság és a megvalósítás aránya között, ez azt jelenti, hogy a csapat túl sok időt tölt a nem számlázható feladatokra, vagy nincs elég munka a folyamatban-ami azt sugallja, hogy vannak kockázatok. Azt is sugallhatja, hogy túl sok szabadúszó vesz részt a projektekben. A lényeg azonban az, hogy ez azt jelenti, hogy több számlázható munkát kell bevinnie. A további betekintés érdekében használhatja az ideális kihasználtsági arány képletet, amely:

(költségek + Profit) / potenciális kapacitás x számlázható ráta) x 100

az erőforrás-költségek, az általános és a haszonkulcs elosztásával az összes rendelkezésre álló órával és a számlázható rátával kiszámíthatja az ideális kihasználtsági rátát-amely az optimális kihasználtsági ráta egy vállalat számára a kívánt haszonkulcs eléréséhez.

mielőtt bármilyen típusú kihasználtsági rátát elkezdene dolgozni, pontos információkat kell gyűjtenie arról, hogy valójában hol tart az ideje, és mennyi munkája számlázható. A kihasználtsági arány megértése létfontosságú, ha sikeresen meg akarja ítélni alkalmazottai, csapata és vállalata jövedelmezőségét – és bár ez egy egyszerű mérés, messzemenő hatással lehet vállalkozásának működésére.