belső csapat-és ügyfélprojekt szerepkörök hozzárendelése

a nagy projektek összetettek lehetnek. A feladatok gyakran átfedik egymást, más elvégzendő feladatoktól függenek, vagy olyan nagy hatókörűek, hogy több csapattag is részt vesz. Ha nem állít fel elvárásokat arra vonatkozóan, hogy ki mit és mikor csinál, a személyzet gyorsan zavarossá válhat.

ügyeljen arra, hogy konkrét projekt szerepköröket és feladatfeladatokat rendeljen hozzá, miközben a kommunikáció folyamatos. A projekt szerepkörök hozzárendelésének megkönnyítése érdekében használja ezeket a mutatókat:

• használjon RACI (felelős, elszámoltatható, konzultált, tájékozott) diagramot, hogy tisztázza a szerepeket az osztályok és folyamatok között.
• válasszon két jegyzetelőt minden értekezlethez, hogy biztosítsa a kritikus információk rögzítését és megosztását.
• próbáljon ki egy webalapú eszközt, amely elősegíti a jó kommunikációt és ösztönzi a tudás megosztását az ügyfél és a belső csapat között.

beszéljen a folyamatról és a munkáról

minden projekt valamilyen módon egyedi. Persze, lehetnek közös megközelítések vagy teljesítések a projektek között, de a siker szempontjából kritikus fontosságú annak megvitatása, hogy miként fogja használni őket az egyes projektekben. Kövesse a 3. fejezetben ismertetett tippeket, és egy csapásra elkezdhet elvárásokat támasztani a folyamatokkal, a teljesítendő értékelésekkel, az érdekelt felekkel és az idővonalával kapcsolatban.

nincs jobb módja az elvárások beállításának és kezelésének, mint egyszerűen bejelentkezni a csapatával és az ügyfelekkel. Akár egyedül dolgozik, akár egy csapatban 20, irodában vagy távolról, az előrehaladás megosztása az egyik legjobb dolog, amit megtehetsz a kommunikáció áramlásának fenntartása érdekében.

belső csapatállapot-találkozók

általánosságban elmondható, hogy a napi feladatok 15 perces személyes (vagy videocsevegéses) áttekintése jó módja annak, hogy utolérje csapatát. Legyen rugalmas a csapatával annak meghatározásában, hogy mi a legjobb megközelítés az állapothívás lebonyolításához.

miután elkezdted, egyszerűen válts felváltva, és adj mindenkinek lehetőséget arra, hogy beszéljen arról, hogy mit dolgozik aznap. A gyors bejelentkezés mindenkit arra kényszerít, hogy az ülés előtt szervezze meg a projekt prioritásait. Ez a kis felelősségvállalás nagy különbséget jelent.

mielőtt lezárná, kérdezzen valamit: “szüksége van valakinek segítségre? Van valakinek ideje segíteni más feladatokban, ha szükséges?”Egy ilyen egyszerű kérdés segíthet abban, hogy bizalmat és kapcsolatot építsen ki a csapatával—és természetesen segít abban, hogy mindenki hatékonyabb maradjon a munkájában.

a projektállapot-értekezletek megközelítésének módja függ a projekttől, a csapat ütemezésétől és talán még a munka intenzitásától is.

ügyfélállapot frissítések

jó gyakorlat, ha nyitott, következetes kommunikációs vonalat tart fenn az ügyfelekkel. Győződjön meg róla, hogy naprakész a projekt összes problémájával kapcsolatban, heti állapotjelentést nyújt e-mailben vagy telefonon, és ellenőrizze a projekt célkitűzéseivel való összehangolást.

az Állapotjelentések nem csak segítenek Önnek és ügyfeleinek a pályán maradni, hanem realisztikusak és őszinték a munkájával, folyamatával, költségvetésével és egyéb kérdéseivel kapcsolatban. Ha időt szánsz arra, hogy leülj és megvitasd ezeket a pontokat, kifizetődik az ügyfélkapcsolat szempontjából, és segít a csapatnak a projekt befejezésében. A rendszeres státuszértekezletekkel biztosíthatja, hogy minden érintett véleményezzen, és megerősítse a projekt kezdetén megállapított elvárásokat.

a jó állapot jelentés kiterjed:

• mi történt a múlt héten
• mi történik ezen a héten és a jövő héten
• teendők
• frissítés az idővonalon
• frissítés a költségvetésen
• potenciális projektkockázatok

végül, ne felejtsd el, hogy hogy egy kicsit szórakozz a státuszbeszélgetéseiden. Használja ki az időt, hogy utolérje csapatát és ügyfeleit a nem munkával kapcsolatos témákban.

Foster good client communications

a projektmenedzserek számára mindig visszatér a jó kommunikátor és facilitátor. Ha elvégezte a munkáját, egy kommunikációs terv tudatja a csapattal, hogy a túlzott kommunikáció üdvözlendő-a projekt nyitott lesz. A csapat mindig tudni fogja, mi történik, meghatározza saját elvárásait, és valószínűleg kérdés nélkül megfelel az Idővonal és a költségvetés elvárásainak.

ha az ügyfelek elvárásait felvázolják és megvitatják, boldogok lesznek, hogy segítettek megfelelni vagy meghaladni őket, és megnyugodnak, mert valószínűleg tudják, mit várhatnak el a végterméktől.