ha marketingügynökséggel rendelkezik vagy dolgozik, akkor tudja, hogy az eredmények rendszeres bejelentése elengedhetetlen a bizalom kiépítéséhez, az érték demonstrálásához és az ügyfelek hosszú távú megtartásához.

amikor még csak most kezded építeni az ügynökséget, valószínűleg a jelentések nagy részét manuálisan csinálod, általában különféle ingyenes eszközök összerakásával. Az ügynökség növekedésével azonban a havi jelentések kézi generálásával töltött idő gyorsan összeadódhat.

a valóság az, hogy bár a jelentéskészítés elengedhetetlen része az ügynökség irányításának és méretezésének, ez nem olyan tevékenység, amelyre túl sok időt kellene töltenie. Különösen a jelentések manuális létrehozásának folyamata nem javítja az ügyfelek eredményeit, és nem segít új ügyfelek elhelyezésében.

ennek eredményeként, mivel az ügynökségek üzleti tevékenységük korai szakaszán túl nőnek, a jelentéseket a lehető legnagyobb mértékben automatizálni kell szoftver segítségével, hogy az ügynökség méretezésére összpontosíthasson.

ebben az útmutatóban megvitatjuk, hogy pontosan mit jelent a jelentésautomatizálás, miért fontos az ügynökségek számára, a különböző típusú jelentési eszközöket, és végül áttekintjük a jelentések automatizálásának lépésről lépésre történő folyamatát.

az útmutató a következőképpen szerveződik:

• mi az automatizált jelentés?
• miért fontos a Jelentésautomatizálás az ügynökségek számára
• a jelentési eszközök különböző típusainak áttekintése
• lépésről lépésre: hogyan lehet automatizálni a jelentési folyamatot

kezdjük el.

mi az automatizált jelentés?

a tény az, hogy a mai digitális marketing táj gyakran magában foglalkozik sok különböző adatforrások naponta. Lehet, hogy megpróbálja szervesen rangsorolni ügyfeleit a keresőmotorokban, fizetett Facebook és Google hirdetéseket futtat, vagy e-mail marketing kampányt irányít. Függetlenül attól, hogy milyen típusú marketing tevékenységet végez az ügyfelek számára, valószínűleg több adat érkezik ezekből a csatornákból, mint amennyit tud, mit kell tennie.

hogy segítsen megoldani ezt a kihívást a marketing ügynökségek, automatizált jelentési szoftver lehetővé teszi, hogy egyszerűen csatlakoztassa a fiókot a különböző adatforrások és automatikusan letölteni az adatokat a napi rendszerességgel.

az automatizált jelentéskészítő eszközök ezt API-k vagy alkalmazásprogramozási interfészek használatával teszik lehetővé, amelyek lehetővé teszik két rendszer számára az adatok egymás közötti küldését. Mivel a nyomon követendő adatokat automatikusan behúzzák az egyes platformokról, ez jelentős időt szabadít fel, amikor eljön a jelentés ideje.

mielőtt folytatnánk, meg kell azonban jegyezni, hogy még ha automatizált jelentéskészítő szoftvert is használ, annak nem feltétlenül kell 100% – ban automatizáltnak lennie. Különösen továbbra is felül kell vizsgálnia ügyfelei adatait, és személyre szabott megjegyzéseket és betekintést kell nyújtania nekik minden egyes jelentéshez.

az egyes jelentések személyre szabásának folyamata még mindig sokkal hatékonyabb, mint a jelentések saját generálása, és hosszú utat jelent az érték biztosítása és a hosszú távú ügyfelek megtartása szempontjából.

miért fontos a Jelentésautomatizálás az ügynökségek számára

már megvitattunk néhány olyan magas szintű okot, amelyek miatt van értelme minden hónapban a jelentések generálásának automatizálásának, de most nézzük meg ezeket egy kicsit részletesebben.

jelentési költségek

mielőtt úgy dönt, hogy automatizált jelentési szoftvert vezet be, először tisztában kell lennie azzal, hogy mi a jelenlegi jelentési költsége.

példaként nézzük át, hogy egy tipikus ügynökség milyen jelentési költségekkel járhat.

tegyük fel, hogy az Ügynökségnek jelenleg 25 ügyfele van, és havonta jelentéseket küld. Ha minden jelentés mindössze 5 órát vesz igénybe minden hónapban, és átlagosan 35 dollárt fizet a személyzetnek óránként, akkor ez havonta 4375 dollárra, vagy évente 52500 dollárra bomlik.

mint látható, a költségek kézi jelentési összeadódnak gyorsan.

az automatizált jelentési szoftver havonta 50-500 dollárba kerülhet, az ügynökség méretétől függően, de amint láthatja, egy ilyen eszköz nagyon gyorsan megtérül.

ha nem tudja, mi a jelenlegi jelentési költségek, és szeretné kiszámítani őket magad, nézd meg a költségkalkulátor itt.

konzisztencia

ha bármilyen ideig kipróbálta a kézi jelentést, akkor tudja, hogy amikor a jelentési időszak majdnem véget ér, gyakran tülekedés lehet, hogy mindent elkészítsen, és ellenőrizze, hogy időben elküldték-e.

a jelentéseket kezelő alkalmazottak megbetegedhetnek, vagy számos más projekt is felmerülhet, bármi is legyen az oka a jelentések előzetes automatizálása és ütemezése nélkül, az ügynökség működtetésének lényeges részét részben a véletlenre bízza.

az automatizált jelentéskészítő eszközzel viszont az egyes kampányok kezdeti beállítása és az adatforrások összekapcsolása után tudja, hogy függetlenül attól, hogy mi történik, folyamatosan szállítja az ígért frissítéseket az ügyfeleknek.

skálázhatóság

egy másik ok, amiért az automatizált jelentéskészítés olyan fontos az ügynökségek számára, az az általa kínált skálázhatóság. Ha értékes szolgáltatást nyújt a meglévő ügyfeleknek, és új leadeket hoz létre az Ügynökség számára, csak idő kérdése, mielőtt elkezdené a méretezést.

emellett egy ügynökség méretezése nagyon gyorsan megtörténhet, és ha nem áll készen a megfelelő eszközökkel, katasztrofális lehet. Például, ha az összes jelenlegi alkalmazottja kézi jelentési feladatokkal tölti az idejét, akkor lehet, hogy nincs ideje több embert felvenni az új vállalkozások beáramlásának kezelésére.

ha viszont jelentéskészítő szoftvert használ, a meglévő jelentéskészítési munkafolyamat méretezése gyakran ugyanolyan egyszerű, mint a magasabb árazási tervre való frissítés.

Upselling Opportunities

végül a kiváló minőségű marketing jelentések nagyszerű módja annak, hogy új lehetőségeket mutasson be meglévő ügyfeleinek, ami gyakran további szolgáltatások értékesítéséhez vezethet.

ha például PPC-hirdetéseket futtat egy ügyfél számára, és lehetőséget lát arra, hogy organikusan rangsorolja őket a keresőmotorokban, akkor használhat egy versenytárs elemző eszközt, és pontosan megmutathatja nekik, hogy ez mit jelenthet az üzleti tevékenységük számára a marketingjelentésében. Azáltal, hogy olyan eszközzel rendelkezik, amely automatikusan behúzza ezeket az adatokat különböző forrásokból, csak annyit kell tennie, hogy elmagyarázza ügyfelének, miért értékes a szolgáltatás vállalkozásuk számára.

különböző típusú jelentéskészítő eszközök áttekintése

most, hogy megvitattuk, miért fontos a jelentésautomatizálás az ügynökségek számára, tekintsünk át néhány különböző típusú jelentéskészítő és elemző szoftvert, beleértve mindegyik előnyeit és hátrányait.

DIY jelentési ingyenes eszközök

a közös módja, hogy sok belépő szintű marketingesek kezdeni egyszerűen összerakva különböző ingyenes eszközök. Ez általában olyan eszközöket tartalmaz, mint a Google Táblázatok vagy az Excel, a Google Dokumentumok jelentésösszefoglalók írásához, esetleg egy PowerPoint prezentáció.

ennek a megközelítésnek a nyilvánvaló hátránya, hogy hihetetlenül időigényes, és a végeredmény gyakran kevésbé lenyűgöző az ügyfelek számára.

ennek a megközelítésnek az egyetlen igazi előnye, hogy teljesen ingyenes, bár ha összeadjuk a jelentések elkészítéséhez szükséges órákat, akkor valójában nem ez a helyzet.

adatelemzési jelentési irányítópultok

a következő típusú jelentési eszköz az adatelemzési irányítópultok, például a Google Data Studio. Bár egy ilyen platform minden bizonnyal egy lépés a helyes irányba egy táblázatból, még mindig elég időigényes lehet megtanulni, hogyan kell hatékonyan használni.

egy olyan platform másik fő hátránya, mint a Google Data Studio, hogy korlátozott integrációval rendelkezik más marketing platformokkal. Valójában, ha elolvassa a Data Studio véleményét, az a közös téma, hogy a nem a Google tulajdonában lévő platformokhoz való csatlakozás nagyon nehéz.

üzleti intelligencia (BI) platformok

az olyan üzleti intelligencia platformok, mint a Tableau és a Domo, hihetetlenül hatékony eszközök Az adatelemzés terén.

ezeknek a platformoknak az egyik fő problémája azonban az, hogy komoly befektetést igényelnek a használatuk megtanulása szempontjából, különösen, ha nem adatelemző. Ha azonban adatelemző vagy, ezeknek a platformoknak az az előnye, hogy felhasználhatja őket a nagy adatok széles körű elemzésére bármely iparágban.

ennek ellenére ez hátránynak tekinthető az ügynökségek számára is, mivel a platformok nem kifejezetten a marketing adatokra összpontosítanak. Bár ezekkel a platformokkal bármilyen típusú adatot elemezhet, az adatkapcsolatok szakosodásának hiánya gyakran kevésbé teszi őket ideálissá a marketing ügynökségek számára.

automatizált jelentési platformok

végül az automatizált jelentési platformok, mint például az AgencyAnalytics, kifejezetten marketing ügynökségek számára készültek, ami azt jelenti, hogy az adatkapcsolatok azokra a platformokra összpontosítanak, amelyeket az ügyfelek használnak.

ezek a platformok sokkal intuitívabban épülnek fel, mint a legtöbb BI platform, ami azt jelenti, hogy mind a technikai, mind a nem technikai marketingszakemberek értéket kaphatnak tőlük. Amint azt az előző szakaszban tárgyaltuk, a kezdeti adatintegrációk beállítása után az ügynökségek számára a fő előnyök a jelentések következetessége, az új jelentések létrehozásának skálázhatósága és az ügyfelek számára bemutatott érték.

Step-by-Step: Hogyan lehet automatizálni a jelentési folyamatot

most, hogy tudjuk, mi a jelentésautomatizálás, miért fontos, és az Ön rendelkezésére álló különböző típusú elemző eszközök, nézzük meg a jelentések automatikus generálásának lépésről lépésre történő folyamatát az AgencyAnalytics segítségével.

1. lépés: Előkészítés

mielőtt bármilyen minőségben elkezdené a jelentési folyamatot, általában ajánlott a következő folyamatok bevezetése:

• KPI-k & mutatók: a jelentéskészítés első lépése annak eldöntése, hogy milyen KPI-ket és mutatókat kell tartalmaznia a jelentésben. Amint azt a SEO követési útmutatónkban tárgyaltuk, ezeket gyakran kitalálhatja úgy, hogy minden ügyfélnek feltesz egy sor kezdeti kérdést az üzleti tevékenységével kapcsolatban a fedélzeti szakaszban.

• jelentési gyakoriság: ezután el kell döntenie, hogy milyen jelentési gyakoriságot fog használni. Sok ügynökség havi jelentést készít, bár ha jelentésautomatizálási eszközt használ, akkor egy lépéssel tovább léphet, és könnyen elküldheti a napi vagy heti jelentéseket. Ezenkívül mindig választhat, hogy valós idejű élő marketing irányítópultot használ, és 24/7 hozzáférést biztosít ügyfeleinek.

• szerepkörök hozzárendelése: mint korábban említettük, még akkor is, ha jelentéskészítő szoftvert használ, általában a legjobb gyakorlat, ha mindegyiket személyre szabja kommentárokkal és betekintéssel a jelentési időszakba. A jelentéskészítés automatizálása előtt egy másik fontos lépés annak eldöntése, hogy ki nyújtja ezeket a betekintést az egyes ügyfelek számára. Ha úgy dönt, hogy az irányítópult helyett időszakos jelentéseket küld, ez könnyen elvégezhető az alábbi jelentés-összefoglalóval:

2. lépés: kampány létrehozása

miután eldöntötte a KPI-ket, a mutatókat, a jelentési gyakoriságot és a jelentéskészítésért felelős személyt, a következő lépés egy kampány létrehozása az ügyfél számára. Az AgencyAnalytics – ban a kampány egyszerűen egy weboldal, így a legtöbb esetben minden ügyfélnek egy kampánya lesz, hacsak nem rendelkezik több weboldallal.

új kampány létrehozásához egyszerűen lépjen a gyökér irányítópultra, majd kattintson a “kampány létrehozása “gombra”:

ebben a lépésben a rendszer kéri, hogy adjon hozzá alapvető kampányinformációkat, például a vállalat nevét, a tartományt, és opcionálisan megadhat egy csoportot a kampányok rendezéséhez.

3. lépés: Adatforrások csatlakoztatása

a jelentési folyamat automatizálásának következő lépése az, hogy egyszerűen összekapcsolja a releváns adatforrásokat a kampányával. Az AgencyAnalytics jelenleg 65 + marketingintegrációt kínál a PPC, a közösségi média, a SEO, az analitika, a Híváskövetés, az e-mail, a vélemények és az e-kereskedelem számára.

ebben a példában nézzük meg a Facebook-hirdetések összekapcsolását jelentéseinkhez. Ehhez először navigáljon a kampányhoz, majd kattintson az “integrációk”gombra:

Ezután kattintson a” Facebook hirdetések “elemre az elérhető integrációk listájából:

Ezután egyszerűen kattintson a “fiók csatlakoztatása” gombra, és a rendszer kéri, hogy válassza ki a csatlakozni kívánt fiókot.

4. lépés: Válasszon a Jelentések küldése vagy az irányítópult létrehozása között

ezután el szeretné dönteni, hogy ügyfeleinek 24/7 hozzáférést biztosít-e egy irányítópulthoz, vagy időszakos jelentéseket küld-e nekik. Ha azt szeretné, hogy jelentései a lehető leggyorsabban működjenek, használhatja az irányítópultot és a jelentéssablonokat.

az alábbiakban láthat egy példát a Facebook-hirdetések irányítópult-sablonjára, amelyet élőben megtekinthet itt:

ha ehelyett jelentéssablont szeretne használni, íme egy példa a Facebook Ads sablonra, amelyet itt élőben tekinthet meg.

5.lépés: a jelentések vagy irányítópultok testreszabása

ha testre szeretné szabni a jelentéseket vagy irányítópultokat, használhatja a drag and drop szerkesztőt. Ha egy adott widgetet szeretne testreszabni az irányítópulton, kattintson az “irányítópult szerkesztése” gombra, és megjelenik egy fogaskerék ikon, amely lehetővé teszi a testreszabások alkalmazását.

6.lépés: fehér címkével jelölje meg a jelentést az Ügynökség márkajelzésével

miután létrehozta a jelentést vagy az irányítópultot, a következő lépés az, hogy fehér címkével látja el őket az ügynökség márkajelzésével. Az AgencyAnalytics white label funkciói közé tartozik a logók, a színsémák testreszabásának lehetősége, ha az ügynökségi tervben vagy annál magasabb, hozzáadhatja saját egyéni tartományát és e-mail címét, és ha a vállalati tervben van, konfigurálhatja a white label profilokat az egyes ügyfelek számára.

a jelentés fehér címkéjéhez egyszerűen kattintson a “Beállítások” gombra a bal sarokban, és megjelenik egy “fehér címke “fül”:

7. lépés: Hozzon létre egy jelentés-összefoglalót, vagy adjon hozzá személyre szabott megjegyzéseket az irányítópulthoz

ha saját betekintést szeretne hozzáadni a jelentéshez, akkor ezt a jelentés-összefoglalóval teheti meg. Íme egy példa a jelentés összefoglalására a Facebook hirdetési sablonunkból:

vagy ha úgy dönt, hogy egy irányítópultot használ, egyszerűen hozzáadhat egy szövegdoboz-modult, és pontosan megadhatja, hogy mit ért el minden hónapban:

8. lépés: Ügyfél-hozzáférés biztosítása az irányítópulthoz vagy automatikus jelentések ütemezése

az utolsó lépés az ügyfél-hozzáférés biztosítása az irányítópulthoz, vagy az automatizált jelentések ütemezése napi, heti vagy havi rendszerességgel.

ha ügyfélfiók létrehozásához irányítópultot használ, egyszerűen kattintson a kampány “felhasználók” fülére, majd kattintson a “Felhasználó létrehozása “gombra”:

ezt követően lehetősége van választani az ügyfél vagy a személyzet fiókja között:

ha úgy dönt, hogy az időszakos jelentéskészítést választja, az ütemezési varázsló segítségével meghatározhatja a gyakoriságot, a hónap napját, a napszakot, valamint a jelentési dátumtartományt:

ezután megadhatja az ügyfeleknek küldött minden jelentés e-mail tartalmát.

összefoglaló: Automatizált jelentéskészítés ügynökségek számára

amint azt már megbeszéltük, bár a jelentéskészítés elengedhetetlen része az ügynökség működtetésének,a havi jelentések manuális létrehozása hihetetlenül időigényes és nem hatékony.

ahelyett, hogy különféle eszközöket összerakna és manuálisan követné az adatokat, az automatizált jelentéskészítés automatikusan behúzza ezeket az adatokat egy API-n keresztül, hogy magukra a kampányokra koncentrálhasson.

bár más típusú adatelemzési és BI platformok is rendelkezésre állnak, mivel nem a marketing ügynökségekre összpontosítanak, ez azt jelenti, hogy az adatkapcsolatok gyakran nincsenek ott. Nem csak ezt, de ezeket az eszközöket gyakran adatelemzőknek tervezték, akiknek egyetlen feladata a platform használatának megtanulása.

az automatizált jelentéskészítő szoftver viszont már rendelkezik az összes szükséges marketing adatkapcsolattal, így csak annyit kell tennie, hogy összekapcsolja fiókjait a jelentések automatizálásának megkezdéséhez.

Összefoglalva, az automatizált jelentéskészítő szoftver számos idő—és költségelőnyöt kínál az ügynökségek számára-a legjelentősebbek közé tartozik a jelentések következetessége, a skálázhatóság és a szolgáltatások értékének egyszerű bemutatása.