mi az utazási menedzser?

az utazási menedzser felelős az üzleti utazás minden aspektusáért. Segítenek megtervezni a vállalat utazási politikáját, kezelni az utazási megállapodásokat, segíteni a legjobb vállalati utazási iroda kiválasztásában, megszervezni és figyelemmel kísérni az utazási költségeket, és figyelni az üzleti utazók jólétét. Az utazás utáni utazási menedzser felelős az adatok elemzéséért és felhasználásáért a jövőbeni utazás egyszerűsítése és javítása érdekében. Rendelkezniük kell a megfelelő készségekkel, amelyek magukban foglalják a kiváló kommunikációs és szervezési készségeket, valamint éles, stratégiai gondolkodókat.

korábban az utazási menedzser szerepét egy irodavezető vagy valaki a HR osztályon belül vállalta, aki egyéb feladatai mellett utazást szervezett. Manapság egyre több, minden méretű vállalat látja az előnyeit egy dedikált vállalati utazási menedzser felvételében.

mit csinál egy utazási menedzser? Fő feladatok és felelősségek

vállalati utazási politika

az utazási menedzser egyik fő feladata a vállalati utazási politika meghatározása. Ez figyelembe veszi az utazás összes lehetséges költségét, és szabályokat és iránymutatásokat határoz meg az alkalmazottak számára, hogy kövessék az utazás megszervezését. A házirendnek információkat kell tartalmaznia a vállalat üzleti utazási gyakorlatának következő szempontjairól:

• foglalási eljárás és jóváhagyott utazási foglalási eszköz
• a foglalás megengedett költsége (szállodák, járatok, földi szállítás)
• különleges kivételek vagy szabályok A drágább városokra vagy útvonalakra
• előnyben részesített vállalati szállítók
• jóváhagyási folyamat a tipikus korlátokat meghaladó utakra
• visszatérítési folyamat
• megengedett és nem megengedett költségek
• utazási tájékoztatási folyamat
• utasbiztosítási fuvarozó
• gondozási kötelezettség eladó vagy eljárások

az utazási tervek és az utazási tervek felügyelete megállapodások

egyes vállalatok úgy döntenek, hogy utazási menedzserüket teszik felelőssé az alkalmazottak üzleti útjainak minden kulcsfontosságú részének lefoglalásáért, más vállalatok azonban ezt magukra az alkalmazottakra bízzák. A két legfontosabb szempont a közlekedés és a szállás, de a felelősség kiterjed az utasbiztosításra, a repülőtéri transzferekre és még sok másra is.

a vállalati utazási politika létre, utazási menedzserek igyekeznek lefoglalni utazások összhangban az előre megbeszélt iránymutatások, így a vállalati vezetők tudják, hogy egyre a legjobb ajánlatokat. Az utazási menedzserek konkrétabb részleteket is tartalmaznak a szállásról és a szállásról. Például a legtöbb vállalati utazási Szabályzat meghatározza az utazási osztályt (például üzleti vagy gazdaságos) és a szállodai kategóriákat.

kezelési költségek és az utazási költségvetés

a vállalati utazás egy másik aspektusa, amelyet viszonylag nehéz megjósolni, a hitelkártya-kezelés és a rendeltetési hely költségei. Az utazási menedzserek felelősek az utazások elfogadható kiadási korlátainak meghatározásáért a pénzügyi nyomon követés egyszerűsítése érdekében.

a hitelkártyák és a költségek felső határa a vállalat számára nagyobb ellenőrzést biztosít az üzleti utazási kiadások felett. A munkavállalói morálhoz azonban bizonyos fokú szabadságra van szükség. Az utazási menedzser ezért felelős a szabadság és a költséghatékonyság közötti egyensúly megteremtéséért. Mivel a megélhetési költségek rendeltetési helyenként változnak, a kiadási korlátoknak ennek megfelelően kell változniuk.

a lehetséges buktató itt az, hogy nehéz felmérni a megfelelő összeget minden út. Ezért az iparágban tapasztalattal rendelkező utazási menedzser tudása és erőforrásai miatt gyakran jó választás.

adatok elemzése

míg a vállalati utazási politika célja a vállalat üzleti utazásainak minden eshetőségének lefedése, fontos elemezni az utazásokat. Az utazási menedzsernek össze kell gyűjtenie az összes utazás adatait, hogy tájékozott döntéseket hozzon az utazási politikával kapcsolatban.

például, ha vannak olyan ismétlődő esetek, amikor az alkalmazottak olyan utazásokat foglalnak, amelyek meghaladják a költségvetést, ezt a szempontot kell kezelni. A múltbeli utazásokon alapuló megbízható adatkészlettel az utazási menedzser azonosíthatja a problémákat, és konzultálhat az alkalmazottakkal, hogy megtudja, milyen változtatásokra van szükség.

végül a pénzügyi adatok hasznosak a KPI-k meghatározásakor és az üzleti utak jövedelmezőségének elemzésekor. Az irodavezetők egyértelműen láthatják a kiadásokat minden utazás nyereségével szemben, hogy lássák, melyek a legelőnyösebbek.

átfogó új technológia

az üzleti utazáshoz kapcsolódó technológia nagyon gyorsan fejlődik, és az utazási menedzsereknek lépést kell tartaniuk vele. A foglalási eszközök fejlesztése gyorsabbá és hatékonyabbá teszi a dolgokat az egész vállalkozás számára. Például egy utazási politika a helyén, az alkalmazottak most már a lehetőséget a foglalás a saját utazási, miközben a következő irányelveket.

az új technológia másik előnye a vállalati utazás adatoldala. Az Online vállalati utazáskezelő eszközök, például a TravelPerk, egy helyen tárolják az adatokat, így könnyen elemezhetők. Az intelligens Adattárolás másodlagos előnye, hogy csökkenti az e-mailek folyamainak szükségességét az utazások szervezésekor.

ezért az új technológiai fejlődéssel való lépéstartás nagyobb önállóságot biztosít az alkalmazottaknak, az utazási menedzsereknek pedig több ideje van arra, hogy más dolgokra összpontosítsanak.

miért fontos az utazási menedzser?

az üzleti utazásokkal kapcsolatos költségek gyakran a második legnagyobb kiadást jelentik a vállalatok számára a munkavállalói fizetések és juttatások mögött. És míg a COVID-19 drasztikusan csökkentette az üzleti utazásokat 2020-ban, az ipar már biztató ütemben tér vissza, és várhatóan teljes mértékben helyreáll az elkövetkező években.

mindkét pont azt jelenti, hogy az utazás továbbra is jelentős szerepet játszik a vállalat kiadásaiban. Ezért jó ötlet a vállalati utazások szakszerű kezelése.

miben különbözik az utazási menedzser használata a nem használatától?

az utazási menedzser használata erős ellenőrzési elemet ad a vállalati utazáshoz. A nem felügyelt utazás koordináció hiányához vezethet, ezért megnövekedett és váratlan költségekkel járhat az utazások megszervezése során.

az utazási menedzser folyamatosan arra törekszik, hogy javítsa az üzleti utazási élményt a csapattagok számára, és szintén köteles gondoskodni, biztosítva biztonságukat és jólétüket.

miben különbözik az utazási menedzser az utazási irodától?

az utazási menedzser felelős a vállalat üzleti utazásainak kulisszák mögötti szervezéséért és stratégiájáért. Iránymutatásokat javasolnak, kedvezményes tarifákat állapítanak meg és ajánlásokat adnak a munkavállalóknak, és általában házon belül vannak.

ezzel szemben az utazási iroda csak a járatok, a szállás és az üzleti utazások egyéb szempontjainak tényleges fenntartásában játszik szerepet. Az olyan új technológiák megjelenésével, mint a TravelPerk, sok ilyen feladatot az utazási menedzser kezelhet és kezelhet úgy, hogy tökéletesen összhangban legyen a vállalat utazási politikájával.

utolértük Natalie Marcantoniót, a Quadmark irodavezetőjét, hogy meghallgassuk gondolatait arról, hogy a vállalati utazás vonzó terület a munkához:

“munkaterületünkön az utazás mindig is fontos része volt a képzésünknek, valamint az ügyfelekkel és alkalmazottainkkal való találkozásunknak. Globális vállalat vagyunk, amely rugalmas távmunkával rendelkezik. A covid-járványig cégünk hatalmas része volt az, hogy utazhattunk és találkozhattunk csapatunkkal, ügyfeleinkkel és rendezvényeken való részvételünkkel világszerte.”(Natalie Marcantonio, irodavezető, Quadmark)