a Rubynál a virtuális recepciósok crackerjack munkatársai naponta több száz hívást indítanak – és sokat tanultunk a folyamat során!
ha még nem ismeri a telefonos válaszadást, vagy csak fel akarja frissíteni képességeit, ez az öt recepciós képzési tipp segít ragyogni, mint egy rubin—minden hívót lenyűgözve.
- soha ne mondd, hogy”nem tudom”
- parafrázis az üzenet szóról szóra
- erősítse meg a tartalmat
- vegyél levegőt és…
- mosoly
ez így van, ez olyan egyszerű!
1. Soha ne mondd, hogy” nem tudom ”
nagyon jó esély van arra, hogy olyan kérdéseket tesznek fel neked, amelyekre nem tudsz válaszolni, különösen, ha új vagy egy munkában. De azt mondani, hogy “nem tudom”, zsákutca. Ehelyett válassza a
” hadd derítsem ki neked”
“örülnék, hogy vizsgálja meg, hogy “
” nagy kérdés! Hadd vegyem fel a kapcsolatot a legjobb emberrel, aki válaszol.”
a “Let me” és az “I’ d happy to” kezdetű kifejezések nagyszerű módszerek a “nem tudom” blues legyőzésére.
2. Parafrázis az üzenet szóról szóra
a hívók szeretik tudni, hogy üzeneteiket pontosan továbbítják. Mi lenne jobb módja annak, hogy biztosítsuk őket erről, mint hogy megismételjük üzeneteiket? Ha recepciós képzésen megy keresztül, ez is nagyszerű módja annak, hogy vigyázzon a hibákra.
erősítse meg a tartalmat
mindig olvassa vissza a telefonszámokat, és írja le a trükkös neveket vagy szavakat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy helyesen vette le őket. Íme néhány tipp az információk megerősítéséhez.
Végy egy nagy levegőt, és
rengeteg dolgod van — Emailek halmozódnak fel, iratokat kell benyújtani, jelentéseket kell írni. A recepciós képzés kemény, és maga a munka még nehezebb! De amikor a telefon csörög, a legjobb, ha más irodai hubbubot helyez el a fejéből, és a bejövő hívásra összpontosít. Vegyen egy lélegzetet, fogadja a hívást, és üdvözölje a hívót nyugodt, barátságos hangon. Soha ne lássák, hogy izzadsz! Ó, és miközben beszél a hívóval, győződjön meg róla, hogy követi a következő lépést…
…mosolyogj!
butaságnak tűnik, igaz? Működik. Ha barátságos és hívogató hangot szeretne, a mosolygás a legegyszerűbb módja annak, hogy biztosítsa a tökéletes hangszínt. A mosoly segít abban is, hogy nyugodtnak és boldognak érezd magad. Ki mondta, hogy a munka nem lehet szórakoztató?