Dans la quête de comprendre les performances et d’augmenter la rentabilité, la plupart des entreprises mesurent continuellement une tonne de mesures différentes, allant de la satisfaction des clients et de l’engagement des employés, à la génération de prospects, aux conversions marketing et aux indicateurs de vente. Mais la mesure la plus universelle pour toute entreprise est peut-être le taux d’utilisation.

Si vous ne comprenez pas votre taux d’utilisation, vous ne pouvez pas comprendre votre efficacité et votre productivité, ce qui signifie que vous ne pouvez pas commencer à évaluer la rentabilité de votre entreprise. C’est pourquoi une multitude d’entreprises, des agences de création aux services professionnels en passant par les cabinets d’avocats et les consultants indépendants, surveillent de près leur taux d’utilisation. Mais comment le calculez-vous exactement avec précision?

Qu’est-ce que le taux d’utilisation?

En termes simples, le taux d’utilisation est le pourcentage des heures de travail totales d’une personne qui sont consacrées au travail qui peut être facturé à un client. Peu importe à quel point un employé est motivé ou productif, peu importe à quel point il est déterminé à faire le maximum absolu, le temps sera toujours son facteur limitant. Il n’y a que 24 heures dans la journée – et comme nous l’avons déjà exploré en profondeur, les êtres humains ne réussissent pas bien lorsque nous nous efforçons d’être « toujours actifs ».

Bien qu’un employé puisse travailler 40 heures par semaine, il est à peu près impossible de faire 40 heures de travail facturable. Les réunions, les pauses déjeuner, les appels téléphoniques, la formation et le développement des affaires y sont pour beaucoup. Mais en ce qui concerne le taux d’utilisation, il est important de trouver le bon équilibre: s’il est trop élevé, votre entreprise peut couper les coins ronds avec un travail interne essentiel et vous avez probablement besoin de plus de ressources; s’il est trop bas, vous risquez de ne pas apporter suffisamment de travail pour votre nombre de têtes.

Pourquoi devriez-vous surveiller le taux d’utilisation?

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles il est si important de surveiller le taux d’utilisation. Toute entreprise qui facture à l’heure – qu’il s’agisse d’une agence ou d’un cabinet d’avocats – doit savoir si elle facture suffisamment pour couvrir ses coûts plus les frais généraux. Si vous avez un taux d’utilisation sain, vous saurez que vous facturez efficacement. De plus, une fois que vous avez déterminé votre taux d’utilisation idéal, vous pouvez l’utiliser pour aider à comprendre de nombreuses autres fonctions commerciales importantes.

Les taux d’utilisation sont particulièrement importants en matière de gestion des ressources et peuvent améliorer considérablement les prévisions et l’optimisation des ressources. Au fur et à mesure qu’une entreprise se développe et que les équipes se développent, l’importance d’avoir une visibilité sur votre avenir devient encore plus vitale – et votre taux d’utilisation peut vous permettre de savoir si vous avez la capacité de prendre un nouveau client, si vous devez embaucher plus de personnes, si vous consacrez suffisamment de temps au travail des clients et si vous devez investir davantage dans des projets internes.

Comment calculez-vous le taux d’utilisation?

Alors, quelle est la meilleure façon de calculer le taux d’utilisation? La formule de base est assez simple: c’est le nombre d’heures facturables divisé par le nombre total d’heures disponibles (x 100).

Ainsi, si un employé facturait 32 heures à partir d’une semaine de 40 heures, il aurait un taux d’utilisation de 80%. Il existe en fait plusieurs façons différentes de calculer les taux d’utilisation selon que vous souhaitez comprendre les prix, l’embauche, la santé de l’organisation, etc.

Pour calculer votre taux d’utilisation au niveau de l’entreprise, divisez simplement le total de tous les taux d’utilisation des employés par le nombre total d’employés. Les solutions de suivi du temps les plus robustes peuvent vous fournir ces informations au niveau des employés et de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’un bon taux d’utilisation?

Alors, à quoi ressemble un bon taux d’utilisation? En fin de compte, cela dépend de l’entreprise; il n’y a pas un nombre spécifique qui fonctionne pour tout le monde, et ce n’est certainement pas un cas de plus le taux d’utilisation est élevé, mieux c’est. Un taux d’utilisation qui est continuellement proche de 100% suggère que le personnel est surmené et potentiellement proche de l’épuisement professionnel. Si c’est le cas pour vous, c’est une indication qu’il est peut-être temps d’embaucher de nouvelles personnes. Si vous avez un taux d’utilisation supérieur à 100%, cela indique généralement trop de travail hors du cadre ou une mauvaise planification.

Mais d’un autre côté, s’il y a un grand écart entre les taux d’utilisation et de réalisation, cela signifie que votre équipe passe trop de temps sur des tâches non facturables, ou qu’il n’y a pas assez de travail en cours – ce qui suggère qu’il y a des risques à venir. Cela pourrait également suggérer que vous avez trop de pigistes impliqués dans des projets. L’essentiel, cependant, est que cela signifie que vous devez apporter plus de travail facturable. Pour vous donner plus d’informations, vous pouvez utiliser la formule du taux d’utilisation idéal, qui est:

( Coûts + Profit) / Capacité potentielle x Taux facturable) x 100

En divisant les coûts des ressources, les frais généraux et la marge bénéficiaire par le total des heures disponibles et le taux facturable, vous pouvez calculer le taux d’utilisation idéal – qui est le taux d’utilisation optimal pour qu’une entreprise atteigne la marge bénéficiaire souhaitée.

Avant de pouvoir commencer à travailler tout type de taux d’utilisation, cependant, vous devez être en mesure de recueillir des informations précises sur l’évolution réelle de votre temps et la quantité de votre travail facturable. Comprendre votre taux d’utilisation est essentiel si vous voulez juger avec succès de la rentabilité de vos employés, de votre équipe et de votre entreprise – et bien qu’il s’agisse d’une mesure simple, elle peut avoir des effets considérables sur le fonctionnement de votre entreprise.