En tant que chef de bureau, vous devez être au top de votre propre travail et des résultats du reste du bureau. Même pour les gestionnaires de bureau les plus chevronnés, cela peut être une tâche ardue, en particulier pendant les journées stressantes où vous semblez éteindre des incendies à gauche et à droite. Mais avec quelques techniques simples, vous constaterez que ces journées deviendront de moins en moins fréquentes, vous donnant la possibilité de respirer entre les tâches. Utilisez ces sept conseils de gestion de bureau pour rester au courant de tout ce que vous devez faire:

Organisez votre espace de travail

Avant d’organiser quoi que ce soit d’autre au bureau, vous devez d’abord organiser votre propre espace. C’est simple, mais c’est puissant, surtout une fois que vous avez rangé tous vos stylos et trombones et relégué les papiers à une pile ou deux. Vous remarquerez que vous pouvez tout trouver, que ce soit une feuille de calcul ou une agrafeuse, beaucoup plus facilement, ce qui augmentera le temps dont vous disposez pour faire les choses importantes. Cela vaut également pour votre bureau — assurez-vous que chacun de vos dossiers, documents et photos a une maison clairement définie pour éviter toute confusion.

S’attaquer à votre boîte de réception

Nettoyer votre e-mail, c’est un peu comme manger du brocoli: Si vous y êtes nouveau, vous le détesterez probablement au début. Mais un jour, cela devient un peu plus agréable et, peu de temps après, vous en avez envie. Donnez-vous un peu de temps pendant la journée pour configurer votre boîte de réception pour réussir. Utilisez des étiquettes pour trier facilement les messages, vous désabonner des e-mails de masse que vous pourriez recevoir et vous débarrasser des anciens e-mails qui agissent simplement comme un encombrement. Une fois que vous avez jeté les bases, il est facile de garder votre boîte de réception propre et, plus important encore, efficace. Vous ne manquerez plus jamais un e-mail important.

Rethink reminders

Tout le monde dans un environnement de bureau a besoin de rappels de temps en temps, mais à un certain moment, ils cessent d’être utiles. Une enquête menée par Udemy a révélé que près de 3 travailleurs sur 4 (70%) admettent se sentir distraits pendant qu’ils travaillent, 16% déclarant qu’ils sont presque toujours distraits.

Si votre bureau est recouvert de notes autocollantes fluorescentes, vous cesserez de les voir et finirez par perdre de vue ce que vous devez faire. Si votre téléphone bourdonne toutes les cinq minutes avec un nouveau rappel, vous apprendrez à les régler au fil du temps. La meilleure façon de contourner ce problème est d’utiliser ces outils avec parcimonie. Utilisez des notes autocollantes uniquement pour les rappels ou notes quotidiens les plus importants, puis débarrassez-vous d’eux une fois qu’ils ont fait leur travail. Définissez quelques rappels sur votre téléphone, mais reléguez le reste de vos tâches à long terme à votre calendrier. Avec modération, ils sont beaucoup plus difficiles à ignorer.

Établir une communication claire

La pierre angulaire de l’organisation du chef de bureau dans n’importe quel environnement est la communication sous toutes ses formes. Assurez-vous que vos collègues savent comment entrer en contact avec vous, que ce soit via votre e-mail nouvellement nettoyé, une discussion privée sur Slack ou même simplement une discussion en face à face à votre bureau. Enregistrez-vous avec tout le monde individuellement ou lors d’une réunion d’équipe pour leur faire savoir comment vous joindre au mieux pendant la journée. Bien que vous ne soyez pas toujours en mesure d’aider tout ce dont ils pourraient avoir besoin tout de suite, la rationalisation de ce processus conduira à une communication plus structurée et meilleure tout au long de la ligne, ce qui peut complètement changer le ton d’un lieu de travail.

Décrivez vos attentes

Autant que vous le souhaitez parfois, vous ne pouvez pas tout faire au bureau. Mais en établissant des responsabilités, des objectifs et des délais clairs, vous pourrez toujours garder un œil sur chaque tâche comme si vous les faisiez vous-même. Créez un calendrier principal des objectifs et partagez-le avec l’ensemble du bureau. Organisez des réunions individuelles pour vous assurer que chacun est sur la bonne voie pour répondre à ses attentes. En déléguant le travail et en s’assurant que chacun fait sa part, les tâches compliquées ne feront que devenir plus faciles à planifier et à accomplir.

Normalisez votre journée de travail

Il peut sembler que deux jours ne sont pas les mêmes pour les gestionnaires de bureau, mais une grande partie de l’organisation du bureau apprend à rendre vos journées aussi uniformes que possible. Réservez la même heure chaque jour pour certaines tâches, que ce soit 15 minutes pour rattraper les courriels, une demi-heure pour rencontrer des individus ou quelques heures pour des projets en cours. Déjeunez et faites des pauses à la même heure chaque jour. L’objectif est d’entraîner votre cerveau à se concentrer sur la bonne chose au bon moment, ce qui améliorera votre gestion du temps et vous préparera à conquérir le travail qui vous attend.

Analyser le bureau

Il s’agit peut-être de l’astuce de gestion de bureau la plus difficile à maîtriser, mais ses avantages peuvent transformer complètement le fonctionnement de votre lieu de travail. Examinez attentivement chaque aspect de l’environnement de bureau, des réunions aux pauses déjeuner en passant par les modes de communication. Demandez-vous maintenant: Qu’est-ce qui peut être amélioré? Peut-être qu’il y a cinq équipes sur un projet alors qu’il pourrait vraiment y en avoir quatre, ou peut-être que des réunions se déroulent à un moment gênant qui interrompt le flux de travail. Mettez en œuvre le changement, aussi petit soit-il, et observez que les résultats de votre bureau deviennent plus efficaces et mieux organisés.

Améliorez le flux de travail de votre bureau avec ces 7 méthodes simples et efficaces :

1. Organisez votre espace de travail

2. Adressez-vous à votre boîte de réception

3. Rappels Rethink

4. Établir une communication claire

5. Décrivez vos attentes

6. Normalisez votre journée de travail

7. Analyser le bureau