Un chef d’orchestre a un travail extrêmement important. Leur rôle est d’écouter de manière critique les sons et les différentes forces d’un groupe de musiciens, de définir le tempo et de contrôler la sortie finale pour un public. Un modérateur de panel porte les mêmes chapeaux. Un modérateur efficace peut aider à contrôler la dynamique des différentes personnalités, en créant une conversation uniforme et équilibrée qui reste sur le sujet et fournit des informations exploitables.

Au cours de l’année écoulée, j’ai personnellement organisé et animé plus de 25 panels mettant en vedette des dirigeants de grandes marques. Au cours de ces conversations, j’ai identifié sept étapes à suivre pour assembler et modérer un panel comme un pro.

1. Diversifiez vos panélistes.

S’en tenant à l’exemple de l’orchestre, il est généralement plus intéressant d’avoir deux instruments différents jouant ensemble, plutôt que deux personnes jouant toutes les deux de la flûte. Gardez cette logique à l’esprit si vous avez la possibilité d’aider à sélectionner les panélistes. Creusez profondément dans les conférenciers possibles, assemblant un groupe de personnes ayant des compétences, des spécialités et des forces variées. Essayez de trouver des panélistes qui peuvent parler de différentes expériences avec le sujet que vous aborderez.

Par exemple, un panel sur l’amélioration du processus d’embauche pourrait comporter un responsable des ressources humaines interne, un recruteur externe, une personne en recherche d’emploi et le fondateur d’une entreprise de talents. Il est également important de produire un panel diversifié en termes de sexe, d’âge et d’origine ethnique.

2. Sondez votre public.

Si vous participez au processus de RSVP, demandez aux participants de soumettre une question dans le cadre de leur RSVP. Cette étape facile vous aidera à mieux comprendre les objectifs des participants, ainsi qu’à fournir un brainstorming précieux pour les sujets de discussion. Parcourez chaque question, recherchez des tendances dans les demandes et essayez d’intégrer quelques-unes de ces demandes dans votre conversation.

L’autre avantage de sonder le public à l’avance est que vous pouvez créer une liste de questions de sauvegarde pour un Q & A au cas où le public hésiterait à poser ces questions en personne.

3. Faciliter les conversations de préparation individuelles, pas celles de groupe.

Dans la mesure du possible, c’est une bonne idée d’avoir une conversation de 20 minutes avec vos panélistes avant l’événement prévu pour recueillir leurs premières réflexions sur le sujet de discussion et les mettre à l’aise avec vous poser des questions. Au cours de ces appels ou réunions de café, gardez la conversation plus ouverte et prenez des notes qui peuvent ensuite se traduire par de bonnes questions pour aborder ces points de discussion.

Cependant, évitez d’organiser une conversation de groupe ou une conférence téléphonique avant l’événement. Les appels planifiés ont tendance à ternir la conversation parce que les panélistes ont déjà une idée de la réponse de chaque personne et de quelques exemples qui seront utilisés. Au lieu de cela, les panélistes doivent être activement à l’écoute et répondre organiquement les uns aux autres lors de l’événement. De plus, les appels de groupe sont difficiles à planifier, car ils nécessitent que des panélistes soient disponibles en même temps. Sautez une conférence téléphonique et demandez plutôt aux panélistes d’arriver au moins 15 minutes à l’avance pour discuter avant de monter sur scène.

4. Entraînez-vous à dire des questions à haute voix.

Passez du temps à rédiger des questions réfléchies et ouvertes et à les hiérarchiser dans un ordre logique. Votre rôle en tant que modérateur est d’être aussi clair et concis que possible, et la meilleure façon de le faire est de lire chaque question à haute voix. Tout comme vous vous entraîneriez pour n’importe quel discours ou présentation, passez du temps à peaufiner la langue et à vous assurer que chaque question semble naturelle. Vous pouvez ajouter quelques questions supplémentaires while bien qu’il soit peu probable que vous passiez à travers tout, il est préférable d’être préparé avec des démarreurs de conversation supplémentaires si nécessaire.

Avant l’événement, partagez une liste de questions possibles avec le panel afin qu’il sache à quoi s’attendre. Cependant, faites savoir aux panélistes que la conversation peut se dérouler de manière organique et qu’ils n’ont pas besoin d’être prêts à répondre à toutes les questions.

5. Résumez, défiez et redirigez les questions.

Une fois qu’un panel démarre, votre objectif devrait être de maintenir la conversation sur la bonne voie, de continuer à poser des questions intelligentes et de rediriger les questions vers les panélistes qui, selon vous, seront particulièrement utiles pour ajouter plus de couleur à une réponse.

Par exemple, vous pouvez rediriger une question en disant « C’est un point vraiment unique, Jim. Donc, ce que vous dites, c’est que les recruteurs devraient passer plus de temps avec l’équipe avant le début du processus d’embauche. Nancy, en tant que recruteuse interne, êtes-vous d’accord? »

J’apporte toujours un stylo sur scène pour noter les points intéressants des conférenciers sur lesquels j’espère revenir. Cela rend beaucoup plus facile de poser une question de suivi inattendue et naturelle si un point a été soulevé qui nécessite des éclaircissements ou qui semble être une perspective unique.

6. Restez neutre.

Bien que vous puissiez être d’accord ou en désaccord avec certains des points soulevés, votre rôle en tant que modérateur est de rester neutre. Il est bon d’encourager le débat et les opinions divergentes, mais vous ne devez pas prendre une position active. Gardez vos réponses personnelles au minimum et laissez les panélistes parler.

7. Ayez une dernière question forte.

Vous voulez terminer sur une note forte. Avant le début de l’événement, choisissez une question que vous conserverez pour la fin de la conversation, qui fournira des conseils exploitables ou des conclusions positives pour le public. Au lieu de demander aux panélistes de résumer les dernières réflexions, annoncez que ce sera la dernière question, afin qu’ils puissent conclure leurs réflexions finales dans leurs réponses.

Modérer un panel est très amusant, et j’espère que vous aurez l’opportunité de diriger un panel dans votre carrière!