AVEC des centaines, voire des milliers de patients sur votre liste, les cabinets dentaires peuvent rapidement être submergés de dossiers, de rapports, de photos et de modèles d’étude. Mais Avant que vous décidiez d’avoir une évacuation de masse, assurez-vous que vous ne vous débarrassez de rien de vital.
Comme point de départ, il est recommandé d’avoir une politique écrite exhaustive en place pour la tenue de dossiers. Cela devrait concerner à la fois les exigences légales spécifiques et les dimensions procédurales pertinentes énoncées dans les conditions d’utilisation du NHS.
La réglementation du NHS en vigueur exige que les praticiens dentaires généraux en Angleterre, au Pays de Galles et en Écosse conservent les enregistrements de traitement du patient, les radiographies, les photographies et les modèles d’étude associés pendant une période de deux ans (six ans en Irlande du Nord) après l’achèvement du traitement et des soins dans le cadre d’un accord de soins continus / capitation, ou un traitement différé, y compris des traitements occasionnels.
Mais d’un point de vue dento-légal, la Division des services professionnels en Écosse et le Ministère de la Santé et des Services sociaux conseillent tous deux aux dentistes de conserver leurs dossiers pendant des périodes beaucoup plus longues, jusqu’à un maximum de 30 ans.
Légitime défense
Ceci est important lorsqu’il s’agit de gérer les plaintes, les réclamations pour négligence et les enquêtes réglementaires potentielles menées par le Conseil dentaire général (GDC). Les procédures de plaintes du NHS en général permettent à un patient ou à ses représentants de déposer une plainte jusqu’à un an à compter de l’incident dont ils se plaignent, ou à partir du moment où ils en ont pris connaissance pour la première fois.
Les réclamations pour négligence clinique permettent de notifier une action pour une période de trois ans suivant l’incident pertinent ou à compter de la date de connaissance de la réclamation potentielle; et dans le cas des enfants jusqu’à leur 21e anniversaire (ou jusqu’à trois ans à compter de leur date de connaissance).Bien qu’il n’y ait pas de règle spécifique sur les délais, dans la pratique, le CDM est plus susceptible d’examiner les questions de fitnesspour la pratique découlant du traitement fourni au cours des cinq dernières années.
La disponibilité de dossiers de traitement clairs et exhaustifs peut s’avérer inestimable en réponse à une réclamation/action ainsi que dans la préparation d’une défense solide aux allégations en cours. Des dossiers dentaires concis et complets peuvent et font la réclamation de stopa dans ses traces. Des enregistrements de mauvaise qualité ou inexistants signifient qu’un praticien doit se fier uniquement à sa mémoire des événements et à sa pratique habituelle, mais le tribunal a tendance à supposer que le souvenir d’un patient est plus qu’exact lorsqu’il décide de tout conflit de preuves factuelles.
Autres lois
Dans certaines circonstances, la Loi de 1987 sur la protection du consommateur peut également s’appliquer aux dentistes en tant que fournisseurs et utilisateurs de produits. Ces enregistrements doivent être conservés pendant au moins 10 ans après la dernière présence du patient, que votre cabinet utilise des dossiers manuels ou électroniques.
Sur ce sujet, où un cabinet a conservé tous les dossiers dentaires manuscrits, ceux-ci doivent être sauvegardés conformément aux protocoles du fournisseur de systèmes. À ce stade, ils deviennent unenregistrement permanent et tous les enregistrements écrits à la main originaux peuvent être éliminés de manière sécurisée. Cela satisfait également à la Loi sur la protection des données 2018 (DPA) qui interdit le traitement d’informations personnelles « excessives ». L’une des étapes importantes de la numérisation des enregistrements consiste à s’assurer que votre système autorise l’impression des enregistrements à des fins légales ou réglementaires ou à des demandes d’accès soumises.
Le MDDUS recommande donc:
- Les dossiers de traitement, les radiographies, les modèles d’étude et toute autre correspondance sont conservés pendant au moins 10 ans après la dernière présence du patient au cabinet.
- Pour les enfants, conservation des dossiers comme ci-dessus jusqu’à ce que le patient ait au moins 25 ans.
- Modèles orthodontiques – conserver les modèles pré et postopératoires originaux comme ci-dessus, mais rejeter les modèles intermédiaires après une période de cinq ans.
Les principes actuels de protection des données conseillent de ne pas conserver ou traiter les informations personnelles plus longtemps que nécessaire, mais dans les circonstances que nous avons examinées dans cet article, les incitations réglementaires ou juridiques pertinentes à la conservation des enregistrements l’emporteront sur les considérations de protection des données.
Élimination sécuritaire
Vous devez vous assurer que la méthode de traitement des dossiers des patients que vous avez choisie est efficace et protège pleinement la confidentialité. Les méthodes recommandées sont le déchiquetage, la réduction en pâte ou l’incinération.Si vous avez sous-traité ce service à un tiers, vous devez d’abord demander des assurances écrites qu’il soit conforme à la DPA.
De même, les dispositifs de stockage de données informatiques doivent être écrasés ou détruits. Votre fournisseur de logiciels peut vous aider.
Lorsque vous envisagez d’éliminer des enregistrements papier plus anciens, par exemple pour les patients qui n’ont pas eu de contact avec vous depuis au moins 10 ans, il est bon d’utiliser un journal de bord manuel ou une feuille de calcul électronique pour noter la date, le nom du patient, la date de naissance, la dernière date d’attente, la raison de la destruction, la destruction autorisée par et la méthode de destruction. Cela vous permettra de fournir une réponse complète à toute personne soumettant une demande d’accès après la période de conservation de 10 ans.
Alan Frame est conseiller en risques au MDDUS