Si vous êtes propriétaire ou travaillez dans une agence de marketing, vous savez que le reporting régulier de vos résultats aux clients est essentiel pour renforcer la confiance, démontrer de la valeur et fidéliser les clients sur le long terme.

Lorsque vous commencez à créer l’agence, vous effectuez probablement la plupart de vos rapports manuellement, généralement en rassemblant une variété d’outils gratuits. Cependant, à mesure que vous développez votre agence, le temps passé à générer manuellement des rapports chaque mois peut commencer à s’accumuler rapidement.

La réalité est que, bien que le reporting soit un élément essentiel de la gestion et de la mise à l’échelle d’une agence, ce n’est pas une activité sur laquelle vous devriez passer trop de temps. En particulier, le processus de création manuelle de rapports n’améliore pas les résultats de vos clients et ne vous aide pas à décrocher de nouveaux clients.

Par conséquent, à mesure que les agences dépassent les premières étapes de leur activité, les rapports doivent être automatisés autant que possible à l’aide d’un logiciel afin que vous puissiez vous concentrer sur la mise à l’échelle de l’agence.

Dans ce guide, nous allons discuter exactement de ce que signifie l’automatisation des rapports, pourquoi elle est cruciale pour les agences, les différents types d’outils de reporting, et enfin nous allons examiner un processus étape par étape pour automatiser vos rapports.

Le guide est organisé comme suit:

• Qu’est-ce que le Reporting automatisé ?
• Pourquoi l’automatisation des rapports est importante pour les agences
• Examen des Différents types d’Outils de reporting
• Étape par étape: Comment Automatiser votre Processus de Reporting

Commençons.

Qu’est-ce que le reporting automatisé ?

Le fait est que le paysage du marketing numérique d’aujourd’hui implique souvent de traiter quotidiennement de nombreuses sources de données différentes. Vous essayez peut-être de classer vos clients de manière organique dans les moteurs de recherche, d’exécuter des publicités Facebook et Google payantes ou de gérer une campagne de marketing par e-mail. Quel que soit le type d’activité marketing que vous effectuez pour vos clients, vous avez probablement plus de données provenant de chacun de ces canaux que vous ne savez quoi en faire.

Pour aider à résoudre ce défi pour les agences de marketing, un logiciel de reporting automatisé vous permet de connecter simplement votre compte à diverses sources de données et de récupérer automatiquement les données au quotidien.

Pour ce faire, les outils de reporting automatisés utilisent des API ou des interfaces de programmation d’applications, qui permettent à deux systèmes d’envoyer des données entre eux. Étant donné que les données que vous devez suivre sont automatiquement extraites de chaque plate-forme, cela libère un temps important lorsque vient le temps de générer des rapports.

Avant de continuer, il convient cependant de noter que même si vous utilisez un logiciel de reporting automatisé, celui-ci ne doit pas nécessairement être automatisé à 100%. En particulier, vous devriez toujours examiner les données de vos clients et leur fournir des commentaires et des informations personnalisés avec chaque rapport.

Le processus de personnalisation de chaque rapport est encore beaucoup plus efficace que de générer les rapports vous-même et contribue grandement à créer de la valeur et à fidéliser les clients à long terme.

Pourquoi l’automatisation des rapports est importante pour les agences

Nous avons déjà discuté de quelques-unes des raisons de haut niveau pour lesquelles l’automatisation du processus de génération de rapports chaque mois est logique, mais examinons-les maintenant un peu plus en détail.

Coûts de reporting

Avant de décider de mettre en œuvre un logiciel de reporting automatisé, vous devez d’abord avoir une idée claire de vos coûts de reporting actuels.

Pour vous donner un exemple, examinons les coûts de reporting qu’une agence typique pourrait engager.

Disons que l’agence compte actuellement 25 clients et que vous envoyez des rapports sur une base mensuelle. Si chaque rapport ne prend que 5 heures par mois et que vous payez en moyenne 35 an de l’heure à votre personnel, cela se décompose en 4375 costs de coûts de rapport chaque mois, soit 52500 per par année.

Comme vous pouvez le constater, les coûts des rapports manuels s’additionnent rapidement.

Un logiciel de reporting automatisé peut vous coûter entre 50 $ et 500 each et plus chaque mois, selon la taille de l’agence, mais comme vous pouvez le voir, un outil comme celui-ci se rentabilise très rapidement.

Si vous ne savez pas quels sont vos coûts de reporting actuels et que vous souhaitez les calculer vous-même, consultez notre calculateur de coûts ici.

Cohérence

Si vous avez essayé le reporting manuel pendant un certain temps, vous savez que lorsque la période de reporting est presque terminée, il peut souvent être difficile de tout préparer et de s’assurer qu’il est envoyé à temps.

Les employés qui s’occupent des rapports peuvent tomber malades, ou un certain nombre d’autres projets peuvent survenir, quelle qu’en soit la raison sans automatiser et planifier les rapports à l’avance, vous laissez une partie essentielle de la gestion de l’agence en partie au hasard.

Avec un outil de reporting automatisé, en revanche, une fois que vous avez configuré chaque campagne au départ et connecté vos sources de données, vous savez que, quoi qu’il arrive, vous fournissez constamment les mises à jour que vous avez promises aux clients.

Évolutivité

Une autre raison pour laquelle le reporting automatisé est si important pour les agences est l’évolutivité qu’il offre. Si vous fournissez un service précieux aux clients existants et que vous travaillez à générer de nouveaux prospects pour l’agence, ce n’est qu’une question de temps avant de commencer à évoluer.

De plus, la mise à l’échelle d’une agence peut se faire très rapidement, et si vous n’êtes pas prêt avec les bons outils en place, cela peut être désastreux. Par exemple, si tous vos employés actuels passent leur temps avec des tâches de reporting manuelles, vous n’aurez peut-être pas le temps d’embaucher plus de personnes pour gérer l’afflux de nouvelles entreprises.

En revanche, si vous utilisez un logiciel de création de rapports, il est souvent aussi facile d’étendre votre flux de production de rapports existant que de passer à un plan de tarification plus élevé.

Opportunités de vente incitative

Enfin, fournir des rapports marketing de haute qualité est un excellent moyen de présenter de nouvelles opportunités à vos clients existants, ce qui peut souvent leur permettre de vendre des services supplémentaires.

Par exemple, si vous diffusez des annonces PPC pour un client et que vous voyez une opportunité pour lui de se classer organiquement dans les moteurs de recherche, vous pouvez ensuite utiliser un outil d’analyse des concurrents et leur montrer exactement ce que cela pourrait signifier pour leur entreprise dans votre rapport marketing. En disposant d’un outil qui peut automatiquement extraire toutes ces données de diverses sources, il vous suffit d’expliquer à votre client pourquoi le service est précieux pour son entreprise.

Examen des différents types d’outils de reporting

Maintenant que nous avons discuté de l’importance de l’automatisation des rapports pour les agences, examinons quelques différents types de logiciels de reporting et d’analyse disponibles, y compris les avantages et les inconvénients de chacun.

Rapports de bricolage avec des outils gratuits

Un moyen courant pour de nombreux spécialistes du marketing d’entrée de gamme de démarrer consiste simplement à assembler divers outils gratuits. Cela comprendra généralement des outils tels que Google Sheets ou Excel, Google Docs pour rédiger des résumés de rapports et peut-être une présentation PowerPoint.

L’inconvénient évident de cette approche est qu’elle prend énormément de temps et que le résultat final est souvent moins qu’impressionnant pour les clients.

Le seul avantage réel de cette approche est qu’elle est entièrement gratuite, bien que si vous additionnez les heures nécessaires pour générer les rapports, ce n’est vraiment pas le cas.

Tableaux de bord d’analyse de données

Le prochain type d’outil de création de rapports sont les tableaux de bord d’analyse de données tels que Google Data Studio. Bien qu’une plate-forme comme celle-ci soit certainement un pas dans la bonne direction à partir d’une feuille de calcul, il peut encore être très long d’apprendre à l’utiliser efficacement.

Un autre des principaux inconvénients d’une plate-forme comme Google Data Studio est qu’elle a des intégrations limitées avec d’autres plates-formes de marketing. En fait, si vous lisez les critiques de Data Studio, un thème commun est que la connexion à des plates-formes qui ne sont pas la propriété de Google est très difficile.

Plates-formes de Business Intelligence (BI)

Les plates-formes de Business intelligence telles que Tableau et Domo sont des outils incroyablement puissants en matière d’analyse de données.

L’un des problèmes majeurs de ces plateformes, cependant, est qu’elles nécessitent un investissement sérieux en termes d’apprentissage de leur utilisation, surtout si vous n’êtes pas analyste de données. Si vous êtes un analyste de données, l’avantage de ces plates-formes est que vous pouvez les utiliser pour une analyse approfondie du Big Data dans n’importe quel secteur.

Cela dit, cela peut également être considéré comme un inconvénient pour les agences car les plateformes ne sont pas spécifiquement axées sur les données marketing. Bien que vous puissiez analyser tout type de données avec ces plates-formes, le manque de spécialisation en termes de connexions de données les rend souvent moins idéales pour les agences de marketing.

Plateformes de reporting automatisées

Enfin, les plateformes de reporting automatisées telles que AgencyAnalytics sont conçues spécifiquement pour les agences de marketing, ce qui signifie que les connexions de données sont concentrées sur les plateformes que vos clients utilisent.

Ces plates-formes sont également construites de manière beaucoup plus intuitive que la plupart des plates-formes de BI, ce qui signifie que les spécialistes du marketing techniques et non techniques peuvent en tirer de la valeur. Comme indiqué dans la section précédente, une fois que vous avez configuré vos intégrations initiales de données, les principaux avantages pour les agences sont la cohérence de vos rapports, l’évolutivité de la génération de nouveaux rapports et la valeur qu’ils présentent aux clients.

Étape par étape: Comment Automatiser votre processus de reporting

Maintenant que nous savons ce qu’est l’automatisation des rapports, pourquoi elle est importante et les différents types d’outils d’analyse à votre disposition, examinons un processus étape par étape de génération automatique de rapports avec AgencyAnalytics.

Étape 1: Préparation

Avant de commencer votre processus de déclaration à quelque titre que ce soit, il est généralement recommandé de mettre en place les processus suivants:

• Indicateurs de performance clés & : La première étape de la création de rapports consiste à déterminer les indicateurs de performance clés et les indicateurs que vous devez inclure dans le rapport. Comme indiqué dans notre guide de suivi SEO, vous pouvez souvent les comprendre en posant à chaque client un ensemble de questions initiales concernant son entreprise lors de la phase d’intégration.

• Fréquence de reporting : Ensuite, vous souhaitez décider de la fréquence de reporting que vous utiliserez. Beaucoup d’agences utilisent des rapports mensuels, bien que si vous utilisez un outil d’automatisation des rapports, vous pouvez aller plus loin et envoyer facilement des rapports quotidiens ou hebdomadaires. De plus, vous pouvez toujours choisir d’utiliser un tableau de bord de marketing en direct en temps réel et de fournir un accès 24/7 à vos clients.

• Attribution des rôles: Comme mentionné précédemment, même si vous utilisez un logiciel de reporting, il est généralement recommandé de personnaliser chacun avec des commentaires et des informations sur la période de reporting. Décider qui fournira ces informations pour chaque client est une autre étape importante avant d’automatiser vos rapports. Si vous choisissez d’envoyer des rapports périodiques au lieu d’un tableau de bord, cela peut facilement être fait avec un résumé du rapport comme indiqué ci-dessous:

Étape 2 : Création d’une campagne

Une fois que vous avez choisi les indicateurs de performance clés, les métriques, la fréquence des rapports et qui est responsable des rapports, l’étape suivante consiste à créer une campagne pour votre client. Dans AgencyAnalytics, une campagne est simplement un site Web, donc dans la plupart des cas, chaque client aura une campagne à moins d’avoir plusieurs sites Web.

Pour créer une nouvelle campagne, accédez simplement à votre tableau de bord racine et cliquez sur  » Créer une campagne »:

Dans cette étape, vous serez invité à ajouter des informations de campagne de base telles que le nom de l’entreprise, le domaine et vous pouvez éventuellement spécifier un groupe pour organiser vos campagnes.

Étape 3: Connexion de vos sources de données

L’étape suivante pour automatiser votre processus de reporting consiste simplement à connecter les sources de données pertinentes à votre campagne. AgencyAnalytics propose actuellement plus de 65 intégrations marketing pour tout, du PPC aux médias sociaux, en passant par le référencement, l’analyse, le suivi des appels, les e-mails, les avis et le commerce électronique.

Pour cet exemple, regardons la connexion des publicités Facebook pour nos rapports. Pour ce faire, vous accédez d’abord à la campagne, puis cliquez sur « Intégrations »:

Cliquez ensuite sur « Facebook Ads » dans la liste des intégrations disponibles:

Ensuite, il vous suffit de cliquer sur « Connecter un compte » et vous serez invité à sélectionner le compte que vous souhaitez connecter.

Étape 4: Choisissez Entre Envoyer des rapports ou Créer un tableau de bord

Ensuite, vous voulez décider si vous allez donner à vos clients un accès 24h/24 et 7j/7 à un tableau de bord ou leur envoyer des rapports périodiques. Si vous souhaitez que vos rapports soient opérationnels le plus rapidement possible, vous pouvez utiliser nos modèles de tableau de bord et de rapports.

Ci-dessous, vous pouvez voir un exemple de modèle de tableau de bord pour les publicités Facebook, que vous pouvez prévisualiser en direct ici:

Si vous souhaitez plutôt utiliser un modèle de rapport, voici un exemple de modèle de publicités Facebook, que vous pouvez prévisualiser en direct ici.

Étape 5 : Personnalisez vos rapports ou Tableaux de bord

Si vous souhaitez personnaliser vos rapports ou tableaux de bord, vous pouvez utiliser notre éditeur de glisser-déposer. Si vous souhaitez personnaliser un widget particulier sur le tableau de bord, vous pouvez simplement cliquer sur « Modifier le tableau de bord » et vous verrez une icône d’engrenage qui vous permet d’appliquer vos personnalisations.

Étape 6 : Marquez en blanc vos rapports avec l’image de marque de votre agence

Après avoir créé votre rapport ou votre tableau de bord, l’étape suivante consiste à les étiqueter en blanc avec l’image de marque de votre agence. Les fonctionnalités en marque blanche d’AgencyAnalytics incluent la possibilité de personnaliser les logos, les jeux de couleurs, si vous êtes sur le plan de l’Agence ou supérieur, vous pouvez ajouter votre propre domaine et e-mail personnalisés, et si vous êtes sur le plan Entreprise, vous pouvez configurer des profils en marque blanche pour chacun de vos clients.

Pour marquer vos rapports en blanc, cliquez simplement sur « Paramètres » dans le coin gauche et vous verrez un onglet appelé « Marque blanche »:

Étape 7: Créez un résumé du rapport ou Ajoutez des Commentaires personnalisés au Tableau de bord

Ensuite, si vous souhaitez ajouter vos propres informations sur le rapport, la meilleure façon de le faire est d’utiliser un résumé du rapport. Voici un exemple de résumé de rapport de notre modèle de publicités Facebook:

Ou si vous choisissez d’utiliser un tableau de bord, vous pouvez facilement ajouter un widget de zone de texte et spécifier exactement ce que vous avez accompli chaque mois:

Étape 8: Fournir un accès client au Tableau de bord ou Planifier des rapports automatisés

La dernière étape consiste à fournir un accès client à votre tableau de bord ou à planifier des rapports automatisés sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.

Si vous utilisez un tableau de bord pour créer un compte client, cliquez simplement sur l’onglet « Utilisateurs » de votre campagne et cliquez sur « Créer un utilisateur »:

Après cela, vous aurez la possibilité de choisir entre un compte client ou un compte personnel:

Si vous décidez d’utiliser le reporting périodique, vous pouvez utiliser notre Assistant de planification pour décider de la fréquence, du jour du mois, de l’heure et de la plage de dates de reporting:

Vous pouvez ensuite spécifier le contenu de chaque e-mail de rapport qui sera envoyé aux clients.

Résumé: Reporting automatisé pour les agences

Comme nous l’avons discuté, bien que le reporting soit un élément essentiel de la gestion d’une agence, la création manuelle de rapports chaque mois peut prendre énormément de temps et être inefficace.

Au lieu de rassembler divers outils et d’essayer de suivre manuellement les données, les rapports automatisés extraient automatiquement ces données via une API afin que vous puissiez vous concentrer sur les campagnes elles-mêmes.

Bien qu’il existe d’autres types de plates-formes d’analyse de données et de BI disponibles, puisqu’elles ne sont pas axées sur les agences de marketing, cela signifie que les connexions de données ne sont souvent pas là. Non seulement cela, mais ces outils sont souvent conçus pour les analystes de données dont le seul travail est d’apprendre à utiliser la plate-forme.

Le logiciel de reporting automatisé, quant à lui, dispose déjà de toutes les connexions de données marketing dont vous avez besoin, il vous suffit donc de connecter vos comptes pour commencer à automatiser vos rapports.

En résumé, le logiciel de reporting automatisé offre un certain nombre d’avantages en termes de temps et de coûts pour les agences — parmi les plus notables, citons la cohérence des rapports, l’évolutivité et la facilité de démontrer la valeur de vos services.