En tant que cabinet comptable externalisé avec une expertise dans QuickBooks Online, nous travaillons avec de nombreuses entreprises pour les aider à fermer leurs livres pour la fin de l’année.
En seulement huit étapes, vous devez d’abord fermer vos livres dans QuickBooks Online:
- Vous devez cliquer sur le nom de l’entreprise (icône en forme d’engrenage), dans le coin supérieur droit
- Sélectionnez Compte et paramètres
- Allez dans l’onglet Avancé
- Sous Comptabilité, cochez la case Fermer les livres
- Entrez la date de clôture
- Définissez si oui ou non un mot de passe est nécessaire pour modifier les transactions clôturées
- Cliquez sur Enregistrer
- Cliquez sur Terminé
En ce qui concerne la fin de l’année, certaines tâches que vous devez effectuer dans QuickBooks Online afin de clôturer l’année et de vous préparer à une nouvelle. Voici les tâches répertoriées dans la section Communauté d’affaires en ligne QuickBooks.
Tâche QuickBooks Online #1: Confirmez le premier mois de votre exercice
Pour confirmer ou modifier le premier mois de votre exercice:
- Accédez à l’icône de réglage
- Sélectionnez Compte et paramètres
- Sélectionnez Avancé
- Dans la section Comptabilité, vérifiez que le paramètre du champ du Premier mois de l’exercice est correct, ou sélectionnez l’icône en forme de crayon pour modifier le paramètre
- Sélectionnez Enregistrer et terminé
Tâche en ligne QuickBooks #2: Vérifier les soldes des comptes clients, envoyer des relevés et effacer les dépôts impayés
Pour vérifier les soldes des comptes clients:
- Sélectionnez Rapports
- Dans la barre de recherche, entrez Résumé du vieillissement des comptes clients ou Détail du vieillissement des comptes clients et sélectionnez le rapport que vous souhaitez examiner. Ces rapports sont disponibles dans QuickBooks Online Essentials et Plus uniquement
- Consultez le rapport pour identifier les clients ayant des soldes impayés
Pour envoyer un relevé:
- Sélectionnez Ventes, puis Clients
- Localisez le client auquel vous souhaitez envoyer un relevé
- Dans le menu déroulant de la colonne Action, sélectionnez Créer un relevé
- Dans la fenêtre Créer des relevés, sélectionnez Imprimer et Prévisualiser pour imprimer le relevé, ou sélectionnez Enregistrer et envoyer pour créer et prévisualiser un e-mail à envoyer avec le relevé au client
Vous devez également confirmer que tous les dépôts sont compensés, de sorte qu’ils ne sont pas inclus dans votre revenu de l’année en cours.
Tâche en ligne QuickBooks #3: Confirmer les soldes des comptes fournisseurs, payer les factures et rédiger des chèques
D’ici la fin de l’année, vous devriez payer toutes les factures impayées que vous devez et traiter tous les crédits, remises ou produits qui vous sont dus de vos fournisseurs (le cas échéant).
Pour examiner les factures impayées:
- Sélectionnez Rapports
- Dans la barre de recherche, entrez Sommaire du vieillissement des comptes fournisseurs ou Détail du vieillissement des comptes fournisseurs et sélectionnez le rapport que vous souhaitez examiner. Ces rapports sont disponibles dans QuickBooks Online Essentials et Plus uniquement
- Examinez le rapport pour identifier les factures impayées à payer avant la fin de l’année
Besoin d’aide supplémentaire pour payer les factures? Cliquez ici
Tâche en ligne QuickBooks #4: Réconcilier les comptes bancaires, les cartes de crédit et la petite caisse
Voici un article sur la façon de réconcilier les comptes bancaires dans QuickBooks, avec une vidéo étape par étape.
Pour rapprocher vos comptes bancaires et de carte de crédit dans QuickBooks online:
- Allez dans Paramètres️️
- Sélectionnez Rapprocher
- Suivez les instructions pour faire correspondre les transactions sur votre relevé bancaire ou de carte de crédit avec les transactions sur la page Rapprocher
Pour des informations détaillées sur les rapprochements de fin d’année, consultez ici.
Tâche en ligne QuickBooks #5: Exécuter des rapports de fin d’année
Pour exécuter des rapports de fin d’année:
- Accédez aux Rapports
- Localisez et examinez le Rapport de Profits et pertes et le Bilan, ainsi que tous les rapports personnalisés dont vous ou votre comptable avez besoin
- Assurez-vous que le chiffre du Bénéfice de l’année correspond au solde du rapport de profits et pertes
Tâche en ligne QuickBooks #5: Obtenez des conseils d’experts en comptabilité
À ce stade du processus de fin d’année, il est préférable de collaborer avec votre équipe de gestion et de comptabilité pour jeter les bases des données financières. Chez Plumb, nous sommes une équipe comptable externalisée, fournissant des solutions virtuelles ou sur site pour la mise en place des meilleures pratiques QuickBooks Online pour les procédures comptables et la clôture de fin d’année.
Cliquez ici pour les services QuickBooks externalisés.
Voici quelques tâches qui devraient être traitées dans QuickBooks avec l’aide d’un comptable.
- Reclasser les transactions
- Distribuer les bénéfices de l’entreprise
- Préparer les déclarations de revenus de fin d’année
- Fermer les livres (voir les étapes ci-dessus)