Si vous êtes à la recherche d’une carrière qui nécessite la capacité de jongler avec la logistique de dizaines de conférences et d’événements majeurs tout au long de l’année, alors l’industrie des réunions peut être pour vous. Mais vous devrez regarder au-delà du glamour de ce que vous considérez comme l’expérience de l’invité. Vous êtes là pour travailler l’événement, pas pour y assister. Et votre travail aura souvent commencé des mois, voire des années avant l’événement lui-même; et si vous faites votre travail correctement, votre travail se poursuivra longtemps après l’événement, y compris les évaluations et l’utilisation de cette expérience comme base pour le prochain programme.
Qu’est-ce qu’un planificateur de réunion ou un planificateur d’événements? Un planificateur de réunion est la personne qui rassemble toutes les personnes impliquées dans la production d’une réunion, d’une incitation, d’un congrès ou d’un événement spécial. Il ou elle est quelqu’un qui comprend l’intention de l’événement ou sa raison d’être commerciale. Cela nécessite de travailler avec une gamme complète de personnes au sein de l’organisation d’accueil, ainsi que les ressources externes nécessaires telles que les sites, les sociétés de transport, les traiteurs, les sociétés de location, les fleuristes et autres.
Le planificateur de réunion ou d’événement doit suivre toute la logistique, résoudre les situations problématiques et informer toutes les personnes impliquées de leurs rôles et responsabilités. Pour être honnête, c’est une tâche beaucoup plus importante que ceux qui pensent qu’il s’agit d’une simple planification de fête ou de la coordination d’un ensemble d’invitations.
Planificateurs de réunions et de congrès
Ceux qui veulent travailler dans des réunions et des événements spéciaux sont classés comme planificateurs de réunions et de congrès, selon le département du Travail des États-Unis. Ils rassemblent les gens dans un but commun et veillent à ce que l’objectif soit atteint de manière transparente.
Un planificateur de réunion coordonne chaque détail, des conférenciers et du lieu de la réunion à l’organisation des documents imprimés et de l’équipement audiovisuel. Les planificateurs de réunions et de congrès travaillent pour des organisations à but non lucratif, des associations professionnelles et similaires, des hôtels, des entreprises et des gouvernements. Certaines organisations ont un personnel interne chargé de la planification des réunions, tandis que d’autres embauchent des cabinets indépendants de planification des réunions et des congrès pour organiser leurs événements.
Ce travail peut créer de longues journées et des heures non traditionnelles pour les planificateurs de réunions. Un séminaire de 8 heures du matin, par exemple, nécessite souvent une configuration la veille ou tôt le matin. Les planificateurs de réunions et d’événements arrivent généralement au moins 90 minutes avant un événement afin de s’assurer que la logistique de cette matinée est complètement prête avant l’arrivée des conférenciers, et certainement avant l’arrivée des invités.
Il s’agit souvent de participer ou d’établir un environnement pour une promenade dans les présentations la veille, parfois jusqu’à une semaine avant. Et cela ne tient même pas compte du temps nécessaire pour rencontrer le personnel de la convention pour examiner le CV de l’événement (programme) – essayez de trouver des moments où vos contacts ne sont peut-être pas déjà occupés à gérer d’autres événements et programmes clients.
Emplois de planificateur de réunion
Les planificateurs de réunion organisent des événements dans une variété de formats de réunion, y compris des séminaires, des conférences, des salons professionnels, des retraites pour cadres, des programmes d’incitation, des événements de golf, des conventions et d’autres programmes.
Les planificateurs de réunions doivent connaître les normes, les concepts, les pratiques et les procédures de l’industrie et de la profession de l’événementiel. Salary.com indique que cela nécessite généralement au moins 2 à 4 ans d’expérience dans le domaine et qu’ils s’appuieront sur cette expérience pour prendre de bonnes décisions. Les planificateurs de réunions travaillent sous la supervision générale d’un responsable de réunions (qui a généralement 5 à 7 ans d’expérience ou plus). Les planificateurs de réunions ont généralement un baccalauréat ou un diplôme d’associé.
Les planificateurs de réunions gagnent généralement un salaire médian de 55 500 (avec une fourchette de 40 600 à 73 400 dollars–, selon Salary.com (en janvier 2012).
Que faut-il pour être un planificateur de réunion efficace au travail?
Les planificateurs de réunions doivent posséder les compétences suivantes:
- Communications verbales et écrites
- Organisation et gestion du temps
- Gestion de projet et multitâche
- Auto-initiateur et joueur d’équipe
- Comprendre les applications Microsoft Office
- Détail et orienté vers les délais
- Calme et agréable sous pression
- Négociation
- Gestion budgétaire
- Gestion du personnel
- Marketing et relations publiques
- Compétences interpersonnelles à tous les niveaux de gestion
Les planificateurs de réunions doivent développer les connaissances suivantes:
- Choix du lieu
- Restauration
- Production
- Divertissement
- Cadeaux
- Transport
- Hébergement
- Services de conférence
Il convient de noter que la plupart des planificateurs de réunions viennent d’horizons divers. Les employeurs ont tendance à préférer ceux qui ont un baccalauréat en gestion hôtelière, en administration des affaires, en marketing, en relations publiques ou en communications. Cependant, de nombreux planificateurs qui réussissent commencent dans d’autres professions ou entrent dans des rôles administratifs qui comprennent l’accomplissement de responsabilités de planification.
Si vous cherchez un avantage sur votre concurrence pour les quelques emplois convoités de planification de réunions, il est important d’être actif et visible dans la profession. Cela signifie rejoindre des organisations telles que MPI, SITE, ISES, ADME ou PCMA, entre autres. En étant actif dans la profession, vous aurez les idées d’autres collègues et augmenterez vos chances d’être visible auprès d’autres personnes qui pourraient éventuellement vous embaucher dans leur personnel ou en tant que consultant externe. Vous devriez également envisager d’obtenir une certification professionnelle telle que CMP, CMM, CSEP, CPCE ou DMCP, entre autres.