Si vous êtes propriétaire d’une entreprise et que vous avez des employés, savez-vous quels documents vous devez conserver aux fins de l’impôt? La liste, bien que longue, n’est pas trop lourde — mais en même temps, elle est très importante dans le cas où vous êtes audité par l’IRS. Poursuivez votre lecture pour apprendre tout ce que vous devez savoir en ce qui concerne les dossiers fiscaux des employés.

Dossiers fiscaux des employés que vous devez conserver

À des fins fiscales, l’IRS répertorie sur son site Web exactement ce que vous devez conserver dans vos dossiers. Voici un aperçu de chaque élément et de ce qu’il implique.

• Numéros d’identification des employés: Vous devez avoir enregistré le numéro d’identification de tous les employés, qui sera soit leur numéro de sécurité sociale, soit leur numéro d’identification des employés qui leur a été délivré par l’IRS.
• Autres informations d’identification: Les noms, adresses et professions de tous vos employés doivent être conservés au dossier.
• Tous les salaires versés: Le montant total et les dates de tous les salaires versés à vos employés. La liste comprend les salaires, les paiements de pension, les rentes, les paiements contractuels, etc.
• Montant des pourboires: Si votre entreprise est une entreprise où vos employés gagneront des pourboires, vous devez en outre conserver dans vos dossiers le montant des pourboires versés à chaque personne.
• Dates d’emploi : Vous devez conserver dans votre dossier les dates auxquelles les personnes ont été employées.
• Formulaires W-4: Vous devez demander à chaque employé, avant de commencer à travailler pour vous, de remplir un formulaire de retenue d’impôt W-4, puis de le conserver dans vos dossiers.
• Formulaires W-2 et 1099 : Vous devrez conserver une copie de tous les formulaires W-2 et 1099 que vous émettez. Si l’un de ces formulaires vous est retourné comme non livrable, vous devez également les conserver dans vos dossiers.
• Dossiers d’absence : Vous devez conserver au dossier toutes les périodes où vous avez eu un employé qui était au chômage en raison d’une maladie ou d’une blessure, ainsi que tout salaire que vous lui avez versé pendant cette période.
• Avantages sociaux versés : Vous devrez avoir des dossiers sur les avantages sociaux versés aux employés, y compris les avantages sociaux.
• Informations sur les impôts sur les salaires fédéraux et d’État: Des registres précis de toutes les taxes salariales payées au gouvernement fédéral et au gouvernement de l’État doivent être conservés dans les dossiers. Il ne fait pas de mal de conserver une preuve de dépôt sous la forme d’un chèque retourné ou d’un autre reçu. Vous devrez également conserver des copies des formulaires de paie IRS 940 et 941.

Combien de temps devez-vous conserver les dossiers fiscaux des employés?

Combien de temps devez-vous conserver les dossiers fiscaux des employés? Le calendrier exact est en discussion. Selon le site Web de l’IRS, tous les enregistrements doivent être conservés pendant au moins quatre ans. En règle générale, le délai de prescription d’un audit IRS est de 3 ans à compter de la date à laquelle la déclaration de revenus a été produite, mais il existe des cas où cela peut être prolongé. La plupart des experts dans le domaine conseilleront à leurs clients de conserver les dossiers encore plus longtemps, généralement jusqu’à six ans.

Plus d’articles de AllBusiness.com :

• Tenue Des Dossiers Des Petites Entreprises : Combien De Temps Devriez-Vous Conserver Les Dossiers Des Entreprises?
• Principes de base de l’Impôt sur la Masse salariale pour les Propriétaires de Petites Entreprises
• Combien De Temps Devez-Vous Conserver Vos États Financiers?
• Tenue de dossiers pour les Startups et les entreprises en croissance
• Notions de base sur la fiscalité des petites entreprises