Chez Kinsta, nous utilisons une multitude de produits SaaS différents pour que tout fonctionne bien en coulisses et pour améliorer la productivité de notre équipe. Un produit dont nous ne pourrions pas nous passer est certainement Google Workspace! Nous n’avons pas peur de dire que c’est de loin la meilleure solution de messagerie sur le marché en ce moment pour votre entreprise. Not Sans parler des autres fonctionnalités fournies, telles que le stockage Google Drive et des outils tels que Google Docs et Google Sheets.

Aujourd’hui, nous allons nous plonger dans les avantages inégalés de Google Workspace (anciennement G Suite), pourquoi nous l’utilisons et le recommandons à tous nos clients, et comment il se compare à d’autres solutions similaires sur le marché.

• Qu’est-ce que Google Workspace ?
• Avantages inégalés de Google Workspace
• Google Workspace vs Office 365 vs Zoho
• Inconvénients de Google Workspace
• Comment passer à Google Workspace
• Conseils Google Workspace

Qu’est-ce que Google Workspace?

Google Workspace est la suite d’applications intelligentes de Google. Cela était autrefois connu sous le nom de Google Apps, jusqu’à ce qu’il soit rebaptisé fin 2016. Nous recommandons principalement Google Workspace aux clients qui ont besoin d’un hébergement de messagerie pour leur entreprise. Cependant, Google Workspace est bien plus qu’un simple courrier électronique. Il comprend également une variété d’applications et de fonctionnalités qui peuvent être très utiles. En fait, vous utilisez probablement déjà ou connaissez certains d’entre eux.

Fonctionnalités que nous utilisons quotidiennement

Google Workspace dispose de trois plans différents que vous pouvez utiliser (dont nous parlerons un peu plus tard). Chez Kinsta, nous utilisons le plan Google Workspace de base pour nos employés. Cela commence à seulement 5 $ / utilisateur / mois. Pour beaucoup d’entre vous, le plan de base est probablement tout ce dont vous aurez besoin. Voici ce qu’il comprend:

Gmail

Selon Litmus, Gmail est le client de messagerie le plus populaire, avec une part de marché de 26% sur la base des taux d’ouverture. Ce n’est pas une surprise car Gmail existe depuis 2004 et compte maintenant plus de 1,2 milliard d’utilisateurs. L’une des meilleures choses à propos de Google Workspace est que vous obtenez essentiellement une version améliorée sans publicité du client de messagerie en ligne que vous utilisez probablement déjà.

Google Workspace permet essentiellement à vos employés d’avoir leurs propres comptes Gmail avec des adresses e-mail avec le nom de domaine de votre entreprise (exemple: ). Une très petite entreprise avec un ou deux utilisateurs pourrait être en mesure de s’en sortir avec des comptes Gmail gratuits et des règles de transfert d’alias +. Mais une fois que vous commencez à embaucher deux ou trois employés, vous aurez besoin de comptes qui peuvent être gérés séparément.

Google Calendar

Aucun d’entre nous ici à Kinsta ne pourrait vivre sans Google Calendar. Beaucoup d’entre nous comptent sur l’informatique pour planifier des appels avec les clients et fixer des dates d’échéance et des rappels pour des projets importants. Google Agenda peut vous aider à organiser votre emploi du temps.

L’un des avantages de l’utilisation de Google Agenda dans Google Workspace est la possibilité de créer plusieurs calendriers accessibles à tous les membres de votre entreprise (ou même à un sous-ensemble d’utilisateurs). Par exemple, vous voudrez peut-être un calendrier de groupe pour des événements tels que les vacances d’équipe et les réunions régulières. Avoir tous vos employés rattachés à la même organisation rend de telles tâches encore plus faciles par rapport à la version gratuite.

Google Drive

Google Drive vous permet de stocker, d’accéder et de partager vos fichiers en un seul endroit sécurisé. Vous y avez ensuite un accès facile depuis n’importe quel appareil. Les forfaits de base Google Workspace offrent 30 Go de stockage pour chaque employé. Les éditions Business, Enterprise et Teams de Google Workspace offrent un stockage illimité pour que vous disposiez toujours de suffisamment d’espace pour vos fichiers. Remarque : Si vous êtes une équipe plus petite avec moins de 5 utilisateurs, vous n’obtenez que 1 To / utilisateur.

Si vous n’avez jamais utilisé Google Drive auparavant, l’une des meilleures choses que nous aimons à ce sujet est l’incroyable fonctionnalité de recherche! Bien que ce ne soit probablement pas trop surprenant, car ils gèrent également le plus grand moteur de recherche au monde. Saviez-vous que vous pouvez effectuer une recherche en fonction du contenu d’un document (quel que soit le nom du fichier)? Assez pratique. Cela signifie que vous pouvez facilement trouver ce que vous cherchez, peu importe à quel point vous êtes désorganisé. 😉

La version payante de Google Drive vous offre deux fois plus de stockage que votre disque personnel gratuit et Gmail, une prise en charge 24/7, des contrôles de partage et des rapports avancés.

Google Docs et Google Sheets

Google Docs et Google Sheets parlent à peu près d’eux-mêmes et sont encore des outils que nous utilisons tous les jours. Vous pouvez même importer des documents Google dans WordPress. Ceux-ci vous permettent de créer et de modifier des documents texte et des feuilles de calcul directement dans votre navigateur. Importez vos documents pour les rendre instantanément modifiables, y compris les fichiers Microsoft Word, Excel et PDF (.docx, .doc, .PDF, .rtf, .txt, xlsx, .csv, .HTML, .ODS). Depuis février 2018, vous pouvez même collaborer et commenter des fichiers Microsoft Office sans avoir à les convertir automatiquement au format de Google.

Vous pouvez également exporter vers des formats tiers courants. Cela facilite la collaboration avec d’autres personnes ou entreprises et l’envoi de fichiers d’avant en arrière, sans jamais avoir besoin d’installer ou d’acheter des logiciels supplémentaires.

Remarque: Les documents Google et les feuilles de calcul créés directement dans Google Workspace ne sont pas pris en compte dans votre limite de stockage. 👍

Voici quelques-unes des tâches courantes pour lesquelles nous les utilisons:

• Obtenir des commentaires et des commentaires des membres de l’équipe sur le nouveau contenu du site Web.
• Travailler avec des blogueurs invités sur le contenu de notre blog.
• Envoi de contenu à des tiers lors de l’écriture sur des sites tiers. Nous n’avons jamais eu personne au cours des deux dernières années à demander un document Word, tout le monde demande toujours un document Google Doc. Pourquoi? Parce que c’est super simple et facile à utiliser.
• Crunching des données de feuille de calcul à partir des exportations Ahrefs.
• Exécution de chiffres financiers rapides.
• Suivi des budgets PPC et des variations de copies publicitaires en ligne.
• Analyser les changements de CTR en ce qui concerne les SERP.
• Rédaction de contenu pour des parrainages payants (WordCamps).

L’une des meilleures fonctionnalités de Google Docs et des feuilles de calcul est le commentaire en temps réel et les versions illimitées. Les versions précédentes sont conservées indéfiniment et ne comptent pas pour votre stockage. Cela facilite grandement le suivi des modifications apportées à un document ou l’annulation d’une erreur. Partager des documents avec vos collègues ou d’autres personnes est également incroyablement facile.

Google Keep

Google Keep semble être l’un de ces secrets bien gardés que personne ne connaît. Si vous cherchez une alternative de base à Evernote, Google garde les roches! C’est un excellent petit outil, que vous utilisiez ou non Google Workspace. En tant que produit Google, il fonctionne parfaitement au sein de l’écosystème Google.

Cela peut être un moyen facile de conserver les questions fréquemment posées que vous recevez des clients dans un endroit pratique. Créez des listes de tâches, des notes et définissez des rappels pour rester sur la bonne voie. Tout se synchronise sur vos appareils, ce qui est important est donc toujours à portée de main. Partagez-les facilement avec votre équipe et archivez-les lorsque vous avez terminé. Et encore une fois, la recherche de Google fonctionne parfaitement avec elle.

Console d’administration Google Workspace

La console d’administration pour Google Workspace permet aux propriétaires d’entreprises de tout gérer facilement depuis un seul endroit. Il a été révisé récemment et est beaucoup mieux qu’auparavant avec Google Apps.

Ajoutez de nouveaux utilisateurs et groupes, gérez les appareils, configurez les paramètres de sécurité (comme l’authentification à 2 facteurs), ajoutez de nouveaux domaines personnalisés pour votre entreprise qui peuvent être utilisés pour Gmail.

La plupart, sinon toutes les fonctionnalités de Google Workspace doivent être activées par l’administrateur pour pouvoir être utilisées. Certains d’entre eux ne sont également disponibles que dans les plans supérieurs. Si une fonctionnalité n’est pas activée et qu’un utilisateur tente d’y accéder, un message  » non disponible  » s’affiche (comme indiqué ci-dessous).

Fonctionnalités supplémentaires

Voici quelques fonctionnalités supplémentaires que nous n’utilisons pas très souvent chez Kinsta, mais qui pourraient vous intéresser:

• Google Chat : Avez-vous entendu parler de Slack? Le chat Google est essentiellement le nouvel outil concurrent de Google. C’est un espace de travail de groupe dédié avec chat 1:1 et chat de groupe. Vous pouvez rendre les conversations plus efficaces en interagissant directement avec des robots Google profondément intégrés et des applications tierces. Google Chat est inclus gratuitement avec tous les forfaits Google Workspace.
• Google Meet: Nous préférons nous-mêmes le chat vidéo Zoom ou Slack chez Kinsta, mais Google Meet facilite toujours les appels vidéo et les conférences. Meet est entièrement intégré à Google Workspace, vous pouvez donc rejoindre des réunions directement à partir d’un événement de calendrier ou d’une invitation par e-mail. Si vous utilisez la version Entreprise de Google Workspace, vous pouvez également profiter des numéros d’appel pour les personnes en déplacement ou peut-être sans accès à Internet.
• Formulaires Google: La plupart d’entre vous ont probablement tous déjà rempli un formulaire Google. Bien que nous préférions utiliser d’autres applications pour cela, de préférence des formulaires de marque sur notre site WordPress, cela peut être un moyen incroyablement rapide et facile de collecter des informations.
• Google Slides: Vous voulez une alternative décente à Microsoft Powerpoint? Google Slides est juste cela. Tout comme avec leurs autres produits, vous pouvez profiter de leur collaboration et de leurs commentaires en temps réel, ainsi que de l’historique des versions illimité.
• Google Sites: Nous ne recommandons pas d’utiliser Google Sites car WordPress est bien meilleur pour cela. Découvrez les raisons pour lesquelles vous devriez utiliser WordPress.
• Endpoint Management : Si vous craignez que l’appareil d’un employé ne soit volé, ne le faites pas. C’est à cela que sert Endpoint Management. Activez-le facilement en tant qu’administrateur et effacez à distance les données Google Workspace des appareils si nécessaire.

Fonctionnalités supplémentaires pour les utilisateurs de Google Workspace Business et Enterprise

Il est également important de noter les fonctionnalités supplémentaires des forfaits Google Workspace Business et Enterprise. Si vous êtes une entreprise plus importante et que vous comptez beaucoup sur le courrier électronique, cela peut vous aider à atténuer certains de vos soucis.

• Recherche dans le Cloud : Vous souhaitez aller encore plus loin dans les fonctionnalités de recherche de Google Workspace ? La fonction de recherche dans le Cloud vous permet de rechercher dans le contenu de votre entreprise dans Google Workspace. De Gmail et Drive à Docs, Sheets, Slides, Calendar, etc.
• Coffre-fort: Vous ne pouvez jamais avoir trop de sauvegardes. Vault vous permet de gérer, de conserver, de rechercher et d’exporter les e-mails de votre organisation, le contenu des fichiers Google Drive et les discussions enregistrées. Fondamentalement, vous pouvez archiver toutes vos données et définir des politiques de conservation.

Avantages inégalés de Google Workspace

Bien que toutes les fonctionnalités ci-dessus soient excellentes, il est maintenant temps de vous plonger dans certains des avantages réels de l’utilisation de Google Workspace pour votre entreprise.

Il est Toujours recommandé d’héberger vos e-mails Avec des tiers

Il n’est jamais recommandé d’héberger vos e-mails avec la même entreprise que celle que vous utilisez pour l’hébergement WordPress. C’est pourquoi nous n’offrons pas et ne proposerons jamais d’hébergement de courrier électronique à nos clients (à part peut-être un module complémentaire Google Workspace dans MyKinsta. 🤫) Nous entrons dans les détails sur les raisons ici. Mais nous vous donnerons un résumé rapide des raisons ci-dessous:

1. Si vous utilisez votre hôte, vous êtes lié à des adresses IP que votre hôte a configurées pour les e-mails sortants. Si quelque chose ne va pas avec cela, comme un client qui spamme soudainement, il y a une chance que l’adresse IP soit mise sur liste noire pour le spam. Ensuite, vous êtes soudainement suspendu sans contrôle.
2. Les problèmes de délivrabilité sont l’une des plus grandes difficultés à compter sur votre hôte WordPress pour les e-mails. Avec Google Workspace, vous pouvez authentifier le courrier sortant à l’aide d’enregistrements DKIM et SPF, ce qui peut avoir un impact positif sur votre évaluation du spam.
3. L’envoi d’e-mails via votre hôte WordPress peut potentiellement entraîner des problèmes de ressources de serveur. En déchargeant les e-mails vers un tiers, en particulier Google Workspace, vous n’aurez jamais à vous en soucier.
4. Répartir les services entre plusieurs fournisseurs est toujours une bonne chose. Nous recommandons toujours de séparer le DNS (nous incluons le DNS Amazon Route 53 pour tous les clients), l’hébergement WordPress et le courrier électronique. De cette façon, si quelque chose ne va pas avec un, votre e-mail circule toujours. Très probablement, votre DNS sera toujours acheminé, mais en utilisant plusieurs fournisseurs, vous pouvez le garantir.

Ainsi, comme vous pouvez le voir, faire appel à un tiers pour l’hébergement de courriels est en fait bénéfique pour votre entreprise.

Mises en garde (e-mails transactionnels et Marketing)

Bien que les comptes Google Workspace n’aient pas de limite SMTP, pour ceux d’entre vous qui envoient des milliers d’e-mails chaque mois, nous ne les recommandons généralement pas pour l’envoi d’e-mails en masse ou d’e-mails transactionnels (achats, inscription, réinitialisation d’un mot de passe, etc.). Vous pouvez lire la liste de lessive de leurs directives pour les expéditeurs en vrac. Pour ces types d’e-mails, nous recommandons les services de messagerie transactionnelle suivants:

• Mailgun
• SendGrid (nous utilisons SendGrid ici chez Kinsta pour nos e-mails de transaction)
• SparkPost
• Mailjet
• Amazon SES

Si vous êtes petit et que vous débutez, ne vous inquiétez pas pour vos e-mails de transaction jusqu’à ce que vous commenciez à envoyer de gros volumes. Vous pouvez commencer avec juste Google Workspace pour tout et tout va bien. De plus, certains des fournisseurs comme Mailgun ci-dessus vous permettent d’envoyer gratuitement 10 000 e-mails transactionnels par mois. Donc, dans beaucoup de cas, cela ne doit pas nécessairement être une dépense supplémentaire. Et les e-mails supplémentaires après cela sont des sous à envoyer. En savoir plus sur les e-mails transactionnels, les ports SMTP et les serveurs SMPT gratuits pour WordPress.

Vous avez alors des e-mails marketing, tels que des newsletters. La même chose s’applique ici. En règle générale, vous voudrez utiliser un fournisseur tiers en raison de meilleurs taux de délivrabilité et d’outils pour la création de listes, les tests A / B, etc. En voici quelques-uns que nous recommandons:

• MailChimp (nous les utilisons ici chez Kinsta pour notre newsletter hebdomadaire – voici notre guide sur la façon de démarrer avec MailChimp)
• MailerLite
• Drip
• ActiveCampaign
• AWeber
• GetResponse

Certains des fournisseurs transactionnels ci-dessus traitent également les e-mails marketing et mentionnent cela sur leurs sites. Ainsi, dans certains cas, vous pouvez toujours combiner votre service de messagerie transactionnelle et votre logiciel de marketing par e-mail. En savoir plus sur le logiciel de marketing par courriel.

Familier, compatible et facile à utiliser

L’un des plus grands avantages d’utiliser Google Workspace pour votre entreprise est que la plupart de vos employés sont probablement déjà habitués à utiliser des produits tels que Gmail pour les e-mails et Google Docs. Cela rend la transition très facile et vous évite de perdre du temps à expliquer aux nouveaux employés comment utiliser les outils de l’entreprise; contrairement à Zoho ou Office 365 où il pourrait y avoir plus d’explications nécessaires.

Google Workspace offre également la meilleure compatibilité sur les appareils mobiles par rapport à tout autre fournisseur de messagerie. Cela fonctionne simplement, partout!

Et si vous avez déjà un compte Gmail personnel, Google facilite grandement le basculement en un clic entre les comptes (comptes Gmails personnels et comptes Google Workspace).

Disponibilité

En matière de disponibilité, Google est l’un des meilleurs en matière de fiabilité. Si vous souhaitez approfondir les détails techniques, Google Workspace propose un Accord de niveau de service (SLA) à 99,9% pour les services couverts, et ces dernières années, ils ont en fait dépassé cela. Également en raison du fait que le courrier électronique est une partie si importante de chaque entreprise, Google Workspace n’a pas de fenêtres de temps d’arrêt ou de maintenance planifiées. Tous leurs centres de données sont construits avec une infrastructure redondante.

Mais comme tout service, ils ne peuvent jamais être en place 100% du temps. Par conséquent, vous pouvez toujours mettre en signet le tableau de bord d’état de Google Workspace pour les mises à jour de tous leurs produits.

Google Workspace n’Est pas Le Moins Cher, Mais Il est Extrêmement abordable

Il existe d’autres fournisseurs qui sont moins chers, tels que Zoho (nous plongerons dans une comparaison plus loin ci-dessous). Cependant, tout comme nous vous recommandons toujours d’investir dans l’hébergement WordPress géré, votre messagerie professionnelle ne fait pas partie de ces domaines que vous devriez essayer d’économiser de l’argent. Avoir un hôte de messagerie sur lequel vous pouvez compter peut vous faire économiser de l’argent sur la route.

Voici un aperçu des prix de Google Workspace et de ce qui est inclus dans chaque forfait.

Google Workspace Business Starter	Norme Professionnelle Google Workspace	Google Workspace Business Plus
$6/ utilisateur / mois	12$ / utilisateur / mois	18$ / utilisateur / mois
E-mail professionnel via Gmail	E-mail professionnel via Gmail	E-mail professionnel via Gmail + Découverte électronique, rétention
100 réunions vidéo des participants	150 réunions vidéo des participants + enregistrement	250 vidéos des participants réunions + enregistrement, suivi des présences
Calendriers partagés	Calendriers partagés	Calendriers partagés
Documents, Feuilles de Calcul, Diapositives	Documents, Feuilles de Calcul, Diapositives	Documents, Feuilles de Calcul, Diapositives
24/7 support (téléphone, e-mail en ligne)	Support 24/7 (téléphone, e–mail en ligne – Mise à niveau du support améliorée disponible)	Support 24/7 (téléphone, e–mail en ligne – Mise à niveau du support améliorée disponible)
Contrôles d’administration de sécurité	Contrôles d’administration de sécurité	Contrôles d’administration de sécurité améliorés, y compris le coffre-fort et la gestion avancée des terminaux
30 GO de stockage en nuage par utilisateur	2 To de stockage en nuage par utilisateur	5 To de stockage en nuage par utilisateur
Recherche dans le nuage	Recherche dans le nuage
Coffre-fort (archivage et rétention)	Coffre-fort (archivage et rétention))
Rapports d’audit	Rapports d’audit
Prévention de la perte de données (Gmail + Drive)
S/MIME hébergé pour Gmail
Gmail archivage par des tiers
Sécurité de niveau entreprise
Analyse des journaux Gmail

Voici quelques estimations rapides pour vous:

• Pour cinq employés, vous regardez 30 $ / mois
• Pour 10 employés, vous regardez 606 / mois
• Pour 15 employés, vous regardez 909 / mois

Pour tout ce que Google Workspace inclut, c’est une très bonne affaire et une sorte de évidence!

Vous pouvez également opter pour un tarif réduit en passant à un abonnement annuel. Un abonnement annuel permet d’économiser jusqu’à 20 % de plus que l’abonnement mensuel standard. La grande partie est que vous pouvez toujours être facturé mensuellement sur l’abonnement annuel si vous préférez.

Google Workspace est aussi sécurisé que Possible

Google Workspace est construit sur Google Cloud Platform, qui offre la sécurité la plus élevée du marché. Certaines des plus grandes entreprises du monde lui font confiance, telles que HP, Verizon, Whirlpool et Salesforce. Comme le dit Google, ils mènent avec un « état d’esprit axé sur la sécurité. » Ils disposent de connaissances et d’une expertise de pointe sur chacun de leurs produits, y compris Google Workspace.

Voici quelques points saillants de la façon dont Google Workspace vous protège et protège vos données:

• Administrateur de Google Workspace : Offre à l’administrateur la possibilité de contrôler la façon dont les données sont protégées, d’afficher des rapports et même de contrôler les appareils mobiles. Les administrateurs de Google Workspace peuvent également empêcher les employés d’avoir la possibilité d’activer des « applications moins sécurisées « . » Cryptage (TLS)
• : Google Workspace fournit le cryptage des e-mails en transit.
• Certificats, audits et évaluations : Google Workspace subit régulièrement plusieurs audits tiers indépendants.Conservation des données : Google Workspace offre la possibilité de conserver, d’archiver, de rechercher et d’exporter vos données.
• Confidentialité : Google ne collecte, ne numérise ni n’utilise vos données dans les services Google Workspace à des fins publicitaires. Il n’y a pas non plus de publicité dans les produits Google Workspace. Vous possédez vos propres données.
• Transparence: Google fournit en permanence des rapports de transparence pour informer les consommateurs.

Vous pouvez consulter le livre blanc sur la sécurité et la conformité de Google Cloud pour plus d’informations.

Google Workspace vs Office 365 vs Zoho

Il existe des milliers d’hôtes de messagerie sur le marché. Mais quand il s’agit d’un hébergement de messagerie professionnel sérieux, vous pouvez vraiment le réduire à ces trois fournisseurs: Google Workspace, Office 365 et Zoho. Donc, ci-dessous, nous ferons une petite comparaison.

Tarification

Pour la tarification, nous prenons le coût mensuel de chaque fournisseur.

Google Workspace Business Starter	Les essentiels d’affaires d’Office 365	Zoho Standard
$6/ utilisateur / mois	6$ / utilisateur / mois	44 / utilisateur / mois

Notes supplémentaires:

• Certains offrent des plans légèrement moins chers si vous vous engagez à leurs plans annuels ou achetez des licences en masse. Par exemple, vous pouvez réduire Office 365 à 5 $ / utilisateur / mois et Zoho à 3 $ / utilisateur / mois.
• Zoho a, en fait, un forfait gratuit pour 5 utilisateurs. Cependant, il est limité à 5 Go avec un hébergement de domaine unique.
• Il est important de noter qu’Office 365 Business Essentials n’inclut pas son logiciel de bureau Office, mais uniquement ses applications Web.

Logiciels et outils

Voici des produits comparables entre les fournisseurs.

Google Workspace Business Starter	Office 365 Business Essentials	Zoho Standard
Gmail	Outlook (50GB)	Zoho Mail
Google Drive (30GB)	OneDrive (1TB)	Zoho Docs (30GB)
Google Docs	Microsoft Word	Zoho Writer
Google Sheets	Microsoft Excel	Zoho Sheet
Google Slides	Microsoft Présentation PowerPoint	Zoho Show
Google Sites	Sites (SharePoint)	Zoho Sites
Google Meet / Chat	Skype + Microsoft Teams	Zoho Meeting + Cliq
Google Keep	Microsoft OneNote	Zoho Notebook
	Microsoft Yammer	Zoho Connect

Notes supplémentaires:

• Les 30 Go de stockage de Google Workspace sont comptés comme un stockage combiné sur Google Drive et Gmail.
• Les 30 Go de stockage de Zoho sont comptabilisés comme un stockage combiné entre Zoho Docs et Zoho Mail.
• Si vous comparez des logiciels de présentation, Microsoft PowerPoint gagne toujours sans doute haut la main.
• Gmail a également de bien meilleures intégrations avec des modules complémentaires et des extensions tiers que celles de son homologue Outlook.
• Zoho prend en charge les intégrations externes avec diverses applications tierces dans votre boîte aux lettres à l’aide d’eWidget.

Mais comme vous pouvez le voir, les trois fournisseurs ci-dessus ont des offres très similaires en ce qui concerne les outils et les services qu’ils fournissent. Donc, une grande partie de votre décision se résumera probablement au prix et à la facilité d’utilisation pour vos employés.

Inconvénients de Google Workspace

Pour être tout à fait honnête, il n’y a pas beaucoup d’inconvénients que nous avons trouvés en utilisant Google Workspace, et notre équipe l’utilise depuis plus de quatre ans. Bien que cela dépende certainement du type d’entreprise que vous êtes. Voici quelques éléments que vous pourriez envisager:

• Google Workspace est entièrement basé sur le Web, sans options de logiciel. Si vous avez l’habitude d’utiliser Microsoft Office, vous constaterez probablement que Google Docs et Sheets ne sont pas aussi puissants.
• Office 365 gagne toujours le marché des entreprises, tandis que Google Workspace continue de rattraper son retard.
• Office 365 offre plus de stockage au départ. Cependant, Google Workspace offre un stockage illimité si vous passez à des forfaits plus élevés.

Comment passer à Google Workspace

Nous pensons personnellement que Google Workspace est votre meilleure option pour l’hébergement de courrier électronique et d’autres outils, et c’est pourquoi nous le recommandons à tous nos clients. Ils offrent également un essai gratuit de 14 jours, vous pouvez même l’essayer avant de vous engager à quoi que ce soit. Leur processus d’intégration est également incroyablement facile.

Voici quelques étapes rapides pour commencer à utiliser Google Workspace pour votre entreprise :

Étape 1

Inscrivez-vous à votre essai gratuit.

Étape 2

Activez votre compte en vous connectant à votre console d’administration Google. (Remarque : Connectez-vous avec votre adresse e-mail et votre mot de passe Google Workspace. (Cette adresse se termine par @yourbusiness.com , et n’est pas un compte @gmail ou Google personnel.)

Étape 3

Dans la console d’administration, cliquez sur « Démarrer la configuration » pour lancer l’assistant de configuration. Vous donnerez à chaque membre de l’équipe une adresse e-mail sur votre domaine (comme), afin qu’il puisse commencer à utiliser Gmail, Agenda, Meet et tous les autres services Google Workspace. Vous pouvez également ajouter manuellement des utilisateurs supplémentaires à tout moment.

Si vous avez des domaines supplémentaires, vous pouvez également les ajouter ou créer des alias de messagerie.

Étape 4

Dans votre console d’administration, vous devrez ensuite suivre les étapes pour vérifier que vous êtes bien propriétaire de votre domaine. Vous obtiendrez un code de vérification à ajouter à votre site Web ou aux paramètres de votre domaine. Google Workspace a d’excellentes instructions pour littéralement tous les bureaux d’enregistrement DNS et fournisseurs DNS sur la façon de vérifier votre domaine.

Si vous utilisez Kinsta DNS, nous avons également un tutoriel sur la façon d’ajouter vos enregistrements Google MX dans notre tableau de bord MyKinsta. Lors de la création de votre domaine, vous pouvez ajouter les enregistrements en un seul clic.

Si vous venez d’un autre hôte de messagerie, tel que GoDaddy, BlueHost, OVH ou Office 365, vous voudrez probablement également migrer vos anciens e-mails. Voici quelques liens utiles:

• Migrer des e-mails depuis Exchange ou Office 365
• Migrer d’autres fournisseurs de messagerie Web vers G Suite
• Migrer des e-mails d’un compte G Suite vers un autre
• Migrer de Gmail vers G Suite

Remarque: Si vous commencez tout juste à utiliser le courrier électronique pour votre entreprise pour la première fois, vous pouvez ignorer le processus de migration ci-dessus.

Étape 5

La dernière étape consiste à suivre les guides de démarrage rapide de Google Workspace pour configurer les applications supplémentaires, telles que Google Drive, Google Agenda, Google Contacts, etc. Et c’est tout!

Conseils Google Workspace

Une fois que Google Workspace est opérationnel, vous rencontrerez probablement quelques petits avertissements ou erreurs. L’un est le message suivant lorsque vous essayez d’enregistrer une photo de profil.

Désolé! Nous n’avons pas pu enregistrer votre photo de profil. Veuillez réessayer plus tard.

Dans Google Workspace, l’administrateur doit autoriser les utilisateurs à enregistrer une photo de profil. Cela peut être fait à partir de « Répertoire → Paramètres du répertoire → Modification du profil. »

Cochez l’option « Photo » et cliquez sur « Enregistrer. »

Remarque : La propagation des paramètres Google Workspace prend généralement quelques heures. Nous vous recommandons donc d’attendre un peu avant d’essayer de télécharger à nouveau une photo.

Résumé

Comme vous pouvez le constater, Google Workspace peut être une excellente solution pour toute entreprise lorsqu’il s’agit d’héberger des e-mails et de fournir une solution tout-en-un pour la collaboration et le stockage de documents. C’est extrêmement abordable et facile à utiliser. La plupart de vos employés connaissent probablement déjà Gmail, ce qui permet de réduire le temps nécessaire à l’apprentissage de nouveaux outils.

Si vous débutez avec Google Workspace, nous vous recommandons de vous abonner à leur blog pour vous tenir au courant des nouvelles fonctionnalités et versions. Avez-vous des questions sur Google Workspace ou sur son fonctionnement ? Nous aimerions savoir ce que vous préférez en matière d’hébergement de courrier électronique. Faites-le nous savoir ci-dessous dans les commentaires.