Récemment, j’ai assisté au barbecue annuel de l’Organisation des Investisseurs Immobiliers d’Ottawa (OREIO).

Pendant que j’y étais, j’ai vu un de mes anciens étudiants (je l’appellerai Joe) qui possède des immeubles de placement et dirige également une société de gestion immobilière qui gère environ 30 unités pour d’autres investisseurs.

Joe me disait qu’il avait récemment eu l’occasion de soumissionner sur un emploi pour gérer un vaste portefeuille de propriétés.

En fait, ce poste ajouterait plus de 100 unités à sa société de gestion immobilière. Je crois qu’en quelque sorte, il connaissait la personne responsable de l’attribution du contrat et qu’il était en concurrence avec certaines grandes sociétés de gestion immobilière à Ottawa.

Cependant, Joe était un peu préoccupé par le fait que lui et son partenaire ne seraient pas en mesure de gérer la charge de travail. Il me demandait conseil et voulait savoir ce qu’il devait faire.

Normalement, je ne suis pas quelqu’un pour empêcher les gens d’atteindre de grands objectifs. Mais après avoir posé quelques questions, j’ai rapidement déterminé que sa petite société de gestion immobilière échouerait probablement sous la nouvelle charge de travail.

Je ne lui ai pas dit exactement quoi faire (c’était sa décision), mais je lui ai dit de faire attention à ne pas se développer trop rapidement. Deux fois, j’ai vu de petites sociétés de gestion immobilière exploser et faire faillite (pour de nombreuses raisons mais surtout parce qu’elles ont grandi trop vite).

Après cette conversation, j’ai réalisé que de nombreux investisseurs ne savaient peut-être pas quoi rechercher (ou quoi éviter) lors du choix d’une société de gestion immobilière, j’ai donc dressé une liste des 6 principales raisons pour lesquelles les sociétés de gestion échouent.

Et si vous êtes un investisseur qui fait également de la gestion immobilière pour d’autres investisseurs (ou que vous envisagez de le faire), portez une attention particulière à ces raisons. L’avenir de votre entreprise est en jeu !

1) Ne pas facturer suffisamment d’argent

En tant qu’investisseur, votre objectif est d’obtenir des revenus aussi élevés que possible, tout en maintenant vos dépenses aussi basses que possible. En matière de gestion immobilière, les investisseurs recherchent naturellement la meilleure offre, ce qui signifie les frais de gestion les plus bas possibles.

Mais il y a un problème avec les frais de gestion bas. C’est un problème caché qui peut ne se manifester que des mois ou des années plus tard.

Voici ce qui se passe lorsque les frais sont trop bas…

• Frais de gestion faibles = Faible profit pour la société de gestion immobilière
• Faible profit = Pas assez d’argent pour embaucher du personnel
• Pas assez d’argent / personnel = Peu de personnel gérant trop de propriétés

Disons qu’un gestionnaire immobilier a 20 unités sous gestion, à une moyenne de 1000 $ par mois de loyer par unité.

20 unités x 1000 $ / mois = 20 000 rent / mois loyer perçu

La plupart des sociétés de gestion immobilière facturent un pourcentage des loyers perçus, qui varie de 4% à 10% ou plus. Si ce gestionnaire immobilier facture 6%, cela équivaut à…

$20,000/ mo x 6% = 1 200 fees / mo de frais de gestion Et cela suppose qu’ils perçoivent 100% du loyer pour chaque mois.

Alors que 6% peut sembler beaucoup pour certains investisseurs, avec seulement 20 unités, il ne suffit pas de gérer une entreprise de gestion immobilière rentable avec du personnel. La seule façon dont cela peut fonctionner est que tout le travail soit effectué par le propriétaire ou les membres de sa famille, et qu’ils complètent simplement leurs propres revenus de placement immobilier.

Chaque entreprise (gestionnaires immobiliers inclus) a des frais généraux — les dépenses nécessaires juste pour être en affaires. Avec un revenu de 1 200/ / mois, il n’est pas possible qu’une société de gestion immobilière embauche du personnel à temps plein.

Même si le nombre d’unités a doublé à 40 unités, ce qui double le revenu potentiel des frais de gestion à 2 400 $, il ne suffit toujours pas d’embaucher même une seule personne à temps plein après avoir payé les frais généraux.

Si une société de gestion immobilière essaie de gagner votre entreprise avec les taux les plus bas et qu’elle ne gère qu’une poignée d’unités, soyez très prudent et envisagez de trouver une autre entreprise qui facture plus cher. Je sais que cela semble contre-intuitif pour les investisseurs, mais vous aurez un meilleur service et il y a de fortes chances que l’entreprise dure plus longtemps.

2) Pas assez de personnel

Imaginez ceci a une petite société de gestion immobilière (une équipe de mari et femme) a travaillé dur pendant de nombreuses années pour construire son portefeuille à 50 unités. Ils maintiennent les coûts bas, fournissent un service personnalisé aux propriétaires et aux locataires et fournissent de bons rapports financiers.

La nouvelle de leur bon service commence à se répandre parmi les investisseurs. Un jour, ils reçoivent un appel téléphonique d’un investisseur avec un portefeuille important — plus de 50 unités.

En ajoutant un nouveau client, cette petite société de gestion immobilière peut doubler le nombre d’unités gérées! Les propriétaires sont heureux et sautent sur l’occasion d’apporter de nouvelles affaires.

Il semblerait que ce gestionnaire immobilier ait doublé son chiffre d’affaires avec un seul client. Et au début, c’est exactement ce qui se passe.

Mais après un court laps de temps, il devient évident que leur charge de travail a également doublé. En fait, il a plus que doublé car il faut plus de travail pour attirer initialement un nouveau client avec de nouvelles propriétés et de nouveaux locataires.

Par conséquent, la qualité de gestion est pire pour toutes les autres unités. Les demandes des locataires ne sont pas traitées en temps opportun, les propriétaires ne sont pas rappelés tout de suite, etc. Les plaintes commencent à augmenter, ce qui augmente le niveau de stress des propriétaires de cette entreprise.

Chaque gestionnaire immobilier expérimenté sait qu’il faut un certain nombre de personnes pour gérer efficacement un certain nombre de propriétés. S’il n’y a pas assez de monde, la qualité de la gestion en souffre.

Donc, avec cet exemple, disons qu’ils perçoivent en moyenne des loyers de 1000 $ / mois pour 100 unités, et qu’ils facturent des frais de gestion de 8%.

1000 units / mois x 100 unités = 100 000 rents / mois loyers perçus x 8% = 8000 fee / mois frais de gestion

C’est suffisant pour embaucher une personne à temps plein et fournir tout de même un revenu aux propriétaires. Très bien! Problème résolu sort en quelque sorte. Bien qu’un nouveau fonctionnaire ait été embauché, il se peut que cela ne suffise pas à gérer la charge de travail.

Rappelez-vous… la charge de travail a au moins doublé, mais le personnel n’a augmenté que de 50%. Cela signifie que les propriétaires ont toujours une charge de travail plus importante qu’auparavant, ce qui peut nuire à la qualité de la gestion.

3) Trop d’unités distribuées

Si vous gérez des propriétés, lesquelles préférez-vous ?

• 100 maisons unifamiliales, ou
• Un immeuble à logements multiples de 100 unités

Pour la plupart des investisseurs, la réponse est simple: celui qui produit le plus de profits et atteint leurs objectifs d’investissement.

Cependant, pour un gestionnaire immobilier, la charge de travail pour la gestion de 100 maisons unifamiliales dépasse de loin celle de la gestion d’un seul immeuble de 100 unités.

Pourquoi est-ce? Imaginez conduire à 100 maisons, situées à divers endroits d’une ville pour des choses telles que:

• recouvrement des loyers
• litiges entre locataires
• entretien régulier
• inspections (p. ex. détecteurs d’incendie)
• réparations d’urgence (p. ex. fuites d’eau)
• et plus

Maintenant, contrastez que avec la conduite vers un seul immeuble à logements multiples et en prenant simplement les escaliers ou l’ascenseur pour effectuer toutes les mêmes tâches.

Il est facile de voir que si une petite société de gestion immobilière se concentre sur des maisons individuelles ou des propriétés multi-unités plus petites, leur charge de travail est beaucoup plus élevée. En conséquence, ils ne seront pas en mesure de fournir la même qualité de service que quelqu’un qui peut simplement se rendre dans un seul grand immeuble à logements multiples pour tout gérer.

4) Aucun système reproductible en place

Lorsque quelqu’un démarre une nouvelle société de gestion immobilière, la plupart du temps, il part de zéro. Cela signifie que même s’ils peuvent avoir une certaine expérience dans la gestion de propriétés dans leur propre portefeuille, ils peuvent avoir peu ou pas d’expérience dans la gestion d’une entreprise de gestion immobilière.

Quelle est la différence? Toutes les entreprises doivent faire face à de multiples domaines d’expertise pour réussir, et les sociétés de gestion immobilière ne sont pas différentes. Ils doivent avoir des processus en place pour…

• Marketing – publicité d’appartements à louer, publicité pour de nouveaux clients investisseurs
• Vente – présentation et location d’appartements à un nouveau locataire, rencontre avec des clients investisseurs et inscription au service
• Opérations – traitement des demandes de locataires, expulsions, entretien et réparations
• Comptabilité – comptes débiteurs (argent dû des locataires et des clients investisseurs), comptes créditeurs (argent dû pour gérer l’entreprise)
• Systèmes d’information – toute la technologie nécessaire pour exécutez le affaires, y compris les téléphones, la messagerie vocale, le service cellulaire, le site Web, etc.
• et plus

Tout cela prend du temps à apprendre et à construire pour toute entreprise débutant. Cependant, là où de nombreuses sociétés de gestion immobilière échouent, c’est lorsqu’il s’agit de rendre ces systèmes reproductibles.

Par exemple, disons que le propriétaire embauche un membre du personnel pour aider à la gestion des propriétés. Ce nouveau personnel reste avec eux pendant de nombreuses années et apprend tout ce qu’il y a à savoir sur la gestion immobilière. Ils savent comment annoncer des appartements, traiter avec des locataires, embaucher des entrepreneurs pour des réparations, et plus encore.

Puis un jour que le membre du personnel reçoit une autre offre d’emploi et décide de partir. Et ils emportent toutes leurs connaissances avec eux, sans rien laisser derrière eux qui soit documenté et reproductible.

Tout d’un coup, le propriétaire se retrouve à se démener pour faire tout ce que faisait le membre du personnel. Mais le problème est qu’ils ne savent pas comment se connecter à un site Web pour placer une annonce, ils ne savent pas quels sont les meilleurs entrepreneurs à embaucher, etc.

Leur entreprise est dans le chaos, tout cela parce que personne dans l’entreprise n’a documenté aucun des processus reproductibles au sein de leur entreprise.

5) Aucun agent de crédit-bail dédié

Le crédit-bail (le processus de placement d’un nouveau locataire dans une unité) est en fait un très bon centre de profit pour les gestionnaires immobiliers. Ils facturent souvent des frais fixes de 300 à 500 $, de 50% à 100% du 1er mois de loyer, ou plus.

Par exemple, si les frais sont de 100% du 1er mois de loyer, cela équivaut à des frais de 8,3% de tout le loyer perçu pendant 1 an… et son paiement anticipé.

Au début, ne pas avoir d’agent de crédit-bail dédié peut ne pas sembler un gros problème. Souvent, le propriétaire de la société de gestion immobilière fait lui-même tout le crédit-bail.

Mais le problème est que s’ils sont trop occupés, trop malades ou tout simplement indisponibles, il n’y a personne d’autre pour montrer et louer des appartements. Cela se traduit par une baisse des revenus pour le propriétaire, ainsi que pour le gestionnaire immobilier.

Parfois, un gestionnaire immobilier va croître au point où il peut embaucher un agent de crédit-bail à temps plein. Cependant, les problèmes existent encore dans une certaine mesure.

N’oubliez pas que la plupart des expositions et des locations d’appartements se font le soir et le week-end. L’agent de crédit-bail doit donc avoir des horaires très flexibles et être prêt à travailler quand la plupart des autres ne le sont pas.

Avec une seule personne qui s’occupe de la location, il y a un seul point de défaillance. S’ils sont malades ou indisponibles, encore une fois, il n’y a personne pour s’occuper du travail ou le propriétaire est coincé à le faire.

Le résultat de tout cela est soit:

• Perte de revenus (en raison de la disponibilité de personne pour une présentation)
• Sur le personnel ou le propriétaire travaillé (ce qui entraîne des erreurs, des tâches manquées, etc.)

6) Pas de comptable dédié

C’est énorme!

Tant de gestionnaires immobiliers (et de propriétaires d’entreprise en général) essaient de faire leur propre comptabilité. Mais le problème est qu’ils ne sont pas formés en comptabilité.

Le résultat final pour les investisseurs est…

• Revenus manquants
• Dépenses inexactes
• Suivi incorrect des loyers du mois dernier
• et bien plus encore

Pour le gestionnaire immobilier, s’il n’a pas de rapports financiers précis pour son entreprise, il ne peut pas gérer correctement sa propre entreprise. Plus important encore, ils ne peuvent pas prévoir les problèmes de trésorerie avant qu’ils ne surviennent.

Les problèmes de trésorerie sont la cause numéro 1 de la faillite des petites entreprises, il est donc essentiel d’avoir un comptable dédié (employé ou externalisé) pour réussir à long terme.

Sans un, je peux presque garantir que les investisseurs perdent de l’argent et que les sociétés de gestion immobilière finiront par faire faillite.

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Gérer une société de gestion immobilière peut être complexe, tout comme gérer n’importe quelle entreprise. Et comme vous pouvez le voir, il existe diverses raisons pour lesquelles les petites sociétés de gestion immobilière peuvent échouer.

Si vous êtes un investisseur et que vous recherchez un gestionnaire immobilier pour gérer vos investissements, gardez ces choses à l’esprit lors de la sélection d’une entreprise. Si je devais choisir ceux sur lesquels me concentrer, je recommanderais de m’assurer qu’ils facturent suffisamment d’argent et n’essaient pas de croître trop vite. Les deux peuvent tuer n’importe quelle entreprise rapidement.

Et si vous êtes un gestionnaire immobilier ou un investisseur qui cherche à créer votre propre entreprise, lisez et relisez cet article plusieurs fois. Ensuite, examinez attentivement votre entreprise pour voir si vous êtes à risque dans l’un de ces domaines. Il y a de fortes chances que la dernière chose que vous voulez, c’est que votre entreprise échoue et que vos clients perdent de l’argent. Adoptez une approche proactive et vous améliorerez vos chances de réussir à long terme.