La série Microsoft Word et MLA Style montre aux rédacteurs comment utiliser Word pour rendre leurs essais conformes aux directives de style MLA. Cet article explique comment utiliser la fonctionnalité Suivre les modifications dans Microsoft Word.
La fonction Suivre les modifications de Microsoft Word permet aux utilisateurs de modifier un document et de voir toutes les modifications. Word n’affiche normalement pas vos modifications. Si vous supprimez quelque chose, il ne reste pas à l’écran. Mais si vous supprimez un mot pendant que Track Changes est activé, il y aura un enregistrement visuel de celui-ci. Le mot restera soit sur l’écran barré et d’une couleur différente, soit apparaîtra dans un ballon dans la marge avec son statut (dans ce cas, « Supprimé »).
Cet article explique comment utiliser le suivi des modifications. Il aborde également les différences entre les changements de suivi dans les versions de Word pour PC et Mac. Pour accéder au suivi des modifications, cliquez sur l’onglet Révision en haut de la fenêtre principale de Word. Si les instructions de cet article ne fonctionnent pas avec votre version de Word, consultez le site Web de Microsoft.
Comment afficher les modifications et les commentaires sur Word pour PC
Suivre les modifications vous donne des options pour afficher les modifications et les commentaires. Vous pouvez afficher les modifications dans le texte ou dans les ballons dans les marges. Pour ajuster les paramètres de balisage dans Word pour PC, cliquez sur le menu déroulant sous l’icône Suivre les modifications. Cliquez ensuite sur Modifier les Options de Suivi. Dans la fenêtre qui apparaît, regardez dans la section intitulée « Ballons. »Dans le menu déroulant à côté de Utiliser des ballons, vous pouvez sélectionner Toujours, Jamais ou Uniquement pour les commentaires / Formatage. Dans cette fenêtre, vous pouvez également choisir de ne pas suivre du tout le formatage.
Je trouve qu’il est préférable d’utiliser des ballons uniquement pour les commentaires et le formatage. Si vous sélectionnez cette option, toutes les modifications apparaîtront dans le texte. Si vous sélectionnez Toujours, Word affichera les modifications dans les ballons, mais ce que vous verrez dépendra de vos paramètres de visualisation. Regardez dans l’onglet Révision à côté de l’icône Des changements de piste. Dans les anciennes versions de Word, il y aura un menu déroulant dont le paramètre par défaut est Final: Afficher le balisage. Si cette option est sélectionnée, Word affichera toutes les insertions dans le texte. Les suppressions seront affichées dans des ballons. Si vous sélectionnez Original: Afficher le balisage, Word fera le contraire. Les suppressions seront affichées dans le texte et les insertions dans les ballons.
Dans les versions plus récentes de Word pour PC, le menu déroulant est légèrement différent. Vous pouvez choisir un Balisage Simple, Tout Balisage, Aucun Balisage ou Original. Un balisage simple signifie que les modifications ne sont pas affichées avec du texte barré et des couleurs différentes. Au contraire, si vous apportez une modification, une ligne apparaît à côté du texte modifié dans la marge de gauche. Si vous souhaitez voir toutes les modifications dans le texte, sélectionnez Tout le balisage dans le menu déroulant.
Comment afficher les modifications et les Commentaires sur une première Version de Word pour Mac
Dans les premières versions de Word pour Mac, telles que Word 2011, il n’y a que deux options pour afficher les modifications: utiliser des ballons ou ne pas utiliser.Si vous souhaitez utiliser des ballons, accédez à l’icône Suivre les modifications et cliquez sur Afficher le balisage, puis Préférences. Cliquez ensuite sur la case intitulée « Utiliser des ballons pour afficher les modifications. »Il n’y a aucune option pour utiliser des ballons pour afficher uniquement les commentaires et le formatage. Si vous utilisez des ballons, toutes les modifications seront placées dans des ballons. Cette fonctionnalité se comporte un peu comme celle de Word pour PC. Sélection Finale: Afficher le balisage indique à Word d’afficher les suppressions dans les ballons. Mais si vous sélectionnez Original: Afficher le balisage, Word affiche les insertions dans les ballons.
Sinon, si vous ne cochez pas la case intitulée « Utiliser des ballons pour afficher les modifications « , toutes les modifications apparaîtront dans le texte. Les commentaires apparaîtront uniquement dans le volet de révision. En cliquant sur le bouton du volet de révision, une boîte apparaît à côté ou en dessous du texte. Cette zone, ou volet, répertorie toutes les modifications et commentaires dans le document. Si vous ne souhaitez pas que Word suive la mise en forme, revenez à Afficher le balisage dans l’onglet Révision. S’il y a une coche avant le formatage, cliquez dessus pour le supprimer.
Comment afficher les Modifications et les Commentaires sur une Version plus récente de Word pour Mac
Dans les versions plus récentes de Word pour Mac, cliquez sur le bouton Suivre les modifications, puis sur Options de balisage. Une liste apparaîtra. Allez dans Ballons et une autre liste apparaîtra à droite. Vous verrez une option pour afficher uniquement les commentaires et le formatage dans des ballons, comme celui de Word pour PC.
Le paramètre par défaut pour afficher les modifications est le Balisage simple, que vous verrez dans un menu déroulant au-dessus des options de balisage. Ce paramètre ressemble beaucoup à celui des versions récentes de Word pour PC. Si vous souhaitez voir toutes les modifications dans le texte, sélectionnez Tout le balisage dans le menu déroulant. Pour indiquer à Word de ne pas suivre le formatage, cliquez sur Options de balisage, puis Formatage pour supprimer la coche.
Comment accepter ou rejeter les modifications
Si vous apportez des modifications avec Suivi des modifications activé, les modifications seront présentes même si vous désactivez la fonctionnalité ou modifiez les options d’affichage. Vous devrez accepter ou rejeter les modifications manuellement. Il y a deux façons de le faire: tout à la fois ou une à la fois. Le processus est similaire sur les PC et les Mac. Si vous souhaitez accepter ou rejeter toutes les modifications du document, accédez à l’onglet Révision. Vous verrez les icônes Accepter et Rejeter. À droite de chaque icône, il y a une flèche. Si vous cliquez dessus, un menu déroulant apparaît. Dans les menus, il y a les options Accepter Toutes les modifications dans le Document et Rejeter Toutes les Modifications dans le Document.
Il existe deux façons de gérer chaque changement un à la fois. Si vous cliquez avec le bouton droit sur une modification, un menu apparaît. Vous pouvez ensuite accepter ou rejeter la modification dans ce menu. Vous pouvez plutôt placer le curseur avant le texte modifié. Si vous cliquez ensuite sur l’icône Accepter ou Rejeter dans l’onglet Examiner, le texte modifié sera soit accepté, soit rejeté.
Comment ajuster d’autres paramètres
Suivi des modifications étiquetez vos modifications avec le nom d’utilisateur associé à votre version de Word. Pour changer votre nom d’utilisateur sur un PC, cliquez sur le menu déroulant sous l’icône Suivre les modifications. Cliquez ensuite sur Modifier le nom D’utilisateur. Pour le modifier sur un Mac, cliquez sur Word en haut à gauche, puis sur Préférences. Cliquez ensuite sur Informations utilisateur.
Word attribue la même couleur à toutes les modifications apportées par un nom d’utilisateur donné. Par défaut, il est bleu ou rouge pour le premier utilisateur qui apporte des modifications. Cependant, vous pouvez changer la couleur associée à votre nom d’utilisateur. Sur un PC, accédez à la fenêtre Options de suivi des modifications. Sur un Mac, accédez à la fenêtre des préférences de modification de la piste. Dans la fenêtre qui apparaît, vous pourrez sélectionner la couleur de vos modifications.