Qu’est-ce qu’un gestionnaire de voyages?

Un gestionnaire de voyages est responsable de tous les aspects des voyages d’affaires. Ils aident à concevoir la politique de voyage d’une entreprise, à gérer les arrangements de voyage, à choisir la meilleure agence de voyages d’affaires pour l’entreprise, à organiser et à surveiller les dépenses de voyage et à veiller au bien-être des voyageurs d’affaires. Après le voyage, un gestionnaire de voyages est chargé d’analyser les données et de les utiliser pour rationaliser et améliorer les voyages futurs. Ils doivent posséder le bon ensemble de compétences, notamment d’excellentes compétences en communication et en organisation, ainsi que des penseurs stratégiques.

Auparavant, le rôle de gestionnaire de voyages était assumé par un chef de bureau ou une personne au sein du service des ressources humaines qui organisait les voyages en plus de ses autres responsabilités. De nos jours, de plus en plus d’entreprises de toutes tailles voient l’avantage d’embaucher un gestionnaire de voyages d’affaires dédié.

Que fait un gestionnaire de voyages? Tâches et responsabilités principales

Politique de voyage d’entreprise

L’un des rôles principaux d’un gestionnaire de voyages est d’établir une politique de voyage d’entreprise. Cela prend en compte tous les coûts potentiels d’un voyage et établit des règles et des directives que les employés doivent suivre lors de l’organisation d’un voyage. La politique doit contenir des informations sur les aspects suivants des pratiques de voyage d’affaires de l’entreprise:

• Procédure de réservation et outil de réservation de voyage approuvé
• Coût admissible de la réservation (hôtels, vols, transports terrestres)
• Exceptions ou règles spéciales pour les villes ou les itinéraires plus chers
• Fournisseurs privilégiés de la société
• Processus d’approbation pour les voyages qui dépassent les limites typiques
• Processus de remboursement
• Dépenses permises et non permises
• Processus de compte rendu de voyage
• Compagnie d’assurance voyage
• Obligation de diligence fournisseur ou procédures

Supervision des plans de voyage et des procédures arrangements

Certaines entreprises décident de confier à leur gestionnaire de voyages la responsabilité de réserver toutes les parties clés des voyages d’affaires des employés, mais d’autres entreprises laissent cela aux employés eux-mêmes. Les deux aspects les plus importants sont le transport et l’hébergement, mais les responsabilités couvrent également l’assurance voyage, les transferts aéroport et bien plus encore.

Avec la politique de voyage d’entreprise établie, les responsables de voyages cherchent à réserver des voyages conformément à ses directives pré-organisées afin que les chefs d’entreprise sachent qu’ils obtiennent les meilleures offres. Les gestionnaires de voyages incluent également des détails plus spécifiques concernant le transport et l’hébergement. Par exemple, la plupart des politiques de voyages d’affaires spécifient la classe de voyage (par exemple, business ou economy) et les catégories d’hôtels.

Gestion des dépenses et du budget de voyage

Un autre aspect des voyages d’affaires relativement difficile à prévoir est la gestion des cartes de crédit et les dépenses à destination. Les gestionnaires de voyages sont chargés de fixer des limites de dépenses acceptables pour les voyages afin de simplifier le suivi des finances.

Le plafonnement des cartes de crédit et des dépenses permet à l’entreprise de mieux contrôler les dépenses liées aux voyages d’affaires. Cependant, pour le moral des employés, il doit y avoir un certain degré de liberté. Un gestionnaire de voyages est donc chargé de trouver l’équilibre entre liberté et rentabilité. Comme le coût de la vie varie d’une destination à l’autre, les limites de dépenses doivent varier en conséquence.

Un écueil potentiel ici est qu’il est difficile d’évaluer le bon montant pour chaque voyage. Par conséquent, un gestionnaire de voyages ayant de l’expérience dans l’industrie est souvent un bon choix en raison de ses connaissances et de ses ressources.

Analyse des données

Bien qu’une politique de voyages d’affaires vise à couvrir toutes les éventualités des voyages d’affaires d’une entreprise, il est important d’analyser les voyages effectués. Un gestionnaire de voyages doit rassembler les données de tous les voyages pour prendre des décisions éclairées en matière de politique de voyage à l’avenir.

Par exemple, s’il y a des cas récurrents d’employés réservant des voyages qui dépassent le budget, cet aspect doit être abordé. Avec un ensemble de données fiable basé sur les voyages passés, un gestionnaire de voyages peut identifier les problèmes et consulter les employés pour voir quels changements sont nécessaires.

Enfin, les données financières sont utiles pour définir des KPI et analyser la rentabilité des voyages d’affaires. Les gestionnaires de bureau peuvent clairement voir les dépenses par rapport aux gains de chaque voyage pour voir lesquels sont les plus bénéfiques.

Adopter les nouvelles technologies

La technologie liée aux voyages d’affaires progresse très rapidement et les gestionnaires de voyages doivent suivre le rythme. Les améliorations apportées aux outils de réservation rendent les choses plus rapides et plus efficaces pour l’ensemble de l’entreprise. Par exemple, avec une politique de voyage en place, les employés ont maintenant la possibilité de réserver leur propre voyage tout en suivant les directives de la politique.

Un autre avantage des nouvelles technologies est le côté data des voyages d’affaires. Les outils de gestion de voyages d’entreprise en ligne tels que TravelPerk stockent les données en un seul endroit afin qu’elles soient faciles à analyser. Un avantage secondaire du stockage de données intelligent est qu’il réduit le besoin de flux d’e-mails lors de l’organisation de voyages.

Par conséquent, suivre les nouvelles avancées technologiques donne aux employés plus d’autonomie et aux gestionnaires de voyages plus de temps pour se concentrer sur d’autres choses.

Pourquoi un gestionnaire de voyages est-il important?

Les coûts liés aux voyages d’affaires représentent souvent la deuxième dépense en importance pour les entreprises, derrière les salaires et les avantages sociaux des employés. Et alors que la COVID-19 a considérablement réduit les voyages d’affaires en 2020, l’industrie se redresse déjà à un rythme encourageant et devrait se redresser complètement dans les années à venir.

Ces deux points signifient que les voyages continueront de jouer un rôle majeur dans les dépenses d’une entreprise. C’est donc une bonne idée que les voyages d’affaires soient gérés de manière professionnelle.

En quoi l’utilisation d’un gestionnaire de voyages est-elle différente de celle d’un gestionnaire de voyages ?

L’utilisation d’un gestionnaire de voyages ajoute un élément de contrôle important aux voyages d’affaires. Les voyages non gérés peuvent entraîner un manque de coordination et donc des coûts accrus et inattendus lorsqu’il s’agit d’organiser des voyages.

Un gestionnaire de voyages cherche constamment à améliorer l’expérience de voyage d’affaires des membres de l’équipe et est également tenu par le devoir de diligence, assurant leur sécurité et leur bien-être.

En quoi un travel manager est-il différent d’une agence de voyages ?

Un travel manager est responsable de l’organisation et de la stratégie en coulisses des voyages d’affaires d’une entreprise. Ils recommandent des directives, établissent des tarifs préférentiels et donnent des recommandations aux employés, et sont généralement internes.

D’autre part, une agence de voyages ne joue que le rôle de réserver réellement des vols, un hébergement et d’autres aspects des voyages d’affaires. Avec l’émergence de nouvelles technologies comme TravelPerk, beaucoup de ces tâches peuvent être gérées et gérées par le responsable du voyage d’une manière parfaitement conforme à la politique de voyage de l’entreprise.

Nous avons rencontré Natalie Marcantonio, responsable de bureau chez Quadmark pour entendre ses réflexions sur le fait que les voyages d’affaires sont un domaine attrayant dans lequel travailler:

 » Dans notre domaine de travail, les déplacements ont toujours été un élément crucial de la formation et de la rencontre avec nos clients et nos employés. Nous sommes une entreprise mondiale avec une flexibilité de travail à distance. Pouvoir voyager et rencontrer notre équipe, nos clients et assister à des événements dans le monde entier était jusqu’à la pandémie de covid une grande partie de notre entreprise. » (Natalie Marcantonio, Directrice de bureau, Quadmark)