En 2018, un fraudeur a dupé Google et Facebook sur un total de 128 millions de dollars. Les détails de la façon dont il a réussi à le faire sont extrêmement faciles. Selon l’enquête, le suspect a simplement envoyé des factures frauduleuses pour des services qui n’ont jamais été rendus, et surprise, l’équipe financière de Facebook a payé.

Il n’y aurait pu y avoir qu’une seule façon de suivre ces fonds et de les recouvrer après coup, soit lors d’un audit d’approvisionnement.

Maintenant, il est facile de penser que cela ne vous arrivera jamais. Vous avez des employés plus intelligents, dites-vous. Et vous n’êtes pas une entreprise technologique d’un milliard de dollars avec beaucoup d’argent à perdre. Vous ne voyez tout simplement pas cela arriver à votre entreprise.

Mais saviez-vous que pour les entreprises de moins de 100 employés, les systèmes de facturation sont le deuxième type de fraude le plus répandu?

Mais, qu’est-ce que l’approvisionnement?

Cela nous aidera à rafraîchir notre compréhension du fonctionnement des achats avant de plonger dans le processus d’audit informatique.

L’approvisionnement est le processus d’acquisition de produits et de services dont une organisation a besoin pour gérer ses opérations quotidiennes.

Selon McKinsey, les organisations consacrent entre 30 et 70 % de leurs revenus aux achats. Ce volume d’argent qui circule dans un seul ministère crée de nombreuses possibilités de fraude et de pratiques sans scrupules.

C’est là qu’interviennent les audits d’approvisionnement.

Qu’est-ce qu’un audit d’approvisionnement?

L’audit d’approvisionnement consiste à examiner périodiquement les contrats d’approvisionnement, les processus et l’historique avec les fournisseurs pour garantir l’exactitude, le respect des conditions stipulées dans votre contrat et améliorer l’efficacité.

Quelle est l’essence de l’audit des achats?

L’audit des achats aide les organisations à remplir trois fonctions clés,

• L’approvisionnement vous permet de découvrir et d’éliminer la fraude dans l’ensemble de votre système d’approvisionnement. En examinant l’historique de vos achats de manière globale, il est facile d’identifier les irrégularités à temps.
• Conformité. Un audit périodique révèle si vos fournisseurs ont respecté les conditions stipulées dans les contrats afin que vous puissiez soit résilier des contrats non performants, soit tracer une voie à suivre.
• Efficacité. En examinant en profondeur votre machine d’approvisionnement, il est facile de savoir ce qui doit changer et où vous pouvez obtenir les mêmes résultats, voire de meilleurs résultats, en réduisant les entrées.

L’audit des achats, comme toute autre forme d’audit, révèle les problèmes liés à vos achats et identifie les opportunités de changement.

Comment effectuer un audit d’approvisionnement ?

Un audit d’approvisionnement présente des avantages importants pour votre organisation. Mais ne vous laissez pas berner. L’audit des achats est un processus intensif qui creuse au cœur de vos systèmes et processus pour vous montrer ce qui fonctionne et ce qui doit changer pour mieux gérer vos achats.

Vous devrez analyser d’innombrables documents, assurer la liaison avec les parties prenantes et établir un rapport détaillé de toutes vos conclusions pour examen par la direction supérieure. Voici une ventilation de ce qu’il faut pour effectuer un audit d’approvisionnement.

Impliquer les gestionnaires et les parties prenantes directes

Les achats tendent à se présenter comme un domaine plutôt technique.

Vous pouvez gérer beaucoup de données, déplacer ces données d’un endroit à l’autre, les transformer en informations et prendre des décisions en fonction des conclusions que vous obtenez

Mais n’ignorez pas le facteur humain qui fait que tout fonctionne. Votre première escale dans votre processus d’audit des achats consiste à organiser des réunions 1:1 ou même une assemblée générale avec les responsables des achats et les parties prenantes directes de votre organisation.

Vous visez à saisir leur point de vue sur le travail et à obtenir leur analyse sur ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et ce qui pourrait être amélioré pour rendre votre approvisionnement plus efficace.

Cela vous aide dans votre quête d’audition puisque vous avez maintenant une meilleure idée de ce à quoi vous devez faire attention.

Bien sûr, vous devez toujours terminer votre audit à partir de zéro et ne croire personne sur parole (c’est pourquoi cela s’appelle un audit), mais en bouclant les gestionnaires dans le processus, vous donne d’abord des indications sur ce qu’il faut souligner tout au long du processus d’audit.

Concentrez–vous sur les problèmes

Il existe trois branches principales de la vérification des achats : la vérification des contrats d’approvisionnement, des processus et, enfin, de l’historique des achats pour évaluer le rendement au fil du temps.

Tous ces éléments nécessitent une approche holistique pour découvrir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas et s’atteler immédiatement à les corriger.

Mieux encore, vous pouvez tirer parti des commentaires des responsables des achats et des parties prenantes pour identifier les problèmes dans votre processus d’approvisionnement et déterminer ce qui doit être résolu plus rapidement.

Maintenant, cela n’enlève en aucune façon la responsabilité d’avoir à auditer de bout en bout, mais vous aide plutôt à concentrer vos efforts sur les problèmes connus afin que vous puissiez les résoudre avant de rechercher des problèmes cachés.

Formulaires de demande de vérification et d’achat

Les bons de commande sont remplis chaque fois qu’il y a des stocks que le service des achats commande.

Cela permet aux employés peu scrupuleux de manipuler des chiffres et de commettre des fraudes.

Plus particulièrement, compte tenu du volume de bons de commande que votre service achats a pu traiter, il sera impossible d’analyser chaque document individuel.

Ce que vous faites est de sélectionner des échantillons au hasard parmi plusieurs fournisseurs et d’examiner les détails de chacun. Vérifiez les signatures, les notes, les détails de la commande, les prix et comparez les chiffres avec les prix indiqués dans les contrats de chaque fournisseur.

Audits de sélection des fournisseurs

Votre organisation a vraisemblablement des critères pour vérifier les fournisseurs avant de les inscrire sur votre liste d’achats. Ceux-ci peuvent inclure des évaluations des risques, des données de performance, des prix et d’autres analyses concurrentielles pour obtenir la meilleure offre possible auprès d’un pool de fournisseurs.

Il s’agit d’un autre domaine sujet au risque de fraude, car les contacts au sein de votre organisation peuvent modifier les normes de certains fournisseurs pour les aider à se qualifier sans respecter les critères convenus.

Au cours du processus d’audit, voici où vous examinez vos évaluations de fournisseurs et analysez chaque fournisseur pour déterminer s’ils répondent aux normes de sélection. Enregistrez vos résultats à mesure que vous progressez.

Procédures et processus d’audit

Passez en revue les processus mis en œuvre par les employés de votre organisation lors de l’établissement de demandes d’achat, de commandes ou de la gestion d’autres tâches d’approvisionnement quotidiennes.

• Sont-ils inutilement lourds?
• Pourraient-ils être simplifiés et obtenir toujours les mêmes résultats? Les employés sautent-ils les étapes essentielles?
• Les employés ont-ils des commentaires sur la façon de rendre les processus d’approvisionnement plus efficaces?

Évaluez la productivité des processus sur lesquels votre approvisionnement a été basé pour déterminer votre meilleure ligne de conduite.

Traitez vos idées

Une fois vos recherches et vos audits terminés, voici l’étape où vous mettez tout en détail pour l’évaluation de la direction supérieure.

Pour tous les problèmes identifiés, vous pouvez vous frotter les esprits avec les gestionnaires, les employés et les parties prenantes directes pour obtenir des idées sur la façon de les résoudre. Pour les domaines fonctionnels, vous pouvez faire un brainstorming pour déterminer ce qui pourrait être ajusté pour obtenir des résultats encore meilleurs.

Prenez toutes les informations que vous avez recueillies et prenez le temps de les traiter et de les analyser avec l’aide des parties prenantes responsables de ces points de données qui vous aideront à comprendre tout cela.

Rapportez vos conclusions

Après avoir fouillé dans les achats de votre organisation, mettez le tout dans un format ordonné pour les cadres supérieurs et les parties prenantes supérieures qui en auront besoin pour prendre des décisions.

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