Assigner des rôles d’équipe interne et de projet client

Les grands projets peuvent être complexes. Les tâches se chevauchent souvent, dépendent d’autres tâches à accomplir ou sont si vastes que plusieurs membres de l’équipe sont impliqués. Si vous ne définissez pas d’attentes sur qui fait quoi et quand ils le font, la dotation en personnel peut rapidement devenir déroutante.

Assurez-vous d’attribuer des rôles de projet et des responsabilités de tâche spécifiques, tout en maintenant la communication fluide. Pour faciliter l’attribution des rôles de projet, utilisez ces pointeurs:

• Utilisez un tableau RACI (Responsable, responsable, Consulté, informé) pour clarifier les rôles entre les ministères et les processus.
• Choisissez deux preneurs de notes pour chaque réunion afin de vous assurer que les informations critiques sont capturées et partagées.
• Essayez un outil web pour promouvoir une bonne communication et encourager le partage des connaissances entre votre client et l’équipe interne.

Parlez du processus et de la façon dont vous allez travailler

Chaque projet est unique en quelque sorte. Bien sûr, il peut y avoir des approches ou des livrables partagés entre les projets, mais il est essentiel de discuter de la façon dont vous les utiliserez pour chaque projet pour réussir. Suivez les conseils décrits au chapitre 3 et vous commencerez à établir des attentes en matière de processus, d’examens des livrables, de parties prenantes et de calendrier, le tout d’un seul coup.

Organisez des réunions d’état

Il n’y a pas de meilleur moyen de définir et de gérer les attentes que de simplement consulter votre équipe et vos clients. Que vous travailliez seul ou en équipe de 20 personnes, dans un bureau ou à distance, le partage des progrès est l’une des meilleures choses que vous puissiez faire pour que la communication continue.

Réunions internes sur le statut de l’équipe

En général, un examen en personne (ou par chat vidéo) de 15 minutes des tâches de la journée est un bon moyen de rattraper votre équipe. Soyez flexible avec votre équipe pour déterminer quelle est la meilleure approche pour effectuer votre appel d’état.

Une fois que vous commencez, il suffit de vous relayer et de donner à chacun la chance de parler de ce qu’il travaille ce jour-là. Un enregistrement rapide obligera tout le monde à organiser les priorités du projet avant la réunion. Ce petit peu de responsabilité fait une grande différence.

Avant de conclure, demandez quelque chose comme: « Quelqu’un a-t-il besoin d’aide? Et quelqu’un a-t-il le temps d’aider avec d’autres tâches si nécessaire? »Une simple question comme celle—là peut vous aider à renforcer la confiance et les relations avec votre équipe – et, bien sûr, elle vous aide tous à rester plus efficaces dans votre travail.

La façon dont vous abordez les réunions d’état du projet dépendra du projet sur lequel vous travaillez, des horaires de l’équipe et peut-être même de l’intensité du travail.

Mises à jour du statut des clients

Il est recommandé de maintenir une ligne de communication ouverte et cohérente avec vos clients. Assurez-vous de rester à jour sur tous les problèmes du projet en fournissant un rapport d’état hebdomadaire par e-mail ou par appel téléphonique, et vérifiez l’alignement avec les objectifs du projet.

Les rapports d’état vous aident non seulement, vous et vos clients, à rester sur la bonne voie, mais ils vous permettent également de rester réaliste et honnête au sujet de votre travail, de vos processus, de vos budgets et d’autres problèmes. Prendre le temps de s’asseoir et de discuter de ces points sera payant en termes de relation client et aidera votre équipe à mener le projet à bien. Avec des réunions régulières sur le statut, vous vous assurez que toutes les personnes impliquées revoient et réaffirment les attentes que vous avez établies au début du projet.

Un bon rapport de situation couvre:

• Ce qui a été fait la semaine dernière
• Ce qui est fait cette semaine et la semaine prochaine
• Mesures à prendre
• Mise à jour sur l’échéancier
• Mise à jour sur le budget
• Risques potentiels du projet

Enfin, n’oubliez pas pour vous amuser un peu avec vos réunions de statut. Utilisez le temps pour rattraper votre équipe et vos clients sur des sujets non liés au travail.

Favoriser une bonne communication avec les clients

Pour les chefs de projet, il revient toujours à être un bon communicateur et un bon facilitateur. Si vous avez fait votre travail, un plan de communication permet à votre équipe de savoir que la communication excessive est la bienvenue – votre projet se sentira ouvert. L’équipe saura toujours ce qui se passe, définira ses propres attentes et répondra probablement aux attentes en matière de calendrier et de budget sans aucun doute.

Si les attentes de vos clients sont décrites et discutées, ils seront heureux de vous avoir aidé à les satisfaire ou à les dépasser et se sentiront rassurés car ils savent très probablement à quoi s’attendre du produit final.