Si vous prévoyez d’organiser un événement nécessitant un artiste, vous devez apprendre à réserver un artiste pour votre événement de la bonne façon. Malheureusement, si vous ne comprenez pas le processus de réservation de l’artiste, vous pourriez finir par réserver le mauvais artiste ou payer trop cher pour un artiste.

Il y a beaucoup à considérer lorsque vous choisissez un artiste pour votre événement. Le budget, les exigences des artistes, les capacités du lieu, l’intérêt du public et la concurrence locale jouent tous un rôle important dans le processus de prise de décision. Suivez les quatre étapes ci-dessous pour réserver un artiste pour votre événement, et vous aurez beaucoup plus de succès.

Trouver des artistes potentiels

Avant de pouvoir réserver un artiste pour votre événement, vous devez créer une liste d’artistes possibles qui pourraient se produire à l’événement. Commencez par demander à d’autres planificateurs d’événements qui ont organisé des événements similaires réussis des informations sur leurs expériences avec leurs artistes et leurs coûts. Vous pouvez également effectuer une recherche sur le Web et visiter les sites Web des artistes pour en savoir plus à leur sujet.

Recherchez des artistes pertinents pour votre public cible et correspondant aux objectifs de votre événement, mais ne choisissez pas un artiste simplement parce que vous les aimez. C’est une erreur que font de nombreux organisateurs d’événements, et c’est l’une des cinq principales raisons pour lesquelles les événements échouent. La considération la plus importante est de savoir si votre public cible aime suffisamment l’artiste pour payer des billets.

Tenez compte de votre budget

Chaque artiste vous facturera des frais de représentation, mais il y a d’autres coûts liés aux artistes que vous devez prendre en compte dans votre budget. Par exemple, l’artiste aura besoin d’un équipement spécifique pour effectuer des performances telles que l’éclairage, l’équipement audio, etc. L’artiste apportera-t-il son propre équipement ? Sinon, le lieu où vous organisez votre événement fournit-il cet équipement? Combien coûte le lieu pour cela? Devez-vous passer un contrat avec un tiers pour obtenir l’équipement? Ce sont tous des coûts supplémentaires qui pourraient augmenter votre budget.

De plus, de nombreux artistes ont des exigences personnelles qui seront énumérées dans un cavalier d’artiste dans le cadre de votre contrat avec eux. Ce coureur pourrait inclure des choses comme le voyage, la nourriture, l’hébergement et d’autres exigences personnelles. Encore une fois, toutes ces exigences ajoutent des coûts pour vous, alors n’oubliez pas de les inclure dans votre budget.

Faites correspondre l’artiste, l’événement et le Budget

Une fois que vous avez effectué vos recherches et évalué les artistes potentiels pour votre événement par rapport à votre budget, choisissez l’artiste qui correspond le mieux à l’audience et aux objectifs de l’événement ainsi qu’à votre budget. Ne basez pas cette décision sur un sentiment intestinal. Au lieu de cela, faites plus de recherches et basez votre décision sur des données.

Par exemple, contactez l’agent de réservation ou le promoteur de l’artiste et demandez combien de billets l’artiste vend habituellement. Découvrez si l’artiste sera dans la zone de votre événement en même temps que votre événement, car cela pourrait considérablement réduire votre budget. De nombreux artistes recherchent activement des opportunités de performances supplémentaires lorsqu’ils sont en tournée pour remplir des dates vides de leur emploi du temps. Si vous pouvez remplir l’une de ces dates avec votre événement, vous économiserez de l’argent sur les voyages et d’autres exigences personnelles des coureurs.

Demandez également à l’agent de réservation ou au promoteur de l’artiste sur quoi l’artiste travaille actuellement. Lorsqu’un artiste a une publication ou une annonce importante qui coïncide avec votre événement, cela peut souvent entraîner un regain d’intérêt pour l’artiste, votre événement et la vente de billets.

Négocier le contrat

La plupart des artistes factureront des frais spécifiques pour une performance, mais tout est toujours à négocier. Lorsque vous réservez un artiste pour votre événement, n’acceptez jamais le premier devis. Perfectionnez vos compétences en négociation et parcourez les demandes de l’artiste ligne par ligne. Quelles demandes sont non négociables pour l’artiste et lesquelles ont une certaine marge de manœuvre ? Préparez votre contre-offre et soyez prêt à faire plusieurs allers-retours avec l’agent de réservation jusqu’à ce que vous puissiez accepter un accord final. N’oubliez pas d’inclure des détails sur tout soutien au développement d’artistes que vous pouvez offrir!

Une fois que vous avez conclu un accord avec l’agent de réservation de l’artiste, assurez-vous de tout obtenir par écrit. Mettez tous les détails dans un contrat écrit. C’est une très bonne idée d’embaucher un avocat contractuel qui a de l’expérience dans la rédaction de contrats d’artistes d’événements pour vous assurer d’être protégé. Beaucoup de choses pèsent sur votre interprète, vous avez donc besoin d’un contrat revêtu de fer.

Vos prochaines étapes pour réserver un artiste pour votre événement

Une fois que vous avez terminé les quatre étapes pour réserver un artiste pour votre événement décrites ci-dessus, il est temps de planifier et de promouvoir votre événement. Assurez-vous de télécharger la liste de contrôle de planification d’événements gratuite d’AttendStar et apprenez à rédiger un plan de marketing d’événements. Avec ces outils en main, vous serez sur le point de réserver un artiste qui peut aider à faire de votre événement un succès.