Connaître le moyen le plus simple de réserver des divertissements pour vos événements deviendra important car les restrictions de santé publique causées par la pandémie de Covid-19 sont assouplies et les gens peuvent à nouveau organiser des événements de divertissement en direct. Quel que soit le type d’événement que vous planifiez, savoir réserver des divertissements efficacement et en toute confiance vous servira bien.

La COVID-19 continue de garder la plupart des musiciens professionnels et des mélomanes à la maison. Cela change lentement à mesure que les choses recommencent à s’ouvrir. Alors que nous nous tournons vers l’avenir, il est temps de commencer à planifier votre occasion. Soyez flexible quant au moment où votre événement aura lieu si possible. De cette façon, vous pouvez sélectionner la date réelle en fonction des dernières nouvelles pandémiques dans votre région.

Où Commencez-Vous à Réserver des Divertissements?

Si vous allez embaucher votre cousin qui est un imitateur d’Elvis, vous n’avez pas besoin de continuer à lire cet article. Cependant, si vous allez embaucher des artistes que vous ne connaissez pas, lisez la suite. Les artistes courent la gamme du gars dans la rue qui fait de la magie lors de spectacles pour enfants à de grands artistes.

Commencez par ce que vous savez: Si vous souhaitez réserver des divertissements pour votre fête privée, votre réception de mariage, votre événement d’entreprise ou votre concert dans l’arène, commencez par ce que vous devez savoir dans le cadre de votre processus de planification. C’est vrai, vous devez avoir un plan. Commencez par l’approche des Cinq W. Cela signifie Pourquoi, Quoi, Où, Qui et Quand. Si vous y réfléchissez, vous en savez plus que vous ne le pensez.

1. 1. Pourquoi ? Il doit y avoir une raison pour laquelle vous souhaitez organiser un événement. Cela peut être aussi simple que de revoir des gens après avoir été enfermés pendant six mois. Il y a de fortes chances qu’il y ait une raison comme un anniversaire, une retraite, un lancement de produit, une fête de vacances, une réception de mariage, une Quinceañera, la réouverture de votre boîte de nuit ou un concert d’une grande célébrité, etc. Vous obtenez la photo. Le « Pourquoi » joue dans le « W » suivant qui est Quoi.
   2. Quoi? Le « quoi » décrit la nature et le thème de l’événement. Une grande ouverture ou une réouverture est très différente d’une fête de retraite. Une Quinceañera va se sentir très différente d’un lancement de produit de salon professionnel. Ce qui décrit l’ambiance que vous devez créer lorsque vous réservez un divertissement.
   3. Où? Selon l’événement, vous savez probablement déjà où il va se dérouler. Il peut s’agir de l’arrière-cour de votre mère ou du salon de la Conférence SSS. Il peut se dérouler dans une salle de bal d’hôtel, dans votre lieu d’affaires ou dans une salle de concert.
   4. Qui? Sur la base des réponses aux « W » ci-dessus, vous devriez avoir une bonne idée de qui assistera à l’événement. S’il s’agit d’une fête de vacances d’entreprise ou d’une célébration d’étape, il y a de fortes chances que ce soient les employés, la direction et d’autres parties prenantes impliquées dans les opérations de l’entreprise. Si c’est la fête de la retraite de papa, ce sera probablement sa famille, ses amis et ses collègues.

Savoir qui sera le public probable vous aidera à réserver des divertissements qui plairont à ce public. C’est pourquoi les données démographiques des participants sont importantes pour choisir le bon divertissement, qu’il s’agisse de ce magicien local ou d’artistes de renom. Vous ne voudriez pas embaucher un artiste hommage à Frank Sinatra pour un public du Millénaire ou de la génération Z. De même, vous ne voudriez pas réserver Dirty Honey ou le HU pour la fête de retraite de votre père. Connaître les personnes que vous attendez de votre événement ne peut pas être sous-estimé si vous voulez qu’elles en profitent pleinement.

1. 1. Quand ? À l’ère de la pandémie de Covid-19, être flexible quant au moment où l’événement se produira est un réel plus. Malheureusement, ce n’est pas possible s’il s’agit d’un événement de salon, d’une fête d’anniversaire ou d’une occasion limitée à une date. Bien sûr, même ceux-ci ont une certaine flexibilité, comme les avoir un week-end au lieu de la date exacte célébrée.

Si vous pouvez attendre le « bon » moment pour organiser l’événement, vous avez une bien meilleure chance de réserver des divertissements adaptés à vos besoins et à votre budget. La pandémie est devenue le « quand » dans de nombreux cas où vous avez une date flexible. Les exigences en matière de santé publique seront assouplies une fois que le taux d’infection diminuera. Les gens seront plus susceptibles d’assister à des événements s’ils se sentent plus en sécurité à mesure que le risque d’infection diminue.

Combien Pouvez-Vous Dépenser pour Louer des Divertissements?

Il n’y a pas de « W » pour le Coût, l’argent, le Dinero, le Budget, la Dépense, la Dépense, le Montant ou d’autres mots qui décrivent combien vous devez dépenser pour réserver des divertissements pour votre occasion spéciale. C’est là que le caoutchouc rencontre la route quant au niveau de talent que vous pouvez réserver pour votre événement. Peu importe qui vous voulez divertir si votre budget ne le permet pas. Vous n’allez pas réserver de grandes célébrités pour quinze mille dollars. Cependant, ce niveau de budget vous donnera beaucoup d’options pour réserver des artistes qui raviront les invités de la plupart des événements. Si votre budget est plus modeste, il y a encore des options.

Maintenant, au « Comment » de réserver des divertissements

Une fois que vous êtes armé des réponses aux questions ci-dessus, vous êtes prêt à réserver des divertissements pour votre prochaine affaire. Alors, que faites-vous pour trouver les bons animateurs pour votre événement? Il y a plusieurs chemins que vous pouvez emprunter.

1. 1. Faites-Le Vous-Même: Par Do It Yourself, ce que je veux dire, c’est ne pas impliquer des tiers dans la recherche et la réservation du divertissement que vous souhaitez pour votre occasion. Vous connaissez peut-être déjà un groupe que vous aimez. N’oubliez pas que le groupe est pour le plaisir de tout le monde, pas seulement de vous. Quelqu’un que vous connaissez a peut-être utilisé un groupe pour sa fête, sa réception de mariage, etc. vous pouvez donc leur poser des questions sur le groupe qu’ils ont utilisé. Si vous suivez cette voie, obtenir des recommandations de personnes que vous connaissez qui sont impliquées dans le secteur de la musique ou qui ont embauché un groupe dans le passé est un bon point de départ.

Une fois que vous avez trouvé le groupe que vous voulez, vous devrez ensuite négocier leurs frais de performance, les problèmes de contrat et les problèmes d’hospitalité des coureurs dans le cadre du processus de réservation de divertissement. Plus l’artiste que vous sélectionnez est populaire, plus ce processus sera complexe. Inutile de dire que vous ne voulez pas exécuter de contrats avec de grands artistes.

Tout le monde ne connaît pas quelqu’un qui connaît quelqu’un qui connaît quelqu’un. Cela conduit à la deuxième façon de réserver des divertissements pour des événements à faible budget.

1. 1. Utilisez des sites d’annuaire d’artistes: Des sites Web comme Gigsalad et The Bash, entre autres, fournissent un répertoire d’artistes. Ces sites répertorieront les artistes en fonction de votre emplacement et du type de divertissement que vous souhaitez réserver. Ils comportent une description de l’acte, des notes d’étoiles et des critiques ainsi qu’un formulaire pour demander un devis gratuit. Ils listent généralement les actes en commençant par le plus proche de votre emplacement, et selon le site, ils continueront à répertorier les actes plus loin des États-Unis. Ils intègrent leurs frais fixes dans le devis que vous recevez lorsque vous utilisez leurs sites pour réserver des divertissements.

Je recommande ces sites si votre budget de divertissement est inférieur à mille dollars et que vous ne connaissez pas quelqu’un qui connaît quelqu’un qui connaît quelqu’un. Il existe une stratégie que vous pouvez utiliser si vous souhaitez éviter les frais associés à ces sites. Vous pouvez utiliser ces sites pour identifier les artistes. Une fois que vous avez identifié l’acte que vous souhaitez, vous pouvez les Google et trouver directement leur site Web. Cela vous permet de contourner ces sites et de négocier directement avec le groupe. Souvent, cela n’en vaut pas la peine puisque ces sites facturent des frais modestes (environ une quarantaine de dollars pour une réservation) et votre temps en vaut plus. Mais, si vous essayez d’économiser le plus d’argent, c’est une tactique que vous pouvez utiliser lorsque vous essayez de réserver les artistes que vous voulez pour votre événement.

1. 1. Utilisez une agence de réservation de divertissement: À mesure que votre budget et le besoin de plus grandes célébrités augmentent, il serait sage d’impliquer une agence de réservation de divertissement dans le cadre de votre approche pour trouver et réserver les bons actes pour répondre à vos besoins. Ils sont excellents pour trouver les artistes les plus adaptés à votre occasion et à votre budget. Contrairement à vous, ils le font tous les jours et connaissent les tenants et les aboutissants du processus de réservation.

La plupart des grandes célébrités sont des clients de quelques agences de réservation et sociétés de gestion internationales. Ils ne sont pas enclins à traiter avec des individus pour leurs événements. Des sociétés de réservation réputées et leurs agents ont établi des relations individuelles avec les agents de ces principales agences de réservation. Les bonnes agences de réservation de divertissement auront également des relations personnelles avec la direction des actes locaux, régionaux et nationaux qui ne sont pas au niveau d’être représentés par le WME, la CAA, l’UTA, etc. du monde. Ces relations peuvent vous faire économiser de l’argent en frais de performance et en frais de coureur.

Ils s’occuperont des détails et trouveront le bon numéro qui correspond à votre budget, à votre public et à votre thème. Une fois qu’ils auront trouvé le divertissement, ils négocieront en votre nom pour vous obtenir la meilleure offre globale possible. Une fois que l’acte est sous contrat, ils feront le suivi et feront avancer le spectacle et s’assureront que cela se passe bien.

Qu’il s’agisse d’un groupe de reprises local pour votre réception de mariage ou de grandes célébrités pour un concert majeur, l’utilisation d’une agence de réservation peut vous apporter la tranquillité d’esprit dont vous avez besoin pour passer votre temps à traiter les autres problèmes liés à votre événement. Assurez-vous d’employer une agence de réservation réputée qui est présente depuis longtemps et qui peut vous fournir une multitude de références pour le type d’événement que vous planifiez. Beaucoup proposeront également des services supplémentaires tels que la production locale ou la gestion d’événements pour vous alléger davantage dans la planification de votre événement.

Si vous utilisez cette approche pour la planification et la réservation, tout devrait bien aller. Rappelez-vous, il ne s’agit tout simplement pas de l’argent; mais de la façon dont le divertissement est mémorable pour votre occasion. Je suis partial, mais j’utiliserais une agence de réservation pour tout événement où votre budget de divertissement se chiffre en milliers, plutôt qu’en centaines de dollars. Bonne chance avec vos efforts.

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