Les organismes sans but lucratif ont un montant de fonds limité. Cela fait de l’organisation d’événements un véritable défi. L’un des principaux getters d’attention, est un conférencier invité, de préférence celui qui parlera gratuitement.

La principale source de financement des événements à but non lucratif est les services bénévoles et le parrainage. Il existe une variété de ressources de conférenciers gratuites pour les organisateurs d’événements. Pour trouver la bonne personne pour le poste, les organisateurs doivent examiner leurs critères, puis envoyer une invitation « envoûtante » à quelques candidats choisis.

Où trouver des conférenciers gratuits

Avant de pouvoir inviter des conférenciers gratuitement ou de demander à quiconque de faire quelque chose de vraiment, vous devez déterminer le but de l’événement et les sujets qu’il couvrira. Cela constitue la base de votre recherche de profil d’orateur. Par exemple, pour un programme de sensibilisation des adolescents, le meilleur conférencier sera celui qui a une spécialité dans les programmes pour les jeunes et la motivation des jeunes. Voici quelques conseils simples à suivre lors de la recherche d’un conférencier invité pour votre événement:

1. Recherchez quelqu’un de bien connu et vivant sur place, cela permet de maintenir les dépenses aussi basses que possible. Un conférencier célèbre local qui connaît votre organisme de bienfaisance de collecte de fonds éliminera les frais de voyage et d’hébergement de l’État.
2. Par exemple, pour trouver des conférenciers, contactez les groupes de parole en public de votre région, tels que le Rotary ou les Toastmasters. Il y a souvent un membre d’une « organisation de bonnes actions » locale qui se fera un plaisir de vous proposer de parler de ses propres expériences dans le traitement du type de projet caritatif ou d’événement que vous organisez. Ils sont toujours heureux de travailler gratuitement.
3. Utilisez votre liste de marketing par courriel des donateurs. Envoyez des e-mails à votre contact particulier dans chaque organisation pour savoir s’il peut vous donner des pistes sur de bons orateurs « gratuits ». Cette recommandation de bouche à oreille est souvent la meilleure voie car les intervenants connaissent le sujet et la communauté des donateurs répond bien à tous ceux qui valent leur pesant d’or.
4. Les recherches en ligne ont révélé des conférenciers fantastiques qui travaillent gratuitement et sont trop disposés à donner leur temps et leurs connaissances sur une variété de sujets. Pendant que vous y êtes, regardez ces sites:

GigMaster, Conférenciers américains, Brooks International, Bureau des conférenciers.

Ces sites présentent les conférenciers par emplacement géographique, sujet et frais. Si vous trouvez un conférencier qui répond à vos besoins mais qui facture des frais, il vaut la peine de prendre contact pour expliquer l’organisation que votre événement soutient. Demandez s’ils sont prêts à travailler pour des frais de grains de poivre, ou si vous avez vraiment bien argumenté, vous pourriez simplement constater qu’il renoncera complètement aux frais et parlera sans frais.

Comment rédiger une proposition / invitation pour les conférenciers

Il y a pas mal de travail et beaucoup de finesse à demander aux gens de prendre la parole lors de votre événement. Savez-vous comment créer une invitation exceptionnelle? Celui qui va saisir le lecteur et générer de l’empathie pour votre digne cause.

Votre invitation doit être un courriel (ou une lettre) officiel. Décrivez les raisons pour lesquelles vous les avez choisis comme la meilleure personne pour prendre la parole lors de votre événement. Comme pour chaque lettre, l’invitation doit refléter les valeurs de votre organisation et ajouter une touche de votre propre personnalité. Les bonnes lettres d’invitation de conférencier invité seront claires et faciles à lire, respectueuses et contiendront toutes les informations de base dont le conférencier invité a besoin pour prendre une décision en votre faveur.

Que pourriez-vous offrir à un orateur ?

Speakermatch.com est un site Web dédié à la mise en correspondance des conférenciers avec des opportunités de prise de parole ou des emplois. Il y a beaucoup de sites, mais nous avons choisi celui-ci parce qu’ils ont des conférenciers qui offrent des concerts gratuits. Vous pouvez également trouver des conférenciers par lieu, expertise, démographie et sujet.

Il est juste d’offrir à quelqu’un qui est prêt à parler gratuitement lors de votre événement, un peu de quelque chose en retour.

Si vous êtes l’organisateur de l’événement, vous manquerez de temps pour tout faire, mais vous devez rester la personne de contact principale de votre conférencier invité jusqu’à ce qu’il accepte de faire l’honneur.

Comment faciliter la prise de parole gratuite d’un conférencier lors de votre événement?

Une fois cela fait, vous pouvez présenter votre conférencier à son propre « gofer » personnel pour vous occuper de tout à partir du moment où le conférencier invité arrive à bord. Proposez les services d’un assistant personnel dans votre lettre d’invitation. Vous serez étonné de voir à quel point les gens réagissent favorablement quand ils savent que tout sera pris en charge, et tout ce qu’ils ont à faire est de parler de leur sujet préféré.

Informez l’invité que votre organisation fournira:

• frais de voyage et hébergement gratuit s’ils viennent de l’extérieur de la ville ou de l’État
• assistant personnel pour s’occuper de tous leurs besoins, tels que la collecte à l’aéroport, l’enregistrement à l’hôtel, l’itinéraire de l’événement, l’introduction à la gestion de l’événement, les sponsors, etc.

Exemple de Lettre d’invitation de conférencier invité

Cher

J’espère que ce message vous trouvera bien. Je suis honoré de vous inviter à être le conférencier invité lors de Notre événement qui se tiendra le au in. Nous savons que vous êtes un orateur formidable et que nos participants et délégués gagneront beaucoup de votre intervention.

est un événement organisé toute la journée par. Nous nous attendons à ce que notre public soit dans la région de. Notre objectif est de rassembler les gens de la communauté locale pour leur donner de l’inspiration sur ce que notre organisation à but non lucratif espère réaliser avec notre programme. Nous voulons provoquer des discussions sur le programme et sensibiliser le public, ce qui, nous l’espérons, permettra également de collecter des fonds et des dons.

Votre intervention sera filmée et un montage sera diffusé sur notre site Web et d’autres canaux de médias sociaux tels que YouTube. Nous croyons que votre « voix » sera bénéfique pour tous les membres de notre organisation et pour les personnes partageant les mêmes idées qui assistent à l’événement.

Je note de votre CV que vous prenez des conférences sans frais. Cependant, comme vous êtes hors d’État, nous serions ravis de couvrir vos frais de voyage. Nous mettrons également à votre disposition un assistant personnel de notre équipe, qui s’occupera de tous vos arrangements, transferts aéroport, etc. et soyez sur place pour répondre à vos besoins le jour de l’événement.

Veuillez me faire savoir si vous seriez intéressé à parler. Vous trouverez ci-joint l’itinéraire de l’événement et quelques informations générales sur l’organisme de bienfaisance que nous représentons et nos commanditaires pour cette entreprise.

Merci d’avoir pris le temps de lire notre invitation, et j’ai très hâte de vous entendre bientôt.

Sincèrement

Internet regorge de sites utiles proposant des exemples de lettres d’invitation. En voici quelques-uns que nous pensions être un bon point de départ. Consultez cet exemple de lettre d’invitation ici ou celui-ci ici pour quelques bonnes idées sur la façon de commencer votre lettre.

Conclusion

Lorsque vous avez choisi quelques orateurs probables, envoyez le premier lot de lettres électroniques. Si vous avez mis votre jour de réponse prévu pour une semaine à compter de la date de « livraison », vous avez une semaine à attendre. Une fois que vous avez eu une réponse, envoyez un rappel doux à toutes les personnes qui n’ont pas répondu par écrit. Cela dépendra de la réponse à votre demande initiale.

Évaluez la réponse: vérifiez la liste et remplacez ceux qui ont refusé par des invitations de deuxième choix. Envoyez un autre lot d’invitations et répétez le processus jusqu’à ce que vous réussissiez.

Quoi que vous fassiez, répondez à tout le monde, même à ceux qui vous ont refusé. Soyez gracieux dans votre réponse; vous ne savez jamais quand vous devrez peut-être faire appel à eux à nouveau. Peut-être que la prochaine fois, vous aurez de la chance avec quelqu’un qui aime votre attitude, même s’il ne pouvait pas obliger la première fois. Commencez avec GEVME et alignez votre stratégie de planification d’événements gratuite avec des résultats de billetterie réussis.

Cet article est rédigé par Chris Bouchard, un contributeur régulier du blogue GEVME. Chris est consultant pour des entrepreneurs sociaux et à but non lucratif. Retrouvez plus d’informations sur son site www.revgensolutions.com .