Comment Inviter et Réserver les Groupes pour Votre Festival de Musique

Organiser un festival de musique peut être une expérience passionnante remplie de nombreux défis et de récompenses massives.

Le plus grand défi pour la plupart des organisateurs d’événements est d’obtenir un parrainage, de trouver des traiteurs, des fournisseurs de réservation, etc. Pour les festivals de musique, il y a d’abord un autre obstacle. Tu as besoin de bandes.

Mais vous ne voulez pas seulement des groupes, n’est-ce pas?

Vous voulez des groupes qui s’inscrivent dans le thème de votre événement, que votre public adorera et qui ne vous obligent pas à donner votre coffre au trésor.

Heureusement, les trouver et les persuader de venir à votre événement n’est pas aussi difficile que vous le pensez. Voici comment vous pouvez attirer les luths à votre prochain concert musical et réserver un groupe pour votre festival.

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Commencez à faire des recherches

La première étape consiste à trouver les bons groupes pour votre festival et votre marché.

Éliminons cela — tous les groupes ne travailleront pas pour votre festival. Vous devez vous assurer qu’ils représentent le thème de votre festival, votre marque dans son ensemble et votre public cible.

Voici quelques questions à poser lors de l’examen d’un éventuel groupe:

• Ce groupe joue-t-il le genre de musique que mon public aimera?
• Ce groupe représente-t-il le thème de mon festival ?
• Ce groupe a-t-il une bonne réputation ?
• Cette bande coûte-t-elle beaucoup? Dans les limites du budget? ROI ?
• Ce groupe a-t-il des membres avec lesquels il est facile de travailler ?
• Des références ou des événements antérieurs que je peux contacter?

Rappelez-vous, vous n’êtes pas vraiment affamé de bandes.

Il existe des millions de bandes avec lesquelles vous pouvez travailler. Mais vous êtes affamé pour les bons groupes, et une fois que vous avez compris qui sont ces groupes, vous pouvez commencer à les cibler avec des offres.

Nous savons!

Cela peut signifier déchiqueter cette liste d’équipe de rêve, mais ce n’est pas parce que vous aimez un groupe qu’ils sont la bonne solution.

Assurez-vous qu’ils sont disponibles

Une fois que vous avez votre liste restreinte, vous êtes prêt à fouiller dans les détails.

Vous devez savoir si les groupes sont disponibles pendant vos dates de festival. En règle générale, cela implique d’appeler la direction — et non la bande — et de demander un horaire de bande.

Pour les organisateurs de festivals, cette partie peut être délicate.

Une fois que vous réservez plusieurs groupes, combler les lacunes de votre horaire peut être un défi sérieux.

Nous vous recommandons fortement de trouver des groupes dont l’horaire complet du festival (si plusieurs jours) est gratuit. Cela peut être plus difficile, mais cela facilite les changements de dernière minute.

Parce que soyons honnêtes, vous aurez des changements de dernière minute. Quelqu’un va annuler. Quelqu’un annule toujours.

Présentez votre offre

S’ils sont sur votre liste restreinte et qu’ils sont disponibles pendant les dates de votre festival, envoyez-leur une offre.

Vous devrez peut-être rédiger des documents juridiques et contractuels avec votre avocat pour cette partie.

Il existe également des ressources gratuites en ligne où vous pouvez en apprendre davantage sur le contenu de ces contrats (et certains endroits où vous pourriez probablement trouver des versions gratuites des contrats si vous avez regardé.)

Le groupe voudra d’abord revoir le contrat, du moins nous devrions l’espérer. Dans le passé, c’était une affaire principalement en personne, mais FaceTime, Skype et le courrier électronique ont changé la donne.

Vous pouvez vous connecter avec eux en ligne et lancer le bal.

Créez des contrats de médias sociaux

À ce stade, vous pensez peut-être que vous en avez terminé avec la paperasse, et vous l’êtes peut-être. Mais, les chances sont, vous voudrez qu’ils soient plus que de simples artistes.

Les médias sociaux sont devenus un phare de succès pour les organisateurs d’événements et amener le groupe à tirer parti de son influence numérique peut être une aubaine sérieuse pour votre festival.

Les contrats de médias sociaux (alias « contrats d’influenceurs ») peuvent vous aider à établir certaines règles de base pour le contenu des bandes de médias sociaux.

Combien de messages doivent-ils partager sur votre festival ?

Quel type de message doivent-ils envoyer ?

À quelle fréquence?

Tout cela peut être inclus dans le contrat.

Bien sûr, il existe des milliers d’autres types de contrats dont vous pourriez avoir besoin; cela dépendra de vos besoins. Vous pouvez utiliser Rocket Lawyer pour créer vos propres contacts de performance musicale gratuits à partir de zéro ou d’un modèle.

Comprendre les détails granulaires

Maintenant que tout le monde a tout signé, il est temps de hacher les derniers détails pour le jour de l’événement.

Examinez ces questions lorsque vous vous assurez que tout est couvert avant d’ouvrir ces rideaux.

• Configuration technique / équipement nécessaire pour leur ensemble?
• Ont-ils un chef d’équipe / de scène, ou devrez-vous en fournir un?
• Équipe de configuration / démontage?
• Quel est leur temps de jeu et leur horaire?
• Ont-ils un stand de marchandise?
• Font-ils une rencontre & greet?
• Existe-t-il un code vestimentaire ? Ou quoi que ce soit va?
• Avez-vous besoin de leur fournir des arrangements de couchage / logement pendant le festival?
• D’autres avantages? Billets pour la famille et les amis, etc.?

Votre prochaine question pourrait être, maintenant quoi?

Vous avez le groupe, mais la vraie planification commence.

Nous vous recommandons de commencer par l’inscription de votre billet et de mettre votre événement en ligne, prêt à être vendu!

Parlons donc des billets.

L’industrie de l’événementiel est en pleine fièvre de l’emballage des billets. Des billets VIP aux réductions de groupe, il y a 5 forfaits de billets que la plupart des festivals incluent.