Pour toute entreprise moderne, les comptes créditeurs sont l’une des tâches les plus importantes. Après tout, chaque entreprise doit payer ce qu’elle doit – vous ne pouvez pas vous permettre de vous tromper.

La gestion rapide et précise des factures est essentielle pour maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs. Un bon système de comptes fournisseurs garantit également que vous n’avez pas de passifs dans vos livres trop longtemps, évitant ainsi le risque pour la confiance des entreprises.

Si tout cela vous stresse, ne vous inquiétez pas – nous sommes là pour vous aider!

Dans cet article, nous examinerons les bases en matière de comptes fournisseurs, ainsi que certains outils et techniques critiques.

Mais d’abord, commençons par les fondamentaux – qu’est-ce que les comptes fournisseurs, exactement?

Qu’est-ce que les comptes créditeurs?

En termes simples, les comptes créditeurs comprennent tout ce que votre entreprise doit aux créanciers. Cela peut couvrir toute la gamme des dettes, de la facturation mensuelle des pigistes à la facturation de votre flotte de travail par les agences de leasing automobile.

Habituellement, les comptes créditeurs font référence à des dettes à court terme, c’est-à-dire des choses que vous prévoyez rembourser au cours de l’année – idéalement bien au cours de l’année.

Les dettes à long terme – telles que les hypothèques et autres prêts qui mettent plus de douze mois à être remboursés – sont généralement classées comme des passifs distincts et ne sont pas incluses dans les comptes créditeurs.

Les comptes créditeurs constituent un passif pour les entreprises. Il est donc très important de gérer efficacement et de manière responsable, car cela contribue à maintenir la confiance dans votre capacité à payer vos dettes. De plus, c’est une chose respectueuse à faire pour vos créanciers.

Prenons une seconde pour couvrir une distinction clé: comptes créditeurs vs comptes débiteurs.

Comptes créditeurs vs comptes débiteurs

Il est utile de considérer les comptes créditeurs et les comptes débiteurs comme les deux faces d’une même médaille.

Les comptes créditeurs désignent le traitement des paiements dus aux débiteurs par votre entreprise.

Les comptes débiteurs, cependant, désignent exactement le contraire – l’argent dû à votre entreprise par des débiteurs, c’est-à-dire des personnes qui n’ont pas encore payé vos biens ou services.

Avec nous jusqu’à présent? Excellent.

Maintenant que nous avons les éléments de définition à l’écart, examinons certaines des considérations cruciales lors de la gestion des comptes fournisseurs.

Gestion du processus des comptes fournisseurs

Dans le monde moderne, les entreprises doivent payer beaucoup de créanciers sur une base constante.

Cela inclut les fournisseurs de logiciels, les services professionnels tels que les comptables ou les conseillers en ressources humaines, et tous les pigistes que vous pourriez avoir sur les livres.

Le nombre de personnes qui comptent sur le paiement rapide et précis des factures fait des comptes créditeurs une tâche à enjeux élevés. Si vous n’avez pas de système en place pour vous aider à gérer ces paiements, vous demandez des problèmes.

Le plus important: précision

En ce qui concerne les comptes créditeurs, le plus important est de ne payer que les factures d’entreprise légitimes et exactes.

Cela peut sembler évident, mais c’est crucial. Avant de traiter la facture d’un fournisseur pour le paiement, n’oubliez pas de vérifier les éléments suivants:

• La facture reflète-t-elle exactement ce que l’entreprise a commandé?
• L’entreprise a-t-elle effectivement reçu les biens ou services facturés?
• Les coûts unitaires et les calculs sont-ils corrects? Qu’en est-il de l’impôt?

Obtenir ces détails correctement aidera à assurer l’exactitude et l’intégrité de votre processus de comptabilité fournisseurs.

Décomposons cela en quelques étapes clés.

Étapes clés du processus AP

Pour la plupart des entreprises, le processus des comptes fournisseurs se résume à trois étapes clés:

1. Remplir un bon de commande: Cela implique de préciser les articles ou services à acheter, ainsi que le prix. Un bon de commande énumère également les conditions générales de la transaction et les délais de livraison.
2. Traitement d’un rapport de réception: Ici, le fournisseur enregistre les biens ou services fournis et répertorie le paiement dû au fournisseur. La réception des rapports énumère de nombreux détails cruciaux, il est donc important de prendre le temps de les parcourir.
3. Réception et traitement de la facture fournisseur : Une fois qu’une facture est reçue, l’entreprise la traite ensuite pour le paiement. Comme ci-dessus, cela implique de vérifier chacun des détails pour s’assurer qu’il correspond aux biens ou services effectivement reçus.

Simple, non? Eh bien, pas nécessairement.

Malheureusement, les comptes fournisseurs sont l’un des domaines les plus sujets à la fraude commerciale. La quantité d’argent sortant d’une entreprise via les comptes créditeurs en fait un processus attrayant pour les fraudeurs.

Et puis il y a toujours le risque d’erreurs simples en cours de route. Même si tout le monde impliqué signifie bien, de petites erreurs peuvent se glisser et être coûteuses sur toute la ligne.

Pour cette raison, il est crucial de rompre la responsabilité des étapes séparées. Le fait que plusieurs personnes signent des factures rend beaucoup plus difficile le jeu du système.

(N’oubliez pas de lire notre article sur les quatre plus grands risques de fraude auxquels les équipes financières sont confrontées et sur ce que vous pouvez faire pour vous en prémunir.)

Une autre étape importante dans votre flux de processus AP? Utilisation d’un système de paiement centralisé.

Centralisez vos paiements de factures

Lors du traitement des factures fournisseurs, il est crucial de centraliser les paiements. Si tous les paiements de l’entreprise proviennent d’un seul compte, il est beaucoup plus facile d’avoir un aperçu clair de l’argent qui sort de la porte.

Une chose que vous voulez vraiment éviter est de payer des factures sur une base ad hoc, ou avec plusieurs comptes ou cartes de crédit.

Le fractionnement de vos paiements de factures rend non seulement plus difficile la compréhension du montant que votre entreprise paie chaque mois, mais vous expose également au risque de fraude.

En fait, la meilleure situation est de gérer toutes les dépenses de l’entreprise à partir d’un seul endroit. Cela signifie des dépenses de bureau, des dépenses de voyage et une foule d’autres paiements que les entreprises effectuent quotidiennement.

Mais plus à ce sujet sous peu. Pour l’instant, examinons de plus près comment vous pouvez suivre les paiements dus.

Suivez clairement chaque paiement dû

Aux fins des flux de trésorerie, de la budgétisation et de la prise de décision, il est important de savoir exactement ce que vous devez, à qui il est dû et quand le paiement est dû.

Pour ce faire, vous devez vous assurer que chaque paiement dû est clairement suivi dans votre logiciel de comptabilité ou de gestion des dépenses.

Pour de nombreux paiements réguliers et récurrents (par exemple, les livraisons de fruits pour la cuisine du bureau ou les frais d’hébergement du site Web), la configuration d’un paiement récurrent peut être plus pratique.

Les paiements récurrents peuvent éliminer le stress et la distraction liés à la gestion des paiements répétés. Cependant, vous devez équilibrer cela avec la nécessité d’avoir une visibilité sur vos paiements – vous ne voulez pas risquer de payer pour des choses dont vous n’avez plus besoin.

Savoir exactement qui autorise les paiements

Beaucoup d’erreurs se produisent parce que les gens ne sont pas sûrs d’un détail critique – qui signe exactement le paiement des factures fournisseurs?

Pour chaque facture client qui arrive, vous devez savoir qui est en charge d’autoriser le paiement.

Est-ce le gestionnaire concerné? Est-ce le directeur financier? C’est le PDG ?

La réponse à cette question dépendra de la structure de l’entreprise et du niveau d’autonomie dans la gestion des paiements.

En cas d’irrégularités de dépenses, il est essentiel de savoir exactement qui a signé un paiement particulier pour aller au fond des choses.

Non seulement cela, mais le fait d’avoir une responsabilité claire réduit également le risque que les factures tombent entre les mailles du filet et ne deviennent impayées.

Conseils sur les comptes fournisseurs sur le Web

Il existe de nombreux excellents conseils pour améliorer votre processus d’AP. Voici quelques-unes de nos stratégies préférées.

MineralTree – Capturez les factures à petites doses

MineralTree est un expert en AP et en automatisation des paiements. Et pour les factures en particulier, ils recommandent de garder les tailles de lots gérables.

« Plus vous passez de temps à effectuer la saisie manuelle des données, plus vous devenez sujet aux erreurs avec le temps. Au fur et à mesure que les factures des fournisseurs affluent, il est tentant de reporter le processus de capture à un moment futur où vous pourrez tous les éliminer d’un coup.

 » La saisie de vos factures à petites doses, voire individuellement, limitera les erreurs et le temps que vous consacrez à corriger les erreurs. »

C’est pourquoi nous préconisons de donner aux membres de l’équipe la possibilité de saisir les données de facturation dès qu’ils les reçoivent. Donc, personne n’a à parcourir une montagne de factures.

Dooap – Payez des factures en lots plus importants

Cela peut sembler aller à l’encontre des conseils ci-dessus, mais nous parlons en fait de deux parties différentes du processus. Consignez les factures dans votre PA ou votre système de gestion des dépenses à petites doses, oui. Mais cela ne signifie pas que vous devez payer chacun immédiatement.

« Si vous payez actuellement des factures d’achat cinq fois par semaine, vous utilisez le temps de travail – cinq fois par semaine – en vous connectant au logiciel, en formant les lots de paiement, en vérifiant, en approuvant et en envoyant des paiements. Si vous n’envoyez des paiements que deux fois par semaine, la charge de travail est immédiatement réduite de 60%, mais vos fournisseurs seront toujours payés à temps et ne remarqueront jamais la différence.

 » Pourquoi ne pas réduire les délais de paiement tout de suite ? »

Une fois que les factures ont été saisies et vérifiées, il n’y a pas beaucoup de saisie de données et donc peu d’erreurs à faire. Il est donc logique que vous puissiez vous attaquer aux paiements en lots plus importants.

Invoicera – Configurez des rappels de tâches

Vous ne pouvez pas combattre la nature humaine et espérer gagner. Il peut sembler que vous pouvez rester au courant de toutes les factures et de tous les paiements sans aide, mais finalement quelque chose doit donner.

De plus, vous avez toute une équipe à laquelle penser.

« Oublier les informations et les tâches est une tendance humaine très courante. En configurant des rappels, on peut facilement s’occuper des factures et prendre des mesures pour améliorer le processus des comptes fournisseurs. »

Quelque chose d’aussi simple qu’un e-mail ou un rappel Slack vous aide, vous et votre équipe, à garder une longueur d’avance. Nous les avons dans Spendesk, et quel que soit l’outil de gestion des dépenses que vous utilisez, vous le devriez également.

Due – Maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs

Si vous utilisez les mêmes fournisseurs encore et encore, vous devez pouvoir compter sur eux pour avoir à cœur vos intérêts. Ainsi, vous devez vous-même prioriser leurs meilleurs intérêts:

« Cultiver des relations avec vos fournisseurs peut également rapporter au fil du temps pour vos comptes fournisseurs. Par exemple, si vous êtes en bons termes avec un fournisseur en tant que client régulier, vous pourrez peut-être obtenir des services ou des produits à prix réduit.

« De plus, si votre entreprise se targue de paiements en temps opportun, vous pourrez peut-être obtenir des conditions de paiement à prix réduit (comme 2% à dix jours après la facture). »

C’est assez simple : vous leur grattez le dos, et ils vont gratter le vôtre.

Suivre et traiter les factures avec un bon outil de gestion des dépenses

Obtenir les comptes fournisseurs correctement peut prendre du temps. Après tout, il y a une quantité de détails qui tournent la tête pour rester au courant.

Malheureusement, beaucoup d’entreprises ne s’aident pas elles-mêmes. Même à l’ère du logiciel, de nombreuses entreprises utilisent encore des processus ad hoc. Certains Luddites utilisent même encore des systèmes d’approbation de factures physiques sur papier.

Non seulement cela prend du temps et coûte cher, mais cela crée également un risque d’erreur de l’utilisateur. Avec le montant d’argent à risque dans les comptes créditeurs, il est important d’obtenir ce droit dès la première étape.

Les bons outils peuvent faire toute la différence ici, en vous aidant à suivre et à traiter les factures de manière claire et précise, le tout avec un minimum de stress.

Grâce à une plateforme intégrée de gestion des dépenses, vous pouvez automatiser chaque étape du processus des comptes fournisseurs, de la collecte des factures au traitement des paiements.

Par exemple, le module Factures fournisseurs de Spendesk vous aide à suivre les dizaines de factures qui vous arrivent quotidiennement. Spendesk trie automatiquement les factures en catégories pour approbation et envoie des rappels lorsque les dates d’échéance approchent.

S’appuyer sur un logiciel dédié pour vous aider à gérer vos comptes fournisseurs satisfera vos partenaires commerciaux et vous empêchera de devenir « ce client » auprès des fournisseurs.

Conclusion: Les comptes créditeurs sont trop importants pour se tromper

Faites-nous confiance: les comptes créditeurs sont l’une des tâches les plus importantes pour bien faire.

Les risques sont tout simplement trop grands pour être laissés au hasard. Un mauvais processus de comptabilité fournisseurs peut non seulement nuire à vos relations avec les fournisseurs, mais peut vous ouvrir au risque de fraude.

Pour vous donner le meilleur d’un processus de comptabilité fournisseurs transparent et réactif, réfléchissez aux conseils de cet article et réfléchissez à la façon dont vous pourriez améliorer vos systèmes.

Pendant que vous y êtes, jetez un œil aux fonctionnalités pratiques des comptes fournisseurs de Spendesk. Ils vous feront économiser beaucoup de temps et de stress à vous et à votre équipe.

Lorsque vous avez terminé, rendez-vous dans notre plongée en profondeur sur les achats et les achats, et jetez un coup d’œil à six processus financiers – y compris les comptes fournisseurs – que vous pouvez automatiser pour gagner du temps.