La facturation est probablement l’une des pires parties d’une pratique privée ou d’une activité commerciale. Pour certains, cela demande beaucoup d’efforts et de patience. Cela pourrait signifier que vous devrez vous occuper de la paperasse et communiquer avec différentes personnes. Mais la facturation d’assurance n’est pas aussi mauvaise que vous le pensez. Cela peut être un jeu d’enfant si vous établissez une directive spécifique comme vous le faites dans votre pratique privée et que vous la suivez en conséquence.

En tant que conseiller, vous n’êtes pas toujours couvert par l’assurance maladie ou le régime d’assurance de votre client. Certaines entreprises exigent plus de documents pour la facturation de la santé mentale que les consultations avec des médecins ou d’autres professionnels de la santé. Mais comme une séance de thérapie peut être facturée à la facturation de la santé mentale, les professionnels de la santé mentale qui gèrent un cabinet privé ont le droit de soumettre une réclamation d’assurance maladie.

Voici quelques conseils pour aider à établir un service de facturation efficace pour les conseillers qui gèrent un cabinet privé. Cela contribuera à rendre la prestation des services de santé plus agréable pour les professionnels de la santé mentale.

Établissez une responsabilité claire de votre Client

La première chose que vous devez faire est de fixer une obligation financière à votre client. En tant que professionnel de la santé, vous devez tout présenter clairement sur votre formulaire d’admission des clients. Dès cette étape, ils auront un aperçu de leurs responsabilités de paiement, et les deux parties pourront discuter s’il est nécessaire de modifier les choses concernant leur facturation en matière de santé mentale. La facture sera envoyée à leur assureur et fait toujours partie de leur couverture maladie. Certaines entreprises incluent le conseil ou la thérapie dans le cadre de leurs avantages pour la santé. Ils sont autorisés à consulter un conseiller ou un fournisseur de soins de santé de leur choix. La facture vient d’être envoyée à la compagnie d’assurance maladie par la suite.

Créer une police pour le paiement standard

L’une des parties essentielles de votre processus de facturation de l’assurance maladie consiste à établir une police standard pour le paiement. Vous devez informer votre client de cette politique et lui faire comprendre dès qu’il s’inscrit à votre service. L’un des moyens les plus efficaces de le leur faire savoir est de l’afficher sur votre bureau d’accueil ou n’importe où à proximité. Une autre façon est de l’afficher sur votre site Web afin que chaque visiteur ait une vision claire de votre politique de paiement sans se rendre à votre bureau.

Il est recommandé de créer une stratégie facile à comprendre pour éviter toute confusion pour les deux parties. Une politique de paiement pratique devrait répondre aux préoccupations suivantes:

• Paiement dû – généralement, les paiements sont effectués pendant que le service est rendu. Mais en tant que cabinet de santé privé, vous avez la liberté de modifier cela en fonction de la structure de facturation de votre entreprise.
• Personne qui Réglera le paiement – votre politique de paiement doit indiquer qui est la personne responsable du règlement de la facture de votre service de conseil. S’il s’agit d’une compagnie d’assurance, déterminez à qui vous pouvez parler.
  Type de paiement – En plus d’accepter les paiements en espèces, quels sont les types de paiement supplémentaires que votre cabinet accepte? Quelles sont les différentes cartes de crédit et cartes de débit que vous reconnaissez? Acceptez-vous également les chèques comme paiement? Assurez-vous d’être clair sur votre type de paiement.
• Paiement manqué d’un client – c’est la dernière chose que vous voudriez faire avec votre cabinet, mais cette situation spécifique se produit dans un scénario réel. C’est pourquoi vous devez être prêt chaque fois qu’une compagnie d’assurance ne parvient pas à régler le montant facturé pour son client. Combien de temps êtes-vous prêt à attendre le 100% du paiement? Qu’est-ce que la compagnie d’assurance n’a pas réussi à régler la dette après leur avoir accordé une prolongation? Est-il temps de parler à une agence de recouvrement et de la laisser faire le travail pour votre entreprise? Ce ne sont là que quelques-unes des questions auxquelles vous devrez répondre lorsque vous commencerez à accepter des clients pour votre service.
• Rendez-vous manqués ou en retard – votre temps est aussi précieux que celui de votre client.C’est la raison pour laquelle vous devez inclure les conséquences des rendez-vous manqués ou en retard dans votre police. Expliquez cela à votre client pour éviter toute confusion.

Présentation d’une réclamation

Voici les choses que vous devez garder à l’esprit lorsque vous soumettez une réclamation au fournisseur d’assurance de votre client:
Assurez-vous de savoir qui facturer. Ce n’est pas une surprise si votre client a deux fournisseurs d’assurance ou plus. Avec cela, vous devez être particulier sur la bonne assurance que vous êtes sur le point de facturer. Demandez à votre client et confirmez son fournisseur principal. Vous pouvez également ajouter leur fournisseur secondaire et ainsi de suite au cas où le premier choix ne fonctionnerait pas.

Livrer une réclamation à temps. Ne soyez jamais trop confiant que vous avez encore le temps de soumettre une réclamation. Bien que le délai de la plupart des compagnies d’assurance soit de 90 jours après la prestation du service, il peut ne pas fonctionner de la même manière avec l’autre fournisseur d’assurance. Vérifiez toujours leurs délais et réglez la réclamation le plus tôt possible.

Toujours suivre les créances impayées. Vérifiez régulièrement l’état de votre réclamation d’assurance et assurez-vous de suivre les paiements en retard. Si nécessaire, appelez le représentant de l’assureur et rappelez-lui la réclamation. C’est votre affaire, et vous devez être suffisamment responsable pour régler les paiements qui vous sont dus.

Erreurs de facturation courantes à éviter

Aucune entreprise n’est à l’abri de commettre des erreurs lorsqu’elle demande des réclamations à différents fournisseurs d’assurance. Mais, savoir quelles sont les erreurs possibles que vous pourriez rencontrer peut vous aider à l’éviter autant que possible. Ici, nous vous donnerons les erreurs de facturation les plus courantes en tant que fournisseur de services de conseil.
Facturation en double – c’est l’une des erreurs les plus courantes dans la facturation des assurances. La facturation en double se produit lorsque le processus de facturation n’est pas correctement discuté ou assigné au sein de votre bureau. Par exemple, un agent de traitement a déposé une réclamation auprès de la compagnie d’assurance. Le lendemain, un autre agent de traitement a présenté la même demande au fournisseur d’assurance parce qu’il n’avait pas été informé qu’une autre personne l’avait traitée. Lorsque la facturation en double se produit, les deux demandes seront rejetées, ce qui pourrait signifier un autre travail pour votre bureau.

Erreur avec les informations

vous devez être très précis lorsqu’il s’agit d’encoder les informations de votre client dans vos réclamations d’assurance. Toute lettre ou chiffre mal orthographié entraînera le rejet de la demande. Vérifiez toujours les informations de votre client, son fournisseur d’assurance, les données de votre entreprise et les numéros qui se trouvent dans votre réclamation. Autant que possible, laissez une autre personne vérifier le document pour vous assurer que tout est correct.
Codes incorrects – avec les centaines de codes dont vous pourriez avoir besoin pour formuler une réclamation d’assurance et une facture, vous devez être très prudent avec celui que vous utiliserez. Quelqu’un peut rapidement faire cette erreur, et cela peut également être coûteux.

Documentation insuffisante

vous devez inclure toutes les informations nécessaires dans vos demandes de règlement, telles que les différents services que vous avez rendus, les antécédents médicaux de votre client, les symptômes et les diagnostics, et bien d’autres. Si vous ne voulez pas qu’une réclamation soit refusée, remplissez vos documents et faites la facturation correctement.
Dégroupage – au lieu de facturer à la compagnie d’assurance le code de forfait de votre service, vous avez choisi de les annoncer avec chaque service rendu à votre client. Cette configuration pourrait entraîner une réclamation plus élevée, et le fournisseur d’assurance peut la refuser ou la rejeter.

Sous codage

cette erreur se produit si vous reflétez un code CPT qui représente un traitement dont le prix est inférieur ou un diagnostic sévère. Cela peut arriver par erreur, mais une partie de cette erreur est intentionnelle. L’une des raisons possibles de faire cela exprès est lorsque vous voulez que votre patient économise de l’argent. Un autre objectif est que votre entreprise souhaite ignorer le processus d’audit du fournisseur d’assurance. Mais quelle qu’en soit la raison, le codage est considéré comme illégal.
Upcoding – contrairement au sous-codage, le upcoding se produit si vous utilisez un code CPT qui correspond à un traitement avec un prix plus élevé ou un diagnostic plus sévère. Ce type d’erreur est souvent fait intentionnellement. Mais ce n’est pas la situation tout le temps. Parfois, cela peut être le produit d’un personnel de bureau mal formé.

En tant que fournisseur de services qui soumet des réclamations à une compagnie d’assurance, vous devez vous assurer de minimiser la survenue de ces erreurs.

Meilleures pratiques pour éviter les erreurs de facturation

Dans le cadre de chaque entreprise, il existe différentes pratiques que vous pouvez utiliser pour devenir fournisseur de services. Voici quelques-unes des façons d’améliorer votre processus de facturation et d’éviter d’éventuelles erreurs.

• Soyez prudent. Soyez responsable des choses qui se passent au sein de votre entreprise, en particulier avec la zone de facturation. Autant que possible, créez et mettez en œuvre une politique de paiement pour votre / vos service (s). Informez votre personnel de cette politique et soyez toujours au courant de tout.
• Formez toujours votre personnel. Il ne sera jamais sûr de supposer que votre équipe sait ce qu’elle fait. Si vous avez récemment embauché quelqu’un qui effectue le processus de facturation avec son entreprise précédente, ignorez l’idée que vous pouvez lui faire confiance et qu’elle peut continuer à assumer sa responsabilité pour votre entreprise. Assurez-vous que tous les employés de votre bureau connaissent les informations nécessaires sur la facturation. Ce type de pratique permettra non seulement à votre entreprise de croître, mais elle peut également réduire les problèmes éthiques et juridiques dus à la négligence.
• Restez à jour sur les politiques de facturation et de codage. C’est toujours une excellente idée de se tenir au courant des choses liées à votre entreprise, telles que les politiques de facturation et de codage. Vous pouvez vous abonner aux bulletins d’information du conseil d’accréditation de votre propre État, des leaders de l’industrie et des compagnies d’assurance. Vous serez surpris par le nombre de nouvelles et de mises à jour que vous recevrez d’eux. Vous apprécierez également les autres idées et informations qu’ils peuvent fournir directement par e-mail.
• Suivez vos demandes de facturation. Chaque réclamation est l’argent durement gagné de votre entreprise, alors ne la laissez jamais glisser et finissez par tomber entre les mailles du filet. Vérifiez vos applications chaque mois et voyez lesquelles d’entre elles ont été laissées inaperçues ou non réglées. Lorsque vous traitez une réclamation d’assurance, soyez suffisamment responsable pour la déposer dès que possible. N’attendez pas les trois derniers jours des 90 jours avant de remettre la réclamation à la compagnie d’assurance. Si vous déposez votre demande à temps ou plus tôt que prévu, vous aurez également de grandes chances d’être payé plus tôt.

Les fournisseurs d’assurance de facturation peuvent signifier beaucoup de paperasse pour vous et votre personnel. Mais vous n’avez pas à vous sentir mal à ce sujet. Gardez à l’esprit que votre service mérite d’être payé. Vous et votre équipe avez travaillé dur pour chaque service que vous avez fourni à votre client; ainsi, vous devez effectuer ce processus avec vigilance.