Pour exceller dans nos vies et nos carrières, nous devons être conscients de ce que nous faisons bien, des domaines dans lesquels nous pouvons nous améliorer et de la façon dont les gens nous perçoivent.

Les commentaires des autres sont l’un des moyens les plus rapides de concentrer nos efforts, de corriger notre trajectoire et d’atteindre nos objectifs.

Recevoir des commentaires et les mettre en action est particulièrement important pour grandir dans nos carrières. Aucun de nous n’est parfait, et nous avons tous des angles morts.

Nous avons tous reçu un avis négatif d’un client mécontent sur les réseaux sociaux.

Cela peut être difficile à gérer, surtout s’il s’agit de commentaires détaillés d’un client fidèle avec lequel vous entretenez une longue relation de travail.

Notre travail peut bénéficier de l’apport de quelqu’un d’autre. Ces commentaires peuvent provenir de notre patron, d’un client ou même de nos collègues.

Ceux qui peuvent recevoir gracieusement des commentaires et les mettre en pratique sont plus susceptibles d’obtenir le bénéfice du doute.

L’attention supplémentaire portée à leur travail peut faire la différence entre une bonne et une grande performance.

Bien que l’idée de rétroaction puisse sembler simple, nos émotions et notre ego peuvent souvent nous gêner, ce qui rend la chose plus compliquée. Être délibéré en demandant des commentaires et être dans le bon espace pour les recevoir est la clé du processus de rétroaction.

Lorsque vous savez comment recevoir des commentaires, il en résulte des commentaires honnêtes et réfléchis et un suivi.

Examinons comment demander des commentaires, ce qui les rend précieux et comment donner des commentaires aux autres.

Ce qui fait des commentaires précieux

Tous les commentaires ne sont pas également utiles ou efficaces. Cela aide à distinguer les commentaires et les conseils des critiques. Les commentaires et les conseils sont étroitement liés.

La différence la plus significative entre la rétroaction et les conseils est que la rétroaction est une réponse ou une réaction à un résultat ou une activité spécifique. Autrement dit, quels aspects de cela ont fonctionné ou n’ont pas fonctionné pour moi?

Le conseil est une recommandation pour un plan d’action — vous devriez faire X pour mieux répondre à mes besoins. En pratique, lorsque nous parlons de rétroaction, nous entendons généralement une combinaison des deux.

La critique, cependant, tend à être considérée comme négative. La critique et la rétroaction impliquent une évaluation. Alors, quelle est la différence?

Une bonne rétroaction offre de nouvelles perspectives, renforce la sensibilisation et transmet des informations correctives.

La critique implique un jugement ou une recherche de faute.

Un bon feedback est stimulant. La critique (différente de la critique constructive) est démoralisante.

Ces trois principes peuvent vous aider à déterminer s’il s’agit d’une rétroaction bonne et utile — une  » critique constructive » — plutôt que d’une critique inutile:

1. Intention. Les dirigeants les plus efficaces veulent vraiment voir leurs collègues bien faire. Assurez-vous que tous les conseils que vous donnez proviennent d’un endroit où vous voulez le meilleur pour quelqu’un.
2. Empathie. Essayez toujours de vous mettre à la place de l’autre personne et de supposer qu’elle veut faire du bon travail.
   Pouvez-vous vous souvenir d’un moment où vous receviez des commentaires? Si vous étiez à la place de vos collègues, comment voudriez-vous que le message soit livré?
3. Mouvement vers l’avant: Les gens peuvent interpréter la rétroaction comme une recherche de défauts si vous vous concentrez sur des événements ou des erreurs passés. Gardez le verbiage positif et orientez vos déclarations vers l’avenir.
   Au lieu de « Vous devez arrêter de venir en retard », vous pourriez dire: « Pour réussir dans le rôle, nous avons besoin de quelqu’un qui arrive à l’heure de manière constante. ».

Préparez-vous: Comment demander et recevoir des commentaires constructifs

Soyez stratégique quant à qui vous choisissez de demander des commentaires ainsi que le contenu. Tous ceux qui sont prêts à donner des conseils ne sont pas nécessairement qualifiés pour le donner.

Poser les bonnes questions aux pairs pertinents au bon moment vous permettra d’obtenir des commentaires précieux qui peuvent vous aider à agir pour réussir.

5 étapes pour demander des commentaires

Expliquez clairement pourquoi vous demandez des commentaires

Connaissez votre objectif en demandant des commentaires.

La plupart du temps, votre objectif sera d’obtenir une image précise de ce que vous faites bien et de ce que vous pouvez améliorer. L’objectif est de repartir avec des points à retenir que vous mettrez en œuvre.

Vous savez que les commentaires sont précieux lorsque vous avez une idée claire de quelque chose que vous ferez différemment. Ou lorsque vous avez un aperçu d’un schéma destructeur que vous n’aviez pas pu repérer.

La rétroaction productive vous permet de grandir dans votre rôle. Il vous permet également de doubler vos points forts et de créer un plan d’amélioration facile à suivre.

Identifiez qui est une source pertinente

Lorsque vous décidez à qui vous adresser pour obtenir des conseils, pensez aux collègues qui connaissent le mieux votre travail.

Choisissez les personnes avec lesquelles vous interagissez le plus. Considérez également le travail et les opinions que vous respectez, bien qu’il puisse également être utile d’entendre les autres.
Pour avoir une perspective complète, consultez vos collègues, les membres de l’équipe, les clients et les gestionnaires avec une variété de styles de gestion différents.

Obtenir des commentaires de ceux qui sont au-dessus de vous, en dessous de vous et à votre niveau est appelé 360 commentaires.

Bien que votre client ne vous connaisse peut-être pas comme le fait votre manager, vous bénéficierez de vous voir sous plus d’un angle.

Les commentaires des clients peuvent souvent être un excellent moyen de comprendre comment vous pouvez aider les clients mécontents et les clients potentiels.

Un excellent moyen d’obtenir des commentaires significatifs d’un client satisfait (ou autre) est d’envoyer un sondage de rétroaction régulier.

Déterminez également si la personne qui initie la conversation de rétroaction est la bonne personne pour vous donner des commentaires.

Par exemple, un responsable du recrutement pourrait être en mesure de vous donner des commentaires pertinents lors d’une entrevue ou de discuter de votre expérience de candidat. Cependant, ils ne seront probablement pas en mesure de vous donner un aperçu précieux de vos compétences en service à la clientèle.

Préparez les questions à l’avance

Lorsque vous demandez des conseils, ayez des questions spécifiques à l’esprit. Vos questions doivent correspondre à vos objectifs mentionnés ci-dessus.

Passez un peu de temps à réfléchir à savoir s’il y a des domaines où vous avez souvent des difficultés ou où vous sentez qu’il pourrait y avoir une déconnexion. Utilisez vos questions pour les explorer davantage.
Par exemple, disons que votre objectif est d’améliorer les scores de satisfaction des clients. Ensuite, vous pouvez poser des questions centrées sur l’expérience de vos clients.

Gardez les questions ouvertes et soyez prêt à poser des questions de suivi. Ne perdez pas l’occasion d’avoir un aperçu en vous dépêchant des réponses passées que vous ne comprenez pas.

Demander un exemple spécifique, ou dire « Pouvez-vous m’en dire plus? »Faites savoir à la personne qui donne son avis que vous voulez vraiment comprendre son point de vue.

Recevoir des commentaires en cadeau

Tout aussi important que de chercher des commentaires est d’entendre des conseils avec un esprit ouvert et un désir de les mettre en œuvre. N’oubliez pas que les commentaires sont l’occasion de comprendre comment les autres vous perçoivent, vous et votre travail.

Vous n’avez pas à être d’accord avec cela, mais connaître les perspectives des autres est plus utile que de ne pas savoir. Mettez-vous à la place des autres et gardez à l’esprit qu’il peut être tout aussi difficile d’être la personne qui donne le feedback.

Essayez de mettre votre ego de côté et acceptez les conseils avec une attitude positive.

Recueillir des commentaires et suivre

Réfléchissez à ce que vous ferez avec les commentaires après les avoir reçus.

Organisez les commentaires afin que vous puissiez y revenir. Établissez un plan étape par étape qui décrit comment vous mettrez en œuvre les commentaires de manière tangible. Pensez à partager ce plan avec au moins certaines des personnes qui l’ont donné.

Par exemple, votre patron peut avoir suggéré l’équilibre travail/vie personnelle comme priorité. Un élément d’action serait d’éteindre et de ranger votre ordinateur portable tous les jours avant 18 heures

Le conseil était de trouver l’équilibre; l’action consistait à mettre en œuvre un temps de coupure pour les appareils de travail.
Ces conseils peuvent vous aider à suivre les commentaires:

• Passez en revue tout de votre discussion et mettez en évidence les modifications que vous pouvez mettre en œuvre immédiatement.
• Réfléchissez aux changements qui pourraient nécessiter plus de temps et décomposez-les en une stratégie étape par étape pour les mettre en action.
• Demandez du temps pour un autre appel vidéo ou une réunion dans les semaines ou les mois à venir afin d’évaluer vos progrès. La nomination vous tiendra responsable de l’application de ces changements à votre travail.

Comment se mettre dans le bon état d’esprit pour recevoir des commentaires

Recevoir des commentaires ne signifie pas simplement écouter des conseils. L’état d’esprit dans lequel vous vous trouvez lorsque vous le recevez est presque aussi important que de demander des commentaires.

Recevoir une entrée n’est pas toujours facile, surtout si vous ne l’aimez pas ou n’êtes pas d’accord avec elle. Votre état d’esprit est tout quand il s’agit de recevoir des conseils.

( Source de l’image)

Les thérapeutes conviennent que les séances de counseling ne sont pas suffisantes pour qu’une personne apporte des changements. Leurs clients doivent être prêts à:

• Recevoir de l’aide
• Avoir des réalisations inconfortables
• Faire des ajustements à leurs habitudes et croyances

La même chose peut être dite pour toute personne recevant des commentaires. Sans cette préparation, la rétroaction est gaspillée. Les cinq conseils suivants peuvent vous aider à vous préparer. Les trois derniers découlent des principes de la célèbre théorie de la communication, la Communication non violente (CNV), et contribuent à créer un environnement qui permet une communication constructive et efficace:

Soyez prêt à accepter l’information avec un esprit positif et ouvert

La rétroaction concerne la perception de quelqu’un d’autre — dans ce cas, la perception est la réalité.

Votre défaut peut être un déni ou une attitude défensive à l’égard des vues de quelqu’un d’autre. Vous devriez essayer de comprendre la situation du point de vue du fournisseur de commentaires. Comprenez qu’ils donnent très probablement ces commentaires avec une intention positive.

C’est-à-dire qu’ils croient qu’ils donnent des commentaires utiles qui entraîneront un changement positif à votre comportement.

Gardez à l’esprit que devenir défensif lorsqu’un professionnel vous donne des conseils ne jouera pas en votre faveur. Vous serez beaucoup moins susceptible de recevoir des réponses honnêtes à l’avenir.

Rappelez-vous que les commentaires sur les performances ne sont pas personnels. Recevez les commentaires de manière pragmatique plutôt qu’émotionnelle.

Adoptez un état d’esprit de croissance

Bien que difficile, le feedback est un atout positif qui vous aidera à vous améliorer et à atteindre vos objectifs. Le contraire d’un état d’esprit de croissance est celui qui est fixe. Un état d’esprit fixe considère les commentaires comme une attaque contre l’estime de soi.

N’oubliez pas que tout retour négatif sur vos performances fait partie du processus. Soyez reconnaissants que les commentaires révèlent des angles morts potentiels qui pourraient vous empêcher d’atteindre votre plein potentiel.

Ne pas porter de jugement

Libérez tout jugement ou idée préconçue de la personne qui vous donne des commentaires. Supposons que le donneur de conseils ait de bonnes intentions.

L’hypothèse du meilleur crée un environnement neutre pour un échange pacifique et productif.

Soyez vulnérable

Vous pouvez apprendre quelque chose de nouveau lors des commentaires — c’est pourquoi vous l’avez demandé. Mais n’ayez pas peur d’exprimer vos sentiments. La meilleure façon d’éviter les malentendus est de poser des questions de clarification.

En cas de doute, répondez simplement: « Merci de partager cela avec moi. »Vous avez le droit d’avoir vos réactions authentiques. Mais les garder professionnels et appropriés vous permettra de continuer à recevoir des commentaires utiles à l’avenir.

Personne ne veut prendre l’effort et le risque de fournir une rétroaction honnête si le destinataire est défensif, méprisant, argumentatif ou trop émotif.

Séparez votre performance de votre identité

Il convient de répéter que les commentaires de vos coéquipiers ou de vos clients concernent votre performance au travail et non pas vous en tant que personne.

Cela peut être difficile au début, mais vous rappeler cela vous aide à ne pas prendre la critique personnellement.

Si, à un moment quelconque de la conversation, vous vous sentez rabaissé ou humilié, donnez-vous un moment pour prendre vos distances et prendre le contrôle de vos émotions. Si nécessaire, soyez honnête et dites: « Je vais avoir besoin de plus de temps pour traiter celui-ci. Passons à autre chose pour l’instant. »

Vous pouvez suivre plus tard par e-mail ou une autre conversation si vous estimez que les commentaires difficiles justifient plus d’exploration.

Comment demander des commentaires à des collègues

Les collègues sont les personnes à qui vous demanderez probablement des commentaires.

Les commentaires des gestionnaires et des autres dirigeants sont précieux, mais ne négligez pas les collègues au même niveau. Ils peuvent généralement offrir des conseils simples sans crainte de répercussions.

De plus, leurs conseils peuvent être plus faciles à tolérer car vous êtes plus à l’aise avec eux.

Comme mentionné ci-dessus, il est toujours préférable de préparer les questions à l’avance. La planification préalable vous permet non seulement de rester aligné sur votre objectif, mais facilite également le travail de votre collègue en lui donnant une orientation et une concentration.

Des recherches ont montré que les gens sont mieux à même de donner des commentaires lorsque vous leur demandez quelque chose de spécifique. Si votre objectif est général, vous pouvez essayer une variante de cette approche populaire en trois questions:

1. Quelle chose de ce projet devrais-je faire de plus?
2. De quelle chose de ce projet devrais-je faire moins?
3. Qu’est-ce qui aurait pu le rendre encore meilleur?

Utilisez les questions suivantes comme source d’inspiration pour demander des commentaires à vos collègues:

• Quels sont mes points forts ? Comment puis-je mieux performer dans ces domaines?
• Que pensez-vous de notre niveau d’interaction? Préférez-vous plus ou moins d’interaction? Comment aimeriez-vous que cela change?
• Au cours des trois à six derniers mois, comment ai-je montré que je me souciais du bien-être de notre équipe?
• Quelles actions ou efforts aimeriez-vous voir de moi dans les six prochains mois?
• Vous sentez-vous valorisé en tant que membre de l’équipe? Comment pourrais-je améliorer mon appréciation envers vous et l’équipe?
• Sur une échelle de 1 à 10, quelle efficacité me trouvez-vous comme communicateur? Pourquoi?
• De quelles manières puis-je changer/améliorer ma communication avec vous et l’équipe?
• Quelles suggestions avez-vous pour m’aider à être le meilleur (titre de poste) que je puisse être?
• Quelles sont les façons dont je peux vous faciliter la tâche ?

Demande de commentaires par e-mail

Beaucoup d’entre nous travaillent maintenant à distance, ce qui peut rendre plus difficile la recherche de commentaires efficaces. D’une part, nous ne pourrons peut-être pas nous rendre au bureau de notre collègue pour lui demander de l’heure.

Deuxièmement, faute de temps en personne, nous devons maintenant demander des réunions par e-mail et recevoir des commentaires par vidéoconférence. Cela peut sembler plus formel et plus intimidant.

Bien que l’envoi par e-mail ait ses inconvénients, demander des commentaires dans un e-mail vous permet de décrire le but et les objectifs. Précisez qu’il ne s’agit pas d’une réunion longue ou formelle, mais d’une conversation pour vous aider à évaluer votre rendement et à améliorer votre travail à l’avenir.

Gardez à l’esprit les limites des réunions à distance. Les caractéristiques de communication telles que le contact visuel et le langage corporel peuvent se perdre dans les appels vidéo.

Le contact direct avec les yeux n’est pas possible, et les gestes et la posture des mains ne passent pas toujours par l’écran.

Malgré une bonne qualité de caméra et de microphone, la visioconférence ne nous donne qu’une impression « plate » par rapport à la communication en face à face.

Le manque de présence face à face lors de la discussion de sujets sensibles peut laisser place à des malentendus.

Avant la séance de rétroaction, préparez-vous en vous engageant consciemment à ::

• En supposant de bonnes intentions
• Ne pas réagir trop rapidement
• Poser des questions de clarification

De plus, n’oubliez pas que vous risquez de ne pas recevoir le même nombre de commentaires si votre équipe est absente d’un environnement de bureau pour la première fois. De nombreuses entreprises s’adaptent encore à l’équipe dispersée et au nouvel environnement de travail.

Lorsque vous demandez des commentaires virtuellement, bon nombre des mêmes règles s’appliquent que si vous demandiez en personne, mais portez une attention particulière aux conseils suivants.

Voici comment demander 360 commentaires par e-mail:

Tenez votre demande brève.

Quel que soit le type de commentaires que vous recherchez (commentaires constructifs ou positifs), gardez votre e-mail bref et précis.

Lead avec votre demande de commentaires.

Suivez avec des détails sur les domaines spécifiques ou les types de commentaires que vous recherchez. Gardez le texte au minimum et gardez votre e-mail scannable.

Soyez clair et précis.

Les collègues occupés ne liront pas de longues phrases. Ils ne lisent souvent pas les questions correctement non plus. Formatez vos questions pour plus de clarté en les rendant grandes et audacieuses. Soyez précis sur la façon dont vous souhaitez recevoir des commentaires et quand.

Priorisez un domaine d’intérêt.

Choisissez un événement, une personne, un produit ou un service spécifique pour lequel vous souhaitez recevoir des commentaires.

Si vous avez un nom de produit, un identifiant de ticket, une référence ou une image d’événement qui aidera votre collègue à s’en souvenir, utilisez-le ! Incluez un bref résumé de votre rôle dans le projet ou joignez le travail pour que la personne s’en souvienne facilement.

Comment donner des commentaires

Cet article est également utile pour ceux qui sont chargés de donner des commentaires.

L’un des aspects les plus importants de la rétroaction est l’empathie. Si vous savez comment demander et recevoir des commentaires, vous serez également bien informé sur la façon de les donner à quelqu’un d’autre.

Pour donner une rétroaction qui peut être reçue correctement, commencez par ces principes:

1. Obtenez les détails
   Si la personne qui demande des commentaires ne vous a pas fourni de questions préparées et de domaines sur lesquels vous devez vous concentrer, demandez des éclaircissements. Ne commencez pas à donner des conseils divers, sinon ce sera une perte de temps pour toutes les personnes impliquées.
2. Ayez de l’empathie
   Avant de donner vos conseils, assurez-vous que vous venez d’un endroit où vous voulez vraiment aider. Mettez-vous à la place de l’autre pour augmenter votre empathie.
   Gardez les déclarations évolutives et factuelles. Gardez les conseils orientés vers l’avenir pour éviter les blâmes et les critiques. Évitez les opinions sur le caractère de l’autre personne et respectez les faits de ses actions et de ses performances.

Comment rendre vos commentaires plus utiles?

Les principes fondamentaux suivants vous aideront à garder vos commentaires constructifs:

1. Soyez spécifique
   Évitez les généralités. Les faits et les détails sur la façon dont un comportement, une action ou un travail affecte le client ou le collègue sont plus efficaces. Ils peuvent aider le bénéficiaire à identifier ce qu’il doit améliorer et comment prendre des mesures.
   Par exemple, un directeur des ventes demandant à un représentant d' » agir de manière plus professionnelle » peut causer de la confusion et même de l’insécurité avec le représentant des ventes.
   Un conseil plus constructif serait de « s’habiller de manière plus formelle pour rencontrer les clients. »Ou « passez moins de temps à discuter et soyez plus direct et poli sur les points clés des réunions externes. »
2. Réfléchissez à
   Bien que la lecture d’un script ne soit pas nécessaire, vous devez vous préparer et même vous entraîner, en particulier s’il s’agit d’une rétroaction difficile. Votre objectif est d’aider le destinataire, vous souhaitez donc rendre votre livraison aussi claire et neutre que possible.
   Cela est particulièrement vrai pour les retours d’expérience. Nos paroles peuvent avoir des conséquences à long terme sur les relations de travail et la réputation.
   Réfléchissez à vos points de discussion. Essayez d’anticiper la façon dont le destinataire pourrait réagir et les directions que pourrait prendre la conversation. Préparez des points ou des exemples supplémentaires que vous pourriez utiliser. Préparez-vous à ce que des conversations difficiles aient lieu.
   La prévoyance vous aidera à rester sur la bonne voie et à vous en tenir aux problèmes concrets.
3. Parlez de votre point de vue
   Lorsque vous donnez des commentaires sensibles, utilisez toujours des déclarations « I » plutôt que des déclarations « vous ». Lorsque la personne à l’autre extrémité de la rétroaction entend « Je », ses défenses diminuent et elle ne se sentira pas attaquée.
   Par exemple, entendre « vous devez prendre plus d’initiative » peut ressembler à une attaque par rapport à « J’apprécie que les membres de l’équipe soient proactifs et essaient de diriger des projets, donc j’ai plus de temps pour d’autres priorités. ».
   Lorsque vous formulez des commentaires à travers vos sentiments et expériences personnels, vous éliminez le blâme. Vous aidez également l’autre personne à être plus réceptive à votre point de vue.
4. Mettre l’accent sur l’action
   Le but de la rétroaction est un suivi exploitable. Donner à quelqu’un trop de domaines d’amélioration à aborder est un moyen sûr de les submerger, de les empêcher d’agir.
   Trop de commentaires peuvent faire en sorte qu’une personne se sente attaquée ou démoralisée. Au lieu de cela, couvrez un maximum de deux questions et n’abordez que les domaines qui ont des points à retenir exploitables.
5. Inclure à la fois des points positifs et des points négatifs
   Une stratégie bien connue pour donner des commentaires consiste à « prendre en sandwich » les commentaires dans des compliments ou des déclarations affirmatives au début et à la fin de la session.
   Bien que cette approche soit utile, n’adhérez pas si étroitement qu’elle semble inauthentique ou répétée. Il y a de fortes chances que le destinataire ait également entendu parler de cette tactique.
   Même si vous voulez être sensible, ne faites pas autant de compliments qu’ils submergent les commentaires. N’oubliez pas que le but est de fournir des conseils correctifs pertinents.
   Vous ne voulez pas risquer que l’autre personne s’éloigne, pensant qu’elle n’a pas besoin d’amélioration.
6. Choisissez l’heure et le lieu
   Soyez conscient des facteurs extérieurs qui pourraient interférer avec la prestation ou la réception efficace de conseils. Tenez compte du calendrier et de l’environnement.
   Dans la mesure du possible, faites part de vos commentaires dans un cadre individuel au cours d’une réunion convenue d’un commun accord. Donnez un préavis afin que le destinataire puisse se préparer.

Apprendre à recevoir des commentaires est un voyage

Que vous appeliez cela des commentaires, des conseils ou des critiques, recevoir des commentaires constructifs nous aide à avancer dans nos carrières et nos vies.

Les commentaires précieux contiennent des principes tels que la spécificité, l’empathie et des déclarations évolutives. Pour recevoir les meilleurs commentaires, préparez-vous à votre tâche. Identifiez ce que vous espérez tirer des commentaires et qui est qualifié pour vous donner des commentaires en premier lieu.

Alors que la plupart des gens veulent savoir comment demander des commentaires, ils pensent rarement à entrer dans le bon état d’esprit pour recevoir.

Pour recevoir correctement les commentaires:

• Gardez vos défenses basses
• Ne prenez aucune critique perçue personnellement
• Adoptez un état d’esprit de croissance qui vous permet de prospérer à partir des conseils au lieu de les rejeter

Pendant le travail à distance, nous n’aurons pas toujours la possibilité de demander des commentaires en face à face. Préparez-vous à l’avance en gardant les demandes de commentaires par e-mail succinctes. Préparez-vous également à recevoir des conseils qui manquent d’indices sociaux pour éviter les malentendus.

Quand vient le temps de donner des commentaires, mettez-vous à la place de la personne qui demande les commentaires. Réalisez-le systématiquement, en gardant tous ces objectifs et principes à l’esprit.

Nos intentions et notre façon de dire les choses sont souvent plus importantes que ce que nous disons. Concentrez-vous sur l’authenticité, essayez d’aider et recherchez la croissance.

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