La paie est l’une des composantes les plus chères et les plus importantes d’une entreprise. Pour créer un budget de paie réussi, vous devez considérer ce que vous attendez de votre entreprise au cours des 12 prochains mois et comment.
Vous aurez besoin d’avoir accès à vos dépenses salariales de l’année écoulée ainsi qu’à vos dépenses salariales non salariales telles que les heures supplémentaires, les impôts et les cotisations aux avantages sociaux. Si vous apprenez maintenant à créer un budget de paie efficace, vous éviterez de vous demander comment et où votre argent a été dépensé plus tard. Passons en revue les marches.
Conseil de pro: Téléchargez notre modèle de budget de paie gratuit pour commencer à planifier vos dépenses de paie pour 2022.
Créez une Liste de postes
Commencez par les postes actuels, y compris les vôtres. Classez-les par criticité ainsi que par département. Considérez toutes les personnes que vous payez:
- Vous-même (si vous êtes sur la paie)
- Personnel administratif
- Équipe de vente (peut-être avoir besoin d’estimer les commissions)
- Employés horaires
- Employés sur place
- Employés à distance
- Employés contractuels (signalez-les, car vous ne paierez pas d’impôts ou d’avantages sociaux et pourriez avoir une rémunération différente annexe)
- Employés temporaires
Liste des dépenses salariales pour chaque poste
Ensuite, calculez les dépenses associées à chaque poste.
Si vous utilisez un logiciel de paie comme Gusto, vous pourrez peut-être extraire des chiffres historiques des rapports. Sinon, passez en revue les chiffres de l’année dernière, en utilisant une feuille de calcul comme Excel ou Google Sheets pour totaliser les dépenses. Estimez la rémunération annuelle pour chaque poste, en tenant compte des augmentations et des primes. Si vous créez un nouveau poste pour lequel vous n’avez pas de données, vérifiez auprès de votre agence d’emploi locale ou de sites tels que Glassdoor les salaires moyens dans votre région ou les salaires proposés par vos concurrents.
Lors de l’estimation, essayez d’être prudent et de budgétiser plus que ce dont vous pensez avoir besoin plutôt que moins. Si la prise en compte des primes et de la rémunération augmente, séparez ces chiffres des salaires réguliers afin que vous puissiez les voir pour chaque employé et dans son ensemble.
Pour les dépenses qui ne se rapportent pas à un poste spécifique, identifiez-le avec un nom général comme « Entreprise » qui indique les dépenses qui profitent à l’ensemble de l’entreprise.
Pour obtenir de l’aide pour identifier et estimer les dépenses, consultez notre guide des coûts salariaux.
Budget pour les salariés & Horaires
La budgétisation pour les salariés est assez facile — il suffit de prendre leur salaire brut et de diviser par 12 mois si vous faites un budget mensuel. Cependant, si vous payez sur un horaire de deux semaines, certains mois auront trois chèques de paie. Assurez-vous de considérer à quelle fréquence vous payez vos employés ici.
Les travailleurs horaires peuvent devenir plus complexes. Vous devrez tenir compte des heures travaillées par mois, ce qui peut ne pas être cohérent tout au long de l’année. Assurez-vous de tenir compte des saisons chargées et des périodes lentes en fonction de votre entreprise individuelle. Si vous ajoutez du personnel pendant la saison chargée, assurez-vous de les inclure également comme travailleurs temporaires dans votre budget.
Vous voudrez peut-être également faire une étude pour vous assurer que vous planifiez votre personnel le plus efficacement possible. Par exemple, si votre restaurant est toujours lent le jeudi après-midi, vous pouvez réduire le nombre d’employés ce jour-là et les programmer pour la pointe du vendredi soir, ce qui se traduirait par un budget inférieur pour cette période.
Budget pour les charges sociales
Tous les employeurs doivent payer des charges sociales, alors assurez-vous de budgétiser pour eux. Vérifiez les tableaux fiscaux actuels pour vous assurer que vos numéros sont corrects, mais ce sont les plus récents:
- Chômage fédéral: 6% sur les premiers 7 000 $ de la rémunération de chaque employé
- Sécurité sociale: 6,2% de la rémunération de chaque employé
- Assurance-maladie: 1,45% de la rémunération de chaque employé
- Assurance-maladie supplémentaire (pour les employés gagnant plus de $200,000): 0.9%
Une Note sur l’Impôt sur le revenu:
Étant donné que l’impôt sur le revenu provient des salaires des employés, vous ne les considérerez pas dans votre budget de paie. Cependant, il peut être utile de connaître ces chiffres afin de pouvoir planifier les retenues chaque mois. Calculez-les en utilisant des montants de salaire moyens. Si vous avez des données historiques avec lesquelles travailler, ce sera assez simple. Pour les nouveaux postes, utilisez les données historiques de postes similaires comme guide.
Coûts des heures supplémentaires du projet
En général, la plupart des entreprises estiment que les heures supplémentaires représentent 10 % à 15 % de leur budget de paie annuel. Cependant, l’utilisation d’une estimation générale n’est pas un moyen efficace de créer un budget des heures supplémentaires. Pensez plutôt aux postes les plus susceptibles d’accumuler des heures supplémentaires et à quel moment. Ensuite, calculez les heures supplémentaires prévues pour ce mois et inscrivez-les dans le budget.
Considérez ce qui suit:
- Certains travailleurs gagnent-ils régulièrement des heures supplémentaires parce que c’est mieux pour l’entreprise que d’embaucher de l’aide supplémentaire?
- Certains jours de la semaine ou certaines saisons de l’année sont-ils toujours très occupés?
- Certains postes font-ils plus d’heures supplémentaires que d’autres?
- Anticipez-vous un événement qui provoquera une montée subite, comme un lancement de nouveau produit, une grosse mise à jour logicielle ou un événement spécial dans votre magasin?
Estimez les primes des employés
Si vous payez des primes aux employés, vous devez établir un budget pour elles. Si elles sont basées sur les performances, vous voudrez peut-être consulter les statistiques de l’année dernière pour obtenir une ligne directrice. S’ils sont axés sur les événements, une telle prime pour les années de service, déterminera quels employés recevront la prime et la placera dans le mois approprié.
Assurez-vous de noter à quoi sert le bonus; par exemple, si vous prévoyez une prime de performance en novembre, mais que l’employé ne la gagne pas, vous saurez ne pas l’inclure dans son chèque de paie.
Si vous payez un bonus annuel dans tous les domaines, vous devez estimer le montant et mettre de l’argent de côté chaque mois. Cela peut être un montant standard ou un pourcentage des bénéfices de l’entreprise. Ce serait un bon cas dans lequel vous étiqueteriez la dépense comme un « bonus d’entreprise » au lieu de la lier à chaque position individuelle.
Coûts des avantages sociaux des employés du projet
Ce sont les coûts réguliers du maintien des employés. Ils comprennent les avantages sociaux comme les cotisations aux primes d’assurance maladie et les programmes de fonds de contrepartie comme 401 (k). Assurez-vous de vérifier auprès de vos fournisseurs d’assurance et / ou de services de retraite pour obtenir les frais les plus précis pour l’année à venir. N’oubliez pas d’inclure les frais administratifs et autres.
Si vous utilisez un logiciel de paie comme Gusto, vous pouvez négocier des avantages sociaux pour votre équipe directement via le logiciel. Cela vous permet de sélectionner des plans et de configurer des déductions, en plus que vos employés terminent l’inscription ouverte directement via un tableau de bord des employés. Gérer tous les aspects de votre paie en un seul endroit facilite la budgétisation. Essayez-le gratuitement pendant 30 jours.
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Comptabiliser les postes nouveaux ou ouverts
Lorsque vous envisagez de nouveaux postes, placez leurs salaires projetés dans le mois où vous avez l’intention de les ajouter. Par exemple, si vous ouvrez un nouvel emplacement en mai, vous n’avez pas besoin de budgétiser tous les employés pour cet emplacement en janvier. Assurez-vous également de les prioriser. De cette façon, si votre budget ne permet pas toutes les embauches que vous souhaitez, vous pouvez voir celles que vous pouvez repousser à une date ultérieure.
Pigistes / Employés contractuels / Intérimaires
Si vous avez des employés contractuels dont vous dépendez ou si vous avez l’intention d’embaucher des pigistes à l’avenir, vous devez également prévoir un budget pour eux. Cependant, ils sont souvent dans une partie du budget différente de celle de la paie.
Ces employés sont plus faciles à planifier, car il vous suffit de considérer le montant que vous payez par contrat plus les frais administratifs pour les acquérir si vous utilisez un service. Si vous envisagez d’utiliser un service d’intérim pour embaucher des employés supplémentaires pendant une partie de l’année, contactez l’agence pour obtenir une estimation des coûts administratifs liés à l’embauche et incluez-les lorsque vous calculez les dépenses pour eux.
Total de chaque Catégorie de dépenses
Maintenant que vous avez toutes les données dans la feuille de calcul ou le programme, vous pouvez afficher vos totaux pour chaque mois et l’année complète. Vous devez pouvoir voir les totaux des dépenses salariales pour chaque poste et catégorie: salaires bruts, impôts, avantages sociaux, etc.
Examinez les totaux pour chaque mois ainsi que la somme annuelle pour vous assurer du caractère raisonnable.
Faites un examen du budget
Maintenant que vous avez les chiffres, vérifiez qu’ils sont raisonnables. Créez des tableaux ou des graphiques pour mieux comprendre le flux des données. Les graphiques croisés dynamiques peuvent vous aider à approfondir les données en les réorganisant rapidement de manière à répondre au mieux à vos questions.
- Vérifiez que les informations sont correctes: Obtenez un deuxième jeu d’yeux pour vous assurer que les chiffres ont été saisis correctement et que toutes les formules de feuille de calcul (le cas échéant) sont correctes. En outre, passez-le devant les chefs de service pour des « vérifications de santé mentale », juste au cas où ils auraient des informations plus à jour.
- Comparez-le aux dépenses prévues par rapport aux dépenses réelles de l’année dernière: Si vous avez eu des problèmes de paie l’année dernière, allez-vous avoir des problèmes similaires? Si vous avez mal calculé un domaine (comme les heures supplémentaires) l’année dernière, l’avez-vous corrigé pour cette année?
- Comparez-le aux bénéfices projetés: Surtout si vous embauchez de nouveaux employés, vous attendez-vous à réaliser suffisamment de bénéfices pour couvrir toutes leurs dépenses? Sinon, comment allez-vous modifier ce budget ou d’autres secteurs de votre budget pour compenser?
Si vous débutez dans le domaine de la paie, vous devriez consulter notre guide sur la conformité à la paie pour vous assurer de toujours respecter la loi.
Pourquoi créer un budget de paie
Maintenant que nous avons passé en revue les étapes nécessaires à la création d’un budget de paie efficace, il est important de comprendre l’intérêt de créer un budget de paie.
La création d’un budget de paie vous aide à comprendre quel pourcentage de votre budget devrait être consacré à la paie et vous permet de rester sur la bonne voie tout au long de l’année.
Comprenez Quelle part de Votre budget Devrait être consacrée à la masse salariale
En règle générale, la masse salariale devrait représenter environ 15% à 30% du chiffre d’affaires brut de l’entreprise, selon le consultant financier The Bottom Line Group. Cependant, les experts disent que dans certaines industries (telles que les entreprises de services), les coûts salariaux peuvent atteindre 50%.
Il est important de se rappeler qu’à mesure que votre entreprise se développe, vos dépenses salariales le seront également. Comme votre entreprise a plus de besoins, des ressources supplémentaires seront nécessaires pour la soutenir. La flexibilité de votre budget permet de modifier la paie à mesure que votre entreprise grandit et évolue.
Restez sur la bonne voie Tout au long de l’année
Une fois que vous avez un budget en place, vous devez suivre les dépenses réelles comme vous faites la paie tout au long de l’année. Enregistrez-les sur une base mensuelle. La tenue de bons registres de paie vous aidera à maintenir votre comptabilité de paie ou, si jamais vous effectuez un audit de paie.
Il peut aider à créer une nouvelle feuille de calcul pour un budget révisé ou à utiliser un budget pour la comparaison des prévisions au cours de l’année. Dans ce scénario, les dépenses réelles remplacent les dépenses budgétisées des mois déjà écoulés et les totaux sont ajoutés aux chiffres budgétaires des mois à venir. Cela vous aidera à vous tenir au courant de la façon dont vous avez budgétisé et vous indiquera si vous devez ou non transférer des fonds budgétaires pour que les affaires continuent de circuler sans heurts.
Pour vous aider à établir un budget et un processus de paie solides, consultez nos modèles de paie gratuits.
Résultat net
Avoir un budget de paie précis peut vous aider avec l’une des dépenses les plus importantes et les plus importantes de votre entreprise — payer les employés. Assurez-vous de considérer les salaires, les impôts, les avantages sociaux et autres dépenses. En outre, ventilez-le par mois pour tenir compte des changements dans les heures de travail, les mois de bonus et les autres dépenses saisonnières. Avec un budget de paie approprié qui a été examiné pour en vérifier l’exactitude, vous pouvez planifier plus efficacement et vous assurer que l’année se déroule bien.