La réponse hors bureau, également appelée réponse automatique, est une fonctionnalité très utile dans Microsoft Outlook pour envoyer des réponses automatiques aux personnes qui vous ont envoyé des e-mails. Il est utile pour tenir les expéditeurs à jour avec votre disponibilité. Cette fonctionnalité est présente dans Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2010 et même dans les anciennes versions de Microsoft Outlook. Il est communément appelé une réponse à l’extérieur du bureau; cependant, il peut également être utilisé dans de nombreuses autres situations.

La fonction de réponse hors bureau ne fonctionne qu’avec les comptes Exchange. Si vous n’avez pas de compte exchange, vous devrez configurer des règles pour le faire pour vous, comme indiqué ci-dessous.

Configurez la réponse externe dans Outlook 2013, 2016 et 2010 avec les comptes Exchange

1. Dans Microsoft Outlook, cliquez sur Fichier, Info.
2. Et puis sélectionnez Réponses automatiques (Hors Bureau). Remarque: Si l’option Réponses automatiques (Hors bureau) n’est pas disponible, vous n’utilisez pas de compte Exchange. Veuillez vous référer à la section suivante pour connaître la définition des réponses automatiques dans les comptes non exchange.
3. Cochez la case Envoyer des réponses automatiques. Si vous souhaitez définir l’heure de début et l’heure de fin pour les réponses automatiques, cochez la case Envoyer uniquement pendant cette plage de temps, puis définissez la date et l’heure de début et de fin.
4. Dans l’onglet Intitulé Dans mon organisation, tapez le message texte que vous souhaitez envoyer en réponse si quelqu’un vous envoie un e-mail au sein de l’organisation.
5. Dans l’onglet En dehors de mon organisation, cochez la case Réponse automatique aux personnes en dehors de mon organisation et sélectionnez l’une des options du bouton radio intitulées Mes contacts uniquement ou Toute personne en dehors de mon organisation.

La fonction de réponse automatique sera automatiquement désactivée après la date et l’heure spécifiées. Cependant, si vous souhaitez désactiver la réponse automatique avant cela, vous pouvez à nouveau accéder aux paramètres des réponses automatiques et choisir le bouton radio Ne pas envoyer de réponses automatiques.

Configuration de la réponse externe dans Outlook 365 En ligne (Basé sur le Web)

Si vous utilisez Outlook 365 sur le Web, suivez les étapes décrites ci-dessous pour définir la réponse externe

1. Ouvrez Outlook dans votre navigateur Web et connectez-vous à votre compte.
2. Cliquez sur le bouton de la roue dentée en haut de la page pour accéder aux paramètres.
3. Cliquez sur Réponses automatiques et cliquez sur le bouton radio Envoyer des réponses automatiques.
4. Définissez la date et l’heure des réponses automatiques si nécessaire.
5. Saisissez votre message.
6. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.
7. Configurez la réponse hors bureau dans Outlook 2013, 2016 et 2010 avec Tous les Autres comptes

Si vous utilisez des comptes de messagerie non exchange, qui appartiennent à d’autres catégories où le type de compte serait généralement un POP ou un IMAP, par exemple, @outlook.com , @aol.com , @live.com , etc. Vous pouvez simuler la fonctionnalité de réponses automatiques en combinant un modèle d’e-mail Outlook avec des règles Outlook.

1. Cliquez sur Accueil, puis sur Nouvel e-mail. Tapez le message que vous souhaitez envoyer comme réponse automatique.
2. Cliquez sur Fichier – > Enregistrer sous; dans la liste déroulante Type Enregistrer sous, choisissez Modèle Outlook.
3. Saisissez un nom pour le modèle et cliquez sur Enregistrer.
4. Maintenant que vous avez créé un modèle de réponse automatique, vous devez créer une règle pour répondre automatiquement aux nouveaux messages électroniques.
5. Cliquez sur Règles, puis Gérez les alertes Règles &.
6. Cliquez sur Nouvelle règle dans la boîte de dialogue Règles et alertes. Cliquez sur Appliquer des règles sur les messages que je reçois sous Démarrer à partir d’une règle vide, puis cliquez sur Suivant, puis à nouveau sur Suivant.
7. Cochez Répondre à l’aide d’un modèle spécifique sous Que voulez-vous faire avec les messages – > Cliquez sur un modèle spécifique,
8. Dans la boîte de dialogue Rechercher dans Sélectionner un modèle de réponse, cliquez sur Modèles d’utilisateur dans le système de fichiers. Une boîte de dialogue de sélection de fichier standard apparaîtra. Pointez sur le modèle de réponse automatique que vous avez créé à la première étape. Cliquez sur Suivant, Suivant, Terminer et Appliquer.

Note: Pour que cette méthode envoie des réponses automatiques, l’Assistant de règles nécessite qu’Outlook soit en cours d’exécution et qu’il soit configuré pour rechercher périodiquement de nouveaux messages. Par défaut, Outlook est configuré pour vérifier périodiquement les nouveaux messages.

Pour empêcher Outlook d’envoyer des réponses répétitives à vos expéditeurs d’e-mails, l’assistant de règles enverra une réponse par expéditeur au cours de chaque session. Une session démarre lorsque vous démarrez Outlook et se termine lorsque vous fermez l’application.

N’oubliez pas de désactiver la règle après qu’elle ne soit plus nécessaire. Sinon, il continuera à envoyer des réponses automatiques.