Les organisations saines évoluent. Et si votre association vote pour modifier ses statuts, notamment en ce qui concerne les élections, cela peut souvent sembler écrasant.
Cependant, il y a des avantages à modifier les règlements administratifs et nous avons six étapes simples que vous pouvez suivre pour vous assurer que votre organisation apporte des changements sains de la manière la plus efficiente et la plus efficace.
6 Étapes pour modifier les règlements
Comprenez les lois de votre État
Les statuts de votre État remplacent les règlements de votre organisation, alors assurez-vous que vos règlements n’incluent pas de pratiques interdites par la loi. Les lois des États peuvent également inclure des règles « par défaut » qui peuvent être annulées par les règlements administratifs de votre organisation. Déroutant ? Cela peut l’être, il est donc utile de consulter un professionnel pour vous assurer que vous êtes en parfaite conformité avec la loi.
Demandez un avis juridique
Avant de modifier les règlements administratifs de votre organisation à but non lucratif, consultez un avocat qualifié au début de votre processus et vérifiez-vous périodiquement. Un conseiller juridique veillera à ce que vos règlements soient cohérents et rédigés à la lettre de la loi.
Assurez-vous que votre comité des règlements représente votre organisation
Votre comité des règlements représente-t-il un échantillon représentatif des membres de votre organisation? La diversité de l’organisation se reflète-t-elle dans le conseil d’administration et le comité des règlements administratifs? Sinon, vous pourriez voir une opposition à grande échelle à l’approbation de vos propositions. Assurer une représentation diversifiée des membres aide à prévenir une mentalité « nous contre eux » entre les membres et le conseil d’administration. En ce qui concerne les élections, n’oubliez pas d’inclure une gamme d’âges et de générations afin que votre comité comprenne les tendances et les technologies de vote actuelles.
Les nouvelles technologies de vote comme notre Système de vote en ligne DirectVoteLive® ou notre application de vote électronique DirectVote® sont à la fois faciles à naviguer et extrêmement précises. Nos solutions de vote font de la modification des règlements administratifs un processus rapide et sans douleur, tout en réduisant potentiellement les coûts pour votre organisation.
Mettez régulièrement à jour vos règlements
Des règlements obsolètes et inutiles peuvent créer de la confusion, des coûts élevés et de faibles taux de réponse des électeurs aux élections des membres (causés par le manque d’options de vote modernes et faciles). Mettez un point d’honneur à examiner régulièrement la possibilité de modifier ou de remplacer les règlements administratifs pour éviter que votre organisation ne prenne du retard, ce qui peut nécessiter une refonte complète au lieu de simplement peaufiner.
Faites attention au processus d’approbation
Pour les organisations ayant des membres votants, les modifications aux règlements administratifs nécessiteront presque toujours l’approbation des membres. Assurez–vous de respecter les délais établis pour soumettre les modifications proposées – le fait de ne pas le faire peut entraîner des retards inutiles et frustrants.
Ne rendez pas trop difficile la modification de vos règlements
Préparez votre organisation à réussir. Facilitez la compréhension du processus afin que votre organisation reçoive réellement des propositions d’amendement. Et concentrez-vous sur le fait de rendre le processus raisonnable afin que vous puissiez vous adapter à l’avenir.
Les règlements administratifs de votre organisation aident à régir et à gérer votre organisation membre. Et, tout comme votre organisation peut changer, les règlements administratifs le devraient également. Rester à jour et refléter l’état actuel de l’organisation.
Si vous avez des questions supplémentaires sur la fréquence de mise à jour de vos règlements ou sur la façon de le faire, n’hésitez pas à nous contacter à tout moment!