Le calcul du droit aux vacances pour vos employés ne devrait pas nécessiter un doctorat en mathématiques avancées. Nous avons donc élaboré ce guide pour vous aider à calculer les congés annuels de vos employés à temps plein et à temps partiel, de vos démarreurs, de vos sortants et de vos travailleurs postés.

Selon la législation du gouvernement britannique, (presque) tous les travailleurs qui travaillent une semaine de 5 jours ont droit à au moins 28 jours de congé annuel payé par an. Équivalent à 5.6 semaines de vacances, les employeurs peuvent opter pour une année de congé ou un système de comptabilité d’exercice lors du calcul du droit aux vacances de leurs employés.

Voici quelques méthodes pratiques de calcul de la comptabilité d’exercice des vacances qui devraient vous aider à déterminer le droit aux vacances des employés.

Que signifie le système des années de congé?

Dans le cadre du système des années de congé, les employeurs définissent leur année de congé annuel au cours de laquelle les employés peuvent utiliser les congés annuels qui leur sont attribués.

Naturellement, tous les nouveaux arrivants ne commencent pas leur emploi le premier jour de l’année de congé de l’employeur.

Si un employé commence une partie de son année de congé, vous pouvez calculer le droit à un congé au prorata en fonction de la partie de l’année de congé restant.

Par exemple, un travailleur qui travaille 5 jours par semaine est entré dans votre emploi 3 mois après votre année de congé et votre droit à des vacances est de 28 jours.

28 / 12 x 9 mois restants = le droit de congé de cet employé est de 21 jours.

Que signifie le système d’accumulation de vacances?

Le système d’accumulation de vacances fait ce qu’il indique sur le nif. Chaque mois où un salarié travaille, il cumule 1/12e de son droit aux vacances. Le Règlement de 1998 sur le temps de travail permet aux employeurs d’utiliser un système de comptabilité d’exercice pour déterminer le nombre de congés accumulés par un travailleur au cours de sa première année d’emploi.

Par exemple, un travailleur qui travaille 5 jours par semaine occupe votre emploi depuis 6 mois et votre droit à des vacances est de 28 jours.

28 jours / 12 x 6 = 14 jours de congé annuel pour les 6 mois qu’ils ont travaillés pour vous.

Au cours de la deuxième année de leur emploi, les travailleurs qui ont fait l’objet d’un système de comptabilité d’exercice auront alors droit à la totalité de leur allocation de vacances le premier jour de la nouvelle année de vacances.

Comment calculez-vous le droit aux vacances pour les nouveaux arrivants?

Que vous calculiez le droit à des vacances pour les nouveaux arrivants ou les sortants; le processus est relativement simple. Bien sûr, les spécificités de la façon dont vous calculez le droit aux vacances varieront en fonction du contrat de travail de votre entreprise.

Vous calculez ce mois comme indiqué ci-dessus ou par les jours réels ou ouvrables restants dans l’année de vacances.

Pour calculer les jours fériés par les jours réels (c’est-à-dire 365 jours ou 366 jours en cas d’année bissextile) d’une année, calculez simplement le nombre de jours entre la date de début d’année d’un employé et la fin de l’année. Divisez ensuite ce nombre par 365 (ou 366).

Si un employé commence le 1er septembre, il y a 121 jours entre sa date de début et le 31 décembre. En supposant que votre année de vacances s’étende de janvier à décembre.

Divisez simplement 121 par 365 (ou 366) et multipliez par 100 pour obtenir le pourcentage de l’indemnité de vacances à laquelle cet employé a droit.

121 / 365 = 0.33 x 100 = 33%

Si votre indemnité de vacances pour une année complète est de 28 jours, le droit de cet employé est de 33% de 28 jours, soit 9,24 jours.

Selon la loi, vous ne pouvez pas arrondir le congé. C’est à la discrétion de l’employeur que vous l’arrondissez ou non, mais dans ce cas, vous pouvez choisir d’arrondir les 9,24 jours restants à 9,5.

Vous pouvez également calculer les jours fériés en fonction des jours de travail physique d’un employé dans une année (c’est-à-dire 260 jours). Calculez simplement le nombre de jours ouvrables entre la date de début d’un employé et la fin de l’année. Divisez ensuite ce nombre par 260.

Si un employé commence le 1er octobre, il y a 64 jours ouvrables (hors week-ends et 2 jours fériés britanniques.

Divisez 64 par 260 et multipliez par 100 pour obtenir le pourcentage de l’indemnité de vacances complète pour cet employé.

64 / 260 = 0.25 x 100 = 25%

Si votre indemnité de vacances pour une année complète est de 28 jours, ce salarié aurait donc droit à 25% de 28 jours soit 7 jours.

Comment calculez-vous le droit aux vacances pour les sortants?

En supposant qu’un employé ait droit à un congé de 28 jours par année de congé et qu’il quitte 90 jours après l’année de congé, vous pouvez calculer son droit à l’aide d’une formule similaire à celle des nouveaux arrivants.

Pour calculer le droit aux vacances en fonction de la valeur réelle (i.e 365 ou 366 jours) jours dans une année, calculez le nombre de jours entre le début de votre année de vacances et la date de départ d’un employé. Divisez ensuite ce nombre par 365 (ou 366).

Par exemple, si la date de départ d’un employé est le 31 mars et que votre année de vacances commence le 1er janvier; il y a 90 jours entre ces deux dates. Il suffit de diviser cette somme par 365 et de la multiplier par 100 pour obtenir le pourcentage de la totalité des indemnités de vacances auxquelles cet employé a droit.

90 / 365 = 0.25 x 100 = 25%

En supposant que votre indemnité annuelle de vacances soit de 28 jours, cet employé aurait eu droit à 7 jours. C’est 25% des 28 jours.

Les jours fériés et les jours fériés déjà pris doivent être déduits des 7 jours qu’ils ont accumulés.

S’il reste un droit de vacances, celui-ci doit être payé avec leur solde final.

De même, si le salarié partant a pris plus de vacances que les jours accumulés, les employeurs peuvent récupérer ces jours en déduction de leur salaire final.

Vous pouvez également calculer le droit aux congés pour les sortants en fonction du nombre de jours de travail réels (soit 260 jours).

Si un employé quitte le 30 septembre, il a travaillé 191 jours jusqu’à présent cette année. Cela exclut les week-ends et 4 jours fériés au Royaume-Uni.

Encore une fois, divisez simplement cela par 365 (ou 366) et multipliez par 100 pour obtenir le pourcentage de l’indemnité de vacances complète auquel cet employé avait droit.

191 / 365 = 0.52 fois 100 = 52%

Si votre indemnité de vacances pour une année complète est de 28 jours, cet employé aurait eu droit à 52% de 28 jours, soit 14,5 jours.

Comment calculer le droit aux vacances pour les travailleurs à temps partiel?

Les calculs énumérés ci-dessus concernent l’employé type travaillant 5 jours par semaine. Pour calculer le droit aux vacances pour les travailleurs à temps partiel, la formule est basée sur le droit fourni par le gouvernement. C’est l’équivalent de 5,6 semaines de vacances pour chaque travailleur.

Comme pour les travailleurs à temps plein, les travailleurs à temps partiel ont également droit à l’équivalent de 5,6 semaines de congés payés (proportionnellement au nombre de jours de travail).

Si un employé travaille 3 jours par semaine, il a droit à au moins 16,8 jours de congé annuel par année de congé (3 jours x 5,6).

Comment pouvez-vous calculer le droit aux vacances pour les travailleurs rémunérés à l’heure ou par quarts?

Les employés qui sont payés à l’heure ou qui n’ont pas d’heures de travail fixes (c.-à-d. les employés avec un contrat de zéro heure) ont également droit à l’équivalent de 5,6 semaines de vacances payées. Proportionnellement au nombre d’heures qu’ils travaillent.

Les employés ayant des heures de travail variables cumulent des vacances au taux de 12,07% des heures qu’ils ont travaillées. (C’est-à-dire : 5,6 semaines / 46,4 semaines (c’est-à-dire 52 semaines moins les 5,6 semaines qu’un employé est en vacances) x 100 = 12,07 %.

Par conséquent, si un employé a travaillé 25 heures en une semaine, il aura accumulé 3,01 heures de vacances.

Nous savons à quel point le calcul du droit aux vacances peut être source de maux de tête, c’est pourquoi nous avons simplifié les choses. Calculant automatiquement les indemnités de vacances pour les nouveaux entrants et sortants, Natural HR fait de ces calculs fastidieux une chose du passé. Obtenez une démo gratuite pour découvrir comment vous pouvez abandonner ces calculs pour de bon.