Une question courante que je reçois des clients du coaching est « comment puis-je devenir un communicateur plus concis? »

Ce n’est pas une surprise car une communication concise est plus importante que jamais.

Considérez ceci:

• La durée moyenne d’attention humaine est passée de 12 secondes en l’an 2000 à huit secondes aujourd’hui.
• Chaque jour, l’employé de bureau typique reçoit 120 courriels.
• Chaque fois qu’une personne est distraite, il lui faut plus de 23 minutes pour retrouver sa concentration.

Compte tenu de ces réalités, il n’est pas étonnant que les études classent les bonnes compétences en communication deux fois plus importantes que les bonnes compétences en gestion. En effet, en cette ère de sursaturation, il y a peu de marge d’erreur. En fait, 86% des employés blâment le manque de bonne communication pour les défaillances sur le lieu de travail.

Les gens s’impatientent lorsqu’ils doivent faire des heures supplémentaires mentales pour comprendre ce que vous dites. Le long vent peut être perçu comme une indécision et vous coûter rapidement confiance et respect en tant que leader.

La communication concise est clairement un élément essentiel de la présence de l’exécutif et de la projection de la confiance, mais c’est aussi quelque chose avec lequel les efforts sensibles ont souvent du mal.

Pourquoi Les Strivers Sensibles Luttent avec une Communication concise

Vous surexpliquez.

Vous pensez peut-être que vous êtes minutieux, mais tout ce que vous faites vraiment, c’est perdre l’attention de l’autre personne. Au lieu de clarifier votre point de vue, vous finissez par l’obscurcir en surexpliquant. De nombreux Strivers sensibles compensent par inadvertance leurs insécurités en en disant plus, en particulier dans les situations où ils se sentent intimidés.

Vous pensez que tout le monde est comme vous.

Vous aimeriez peut-être traiter l’information en profondeur, mais vous êtes minoritaire (seulement environ 15 à 20% de la population est sensible). Crois-moi, je comprends. Je suis une personne à forte contribution, ce qui signifie que je dois prendre des tonnes de points de données avant de prendre une décision. Mais d’autres personnes, en particulier les cadres supérieurs, ne fonctionnent pas de cette façon. Ils sont facilement submergés par trop d’informations et préféreraient que vous soyez direct et précis.

Vous essayez d’être quelqu’un que vous n’êtes pas.

Les clients me disent qu’ils « ont besoin d’une plus grande personnalité » afin de dégager une présence exécutive. Si vous essayez d’être quelqu’un que vous n’êtes pas, les autres le sentiront. Non seulement vous deviendrez inauthentique, mais vous vous épuiserez également dans le processus. Mieux vaut trouver un moyen de communiquer de manière concise d’une manière qui correspond à votre personnalité et à votre style.

9 Façons de communiquer Clairement et efficacement

1. Préparez à l’avance

Sans préparation, vous ne pouvez pas être bref. Avant toute réunion importante, prenez cinq minutes pour examiner l’ordre du jour et les autres documents fournis. Prenez des notes pour vous-même. Organisez vos pensées et indiquez où vous souhaitez contribuer.

Si vous prenez la parole, suivez les étapes supplémentaires consistant à créer des points de discussion et à anticiper les objections et les questions. J’aime que mes clients préparent quelques « questions fréquemment posées » à avoir dans leur poche arrière, juste au cas où il y aurait un silence à la fin de leur présentation.

2. Fournissez une pré-lecture

Si vous avez beaucoup d’informations à partager, envisagez de préparer une pré-lecture. Il s’agit d’un document qui fournit des informations générales sur un sujet. Cela signifie que vous pouvez donner à votre public le contexte nécessaire, puis être plus bref dans votre temps ensemble. Une pré-lecture peut être des rapports, des diapositives ou des analyses détaillées.

3. Complétez la phrase: « Si vous vous éloignez de cette conversation avec une chose, je veux que ce soit ______. »

Si vous étiez obligé de réduire votre idée principale à une phrase, quelle serait-elle? Utilisez-le comme objet de votre e-mail ou répétez la phrase textuellement lorsque vous parlez. Cela vous permettra d’attirer l’attention de votre public sur les plus gros plats à emporter dont vous voulez qu’il se souvienne.

4. Utilisez le cadre PREP

Lorsque vous êtes obligé de parler de manière impromptue, vous pouvez parler de manière forte et cohérente en utilisant le cadre PREP. Voici comment cela fonctionne: Faites un point succinctement, étayez-le avec une raison, fournissez des preuves et terminez en réitérant votre point. Exemple…

• Point: Je crois que nous devrions prendre la direction D’Une Raison
• : Nous avons reçu des commentaires positifs sur cette approche
• Preuve: Par exemple, notre président a dit qu’il la soutenait
• Point: C’est pourquoi je crois que la direction A est la meilleure

5. Utilisez les instructions de transition et de repérage pour mettre en évidence et ponctuer vos points

Le repérage et le repérage font référence à deux tactiques de relations publiques que vous pouvez utiliser dans la salle de conférence. Signaler, c’est comme coller un drapeau dans le sol ou en agiter un en l’air pour dire: « faites attention, c’est important! » Alors que le pontage vous aide à faire la transition d’une idée à une autre. Le pontage est particulièrement utile lorsque vous souhaitez changer de sujet ou orienter la conversation dans une direction différente.

Des exemples d’instructions de marquage sont:

• Tout se résume à…
• Le cœur du problème est…
• Je ne peux pas souligner assez…

Des exemples d’énoncés de pontage sont:

• Je ne peux pas parler à ____, mais ce que je peux dire, c’est…
• Bien que ____ soit important, il est également important de s’en souvenir…
• Avant de quitter ce sujet, j’aimerais ajouter…

6. Connaissez votre public

Considérez quelles préoccupations et objections sont les principales préoccupations des personnes avec lesquelles vous communiquez. De quoi se soucient-ils le plus? Quels problèmes essaient-ils de résoudre? Plus important encore, qu’y a-t-il pour eux s’ils vous écoutent? En quoi ce que vous partagez avec eux les aidera-t-il à gagner du temps ou à faciliter leur travail? Encadrez votre message en fonction de son impact sur votre audience.

7. Poser des questions

Souvent, une communication concise consiste à ne rien dire du tout. Vous devez d’abord écouter. Plus précisément, posez de nombreuses questions ouvertes comme:

• Que faites-vous de ce que j’ai partagé?
• Que pensez-vous de mieux?
• À quoi cela vous ressemble-t-il?
• Qu’ajouteriez-vous ou que changeriez-vous ?
• Qu’en pensez-vous ?
• Quelle est votre impression de X?
• Comment cela s’intègre-t-il dans vos plans?
• Quelle partie n’est pas encore claire?
• Pouvez-vous en dire plus ?
• Qu’est-ce qu’un exemple ?
• De quel soutien avez-vous besoin ?

8. Modifiez vos e-mails

Une bonne règle empirique: les e-mails ne doivent pas dépasser cinq lignes. Si votre e-mail est plus long que cela, condensez-le ou appelez-le par téléphone.

Assurez-vous que votre message est scannable. Cela signifie de courts paragraphes et phrases. Utilisez des puces et une numérotation pour rendre le texte plus facile à digérer.

9. Éliminez le langage de couverture fluff

, tel que « Je voulais juste m’enregistrer » ou « Pourrions-nous peut-être trouver un moment pour discuter? »minimisez la puissance de vos mots.