Enfin, un article écrit pour le propriétaire de petite entreprise soucieux de son budget qui veut une réponse simple à la question: « Combien coûtent les services de paie? »

En quelque sorte

Nous détestons vous le casser, mais comme c’est souvent le cas, la réponse n’est pas si simple.

En effet, les frais de traitement de la paie dépendent de plusieurs facteurs propres à chaque entreprise, tels que le nombre d’employés, l’état de résidence des employés, la fréquence à laquelle les employés sont payés, etc. Cela étant dit, cet article peut vous aider à obtenir un chiffre théorique basé sur le coût moyen des services de paie. Et si vous cherchez un chiffre plus exact, vous pouvez toujours nous contacter pour un devis personnalisé gratuit.

Commençons par examiner un prix de référence pour les services de paie en cours.

Combien Coûtent Les Services De Paie?

Le traitement standard de la paie est généralement facturé par employé ou par chèque, en plus des frais de compte de base. Bien que les frais de compte de base varient considérablement selon le fournisseur, vous comptez entre 20 $ et 100 month par mois. En règle générale, des frais uniques de configuration de compte vous seront également facturés.

Notez l’utilisation du mot généralement, car tous les services de paie n’utilisent pas la même structure de tarification. Chez CapForge, par exemple, nous ne facturons aucun frais d’installation. Nous préférons garder les choses simples en facturant des frais fixes de 49 $ par mois qui couvrent de un à trois employés, puis seulement 10 more de plus pour chaque employé supplémentaire à partir de quatre. Cela inclut l’accès au dépôt direct, aux dépôts d’impôt sur la masse salariale, ainsi qu’à un portail où vous pouvez vous connecter pour déclarer les heures et télécharger des bulletins de paie, etc. Ne pas nous tromper, mais vous apprécierez la simplicité de notre structure de prix lorsque vous apprendrez à quel point les autres entreprises sont compliquées.

Conditions pouvant affecter le coût de la paie

D’une manière générale, ce sont les principaux facteurs qui détermineront le montant que vous dépenserez pour les services de paie:

• Le nombre d’employés
• Combien de fois le personnel est payé (hebdomadaire, bimensuel ou mensuel)
• Dépôt direct par rapport aux chèques papier
• Si vous avez des employés dans plusieurs États
• Si vous choisissez d’ajouter des services de déclaration de revenus

Dans la section suivante, nous verrons comment additionner ces facteurs Afin que vous puissiez obtenez une idée de votre coût total.

Calculez le Coût moyen du Service

C’est la partie où vous pouvez faire des mathématiques. Ouah !

Jetez un coup d’œil au coût moyen de chacun des services ci-dessous et additionnez-les pour calculer votre dépense totale estimée.

Coût initial de l’externalisation d’une entreprise de paie

Lorsque vous externalisez une entreprise de paie, des frais vous seront facturés pour la création de votre compte et d’autres frais chaque fois que vous ajoutez ou abandonnez un employé. Découvrez quels sont les frais du fournisseur et notez-les.

Frais de configuration de compte + frais d’ajout (nombre d’employés) = coût initial pour externaliser la paie

Disons, par exemple, que vos frais de configuration de compte sont de 50 $ et qu’ils coûtent 1,50 whenever chaque fois que vous ajoutez ou supprimez un employé. Vous avez actuellement 10 employés sur le personnel. En utilisant la formule décrite ci-dessus, votre coût initial pour externaliser la paie est de 65 $.

50 + 1.50 (10) = 65

Estimez le coût de Chaque service Que Vous embauchez Pour

Étant donné que l’industrie des services de paie est concurrentielle et dépend des conditions du marché local, le prix de chaque service peut varier considérablement. Par exemple, plus tôt dans l’article, nous avons mentionné que les fournisseurs de services de paie facturent généralement des frais de compte de base continus, qui peuvent varier de 20 à 100 $ par mois. Des frais vous seront également facturés par chèque ou période de paiement, qui se situent en moyenne entre 0,80 $ et 2,00 per par talon.

Si vous souhaitez inclure le dépôt direct et la déclaration de revenus, vous pouvez vous attendre à des frais supplémentaires compris entre 4 $ et 9 period par période de paie. Avec le dépôt direct, il y a généralement des frais de transaction nominaux par chèque en plus des frais de base.

Compte pour les frais supplémentaires

Personne ne veut que des surprises surgissent dans son budget. C’est pourquoi il est bon d’être conscient des petites accusations sournoises qui peuvent se glisser sur vous, telles que:

• Signatures de vérification automatique
• Chèques d’impression et d’envoi
• 1099 et Traitement W2
• Erreurs

Une autre chose à garder à l’esprit est que de nombreux fournisseurs de services de paie proposeront des prix de lancement bas pour les six premiers mois, puis augmenteront le prix. C’est minable, c’est trompeur, c’est sordide ; nous savons. Mais c’est courant, alors assurez-vous de vous renseigner sur les augmentations de taux pré-programmées avant de vous engager.

Si votre tête tourne en essayant de comptabiliser tous ces frais et charges, vous n’êtes pas seul. C’est pourquoi nous avons opté pour une structure simple de tarification de la paie de 49 $ / mois pour un à trois employés et de 10 more de plus pour chaque employé supplémentaire. Il n’y a pas de frais supplémentaires pour la configuration, l’annulation ou l’impression de W2s à la fin de l’année. Tarification transparente de bout en bout. C’est de ça qu’on parle.

Nous vous encourageons à comparer non seulement nos prix, mais aussi notre service à la clientèle, avec ceux de certaines des principales sociétés de traitement de la paie, comme ADP et Paychex. Nous vous dirons maintenant que nous facturons souvent environ la moitié de ce que ces entreprises font pour le même service. Beaucoup de nos clients nous disent que nous sommes beaucoup plus accessibles et accommodants. Mais ne nous croyez pas sur parole. Obtenez un devis de chacun, puis comparez-les côte à côte avec nous.

Posez les bonnes questions

Voici quelques questions à poser lorsque vous interrogez des fournisseurs de services de paie.

Fondamentaux:

• Qu’est-ce qui est inclus dans votre niveau de service de base?
• En cas d’erreur, à quelle vitesse pouvez-vous relancer la paie?
• En moyenne, combien de temps les clients restent-ils avec vous?

Taxes:

• Pouvez-vous m’aider à déclarer les impôts locaux?
• Combien facturez-vous pour déclarer des impôts dans plus d’un État?
• Si je m’inscris à votre service de déclaration d’impôt sur la masse salariale, couvrirez-vous le coût des pénalités et/ou des frais d’intérêt?

Coût:

• Combien coûte votre service pour un an, avec les formulaires W2 de fin d’année inclus?
• Ces tarifs expirent-ils? Si oui, combien puis-je m’attendre à payer après leur expiration?
• Si une erreur est commise, combien de temps faudra-t-il pour la réparer et combien cela coûtera-t-il?

Questions à se poser:

• À quelle vitesse le fournisseur répond-il à vos demandes?
• Avez-vous eu des problèmes de précision?
• Passez-vous d’un autre service de paie? Si oui, pourquoi?

Listez le Service requis auprès du fournisseur de services de paie

Comme vous pouvez le voir, un peu ici et un peu là s’additionnent. Un conseil pour garder les coûts sous contrôle est de faire une liste de tous vos besoins et de rechercher un fournisseur avec un forfait tout compris qui répondra à vos exigences. Sinon, la sélection d’options à la carte peut entraîner des coûts à travers le toit.

Devriez-Vous Économiser De L’Argent En Exécutant Vous-Même La Paie?

La réponse courte est NON!

Selon l’IRS, environ 40% des petites et moyennes entreprises sont condamnées à une amende pour avoir mal calculé les impôts, soumis des déclarations incorrectes ou omis de déposer des retenues. Et selon SurePayroll, la pénalité moyenne l’année dernière était de 845 $. En d’autres termes, vous risquez de vous coûter plus d’argent en essayant de le faire vous-même que d’embaucher un professionnel pour commencer!

En outre, la gestion de la paie est beaucoup plus complexe et difficile que ce que de nombreux propriétaires d’entreprise anticipent. Si vous n’avez pas les connaissances et les compétences appropriées, vous devrez investir beaucoup de temps, d’argent et de ressources pour apprendre à le faire correctement, sinon vous risquez d’encourir une amende.

Conclusion

Maintenant que vous savez ce que vous pouvez vous attendre à dépenser pour un fournisseur de services de paie, vous êtes mieux outillé pour commencer à interviewer diverses entreprises et décider laquelle vous convient le mieux. Rappelez-vous: ce n’est pas seulement une question de prix. Vous souhaitez également évaluer l’entreprise en fonction de la convivialité, de la réactivité et des avis des clients.

Si vous cherchez un bon point de départ, pourquoi ne pas commencer par nous contacter! Nous serions plus qu’heureux de vous fournir un devis personnalisé. C’est gratuit et il n’y a absolument aucune obligation de nous embaucher. Vous pouvez nous joindre par email à [email protected] ou par téléphone au (858) 633-3573. Nous sommes impatients de parler avec vous!