Posté par heritagelaw le 3 juillet 2020 dans Blog, Testaments & Succession

Nous connaissons tous le processus de deuil d’un ami, d’un membre de la famille ou d’un être cher – nous nous habillons en noir, assistons à des funérailles et célébrons la vie qu’ils ont eue.

Cependant, lorsque vous êtes un exécuteur testamentaire ou un représentant désigné, le processus de traitement du décès d’une personne devient plus compliqué.

Soudain, vous vous retrouvez responsable de démêler la vie de cet individu, ses biens et ses papiers.

Non seulement il peut être déroutant de déterminer quels documents doivent être conservés, mais combien de temps doivent-ils être conservés?

Bien qu’un cabinet d’avocats professionnel puisse vous aider à trier les dossiers et à déterminer quels documents conserver, voici un guide sur ce qui devrait être conservé et pendant combien de temps:

Combien De Temps Les Déclarations De Revenus Doivent-Elles Être Conservées?

Habituellement, la principale préoccupation lors du traitement des documents juridiques d’une personne décédée est la déclaration de revenus.

Le délai de prescription pour un contrôle fiscal est de quatre ans. Cela signifie que l’ARC (Agence du revenu du Canada) peut effectuer une vérification aléatoire des déclarations de revenus du défunt pour les quatre prochaines années.

Malgré ce délai de prescription, il est recommandé de conserver tous les dossiers fiscaux pendant au moins six ans au cas où des questions se poseraient au sujet des déclarations de la personne décédée.

Cela inclut tous les dossiers déposés ainsi que les formulaires et reçus fiscaux importants.

Quels Autres Documents Devraient Être Conservés?

La documentation d’une personne décédée ne se limite pas aux déclarations de revenus.

Bien qu’il puisse sembler accablant de penser à toute la paperasse, voici quelques documents importants qui devraient être conservés, divisés en quatre catégories:

Documents juridiques

Les documents juridiques sont tous les documents liés au droit, qu’il soit fédéral, provincial ou local. Ces types de documents devraient être conservés indéfiniment.

Cela signifie que toute documentation légale doit être transmise de bénéficiaire à bénéficiaire.

Donc, si vous avez hérité de ces registres, ils doivent être conservés avec vos propres registres d’état civil et transmis à votre bénéficiaire.

Ces documents comprennent le certificat de décès du défunt, ainsi que les documents suivants:

• Acte de naissance
• Carte de sécurité sociale
• Acte de mariage
• Décrets de divorce
• Testament juridique
• Certificat de décès

L’un de ces documents peut être nécessaire pour gérer les affaires liées à la succession. Surtout la preuve de mariage, d’accords prénuptiaux et / ou de divorce – sans eux, vous pourriez vous retrouver à traiter des litiges successoraux.

Si rien d’autre, vous voudrez peut-être conserver ces documents importants pour des raisons d’histoire familiale ou de généalogie.

Documents financiers

Nous avons déjà parlé de l’importance de conserver les déclarations de revenus du défunt, mais d’autres documents financiers devraient également être conservés.

Ces documents doivent être conservés pendant au moins trois ans après le dépôt de toute taxe successorale nécessaire.

Les documents financiers importants comprennent:

• Relevés de compte
• Reçus
• Talons de paie
• Relevés de prestations de retraite et de distribution
• Déclarations de revenus

Lors d’une déclaration de revenus, ou même d’un audit, ces documents peuvent être demandés – il est donc préférable de les garder à portée de main.

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Documents médicaux

Les documents et informations médicaux doivent être conservés pendant au moins dix ans.

Cependant, les lois sur la protection de la vie privée protègent les dossiers médicaux d’une personne, de sorte que vous devez être un représentant désigné ou un exécuteur testamentaire légal de la succession de la personne pour y accéder.

Exemples de documents médicaux importants ::

• Cartes d’assurance maladie
• Tests médicaux
• Antécédents médicaux
• Ordonnances
• Papiers de sortie d’hôpital

Ces dossiers aideront à clarifier le type de couverture maladie du défunt ainsi que les conditions dont il souffrait (ou ne souffrait pas).

Cette information est également utile car elle peut aider les membres de la famille à déterminer si l’une de ces conditions est héréditaire.

De plus, vous voudrez peut-être avoir une documentation relative aux résultats des visites à l’hôpital pour garder une trace des visites ainsi que des traitements administrés.

Autres documents importants

Vous pouvez vous retrouver à trier une pile de documents divers après le décès d’une personne.

Comment savez-vous quoi conserver et quoi jeter?

Avant de jeter de côté tout ce qui n’est pas légal, financier ou médical, pensez à conserver les dossiers suivants:

• Diplômes
• Assurance habitation et automobile
• Contrats de location
• Courrier

Si vous et le défunt partagiez un logement, vous pouvez continuer à ouvrir leur courrier et à gérer la correspondance. Vous pouvez envisager de contacter l’expéditeur pour l’informer du décès de la personne.

Si vous ne viviez pas avec le défunt, vous devrez fournir une preuve que vous êtes l’exécuteur testamentaire de sa succession avant de pouvoir apporter des modifications à son service postal.

Outre le courrier, vous devez vous efforcer de conserver ces documents pendant au moins 10 ans – en particulier l’assurance habitation et automobile, qui peut aider à gérer correctement la succession.

Sinon, les diplômes ne sont généralement pas requis pour quoi que ce soit légalement, mais peuvent avoir une valeur sentimentale.

Organisation des documents importants

Passer au crible les biens d’une personne décédée peut être accablant, surtout lorsqu’il s’agit de paperasse.

Pour rendre la tâche moins stressante et plus organisée, investissez dans un dossier en accordéon pour séparer les documents par année.

Assurez-vous de tout étiqueter et vérifiez le dossier chaque année pour voir quelles informations ne doivent plus être conservées.

Si vous vous occupez de la paperasse d’un membre de votre famille, d’un ami ou d’un proche décédé, n’hésitez pas à communiquer avec nos avocats professionnels du cabinet Heritage Law.

Nous pouvons prendre le temps de vous aider à comprendre la paperasse et nous assurer que les documents nécessaires sont conservés sains et saufs.

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