Le processus d’embauche des employés implique inévitablement la création de nombreux dossiers impliquant des candidats qui ne sont finalement pas sélectionnés pour un poste. La question devient alors combien de temps ces registres doivent-ils être conservés maintenant que l’embauche potentielle n’est plus envisagée par l’entreprise? De plus, de plus en plus, dans quelle mesure ces documents sont-ils touchés par les lois sur la protection de la vie privée concernant les renseignements personnels identifiables (IPI)?

Les raisons pour lesquelles les employeurs choisissent de conserver les dossiers de non-embauche au-delà de la durée du processus de sélection sont nombreuses:

• Dans le cas où les circonstances les obligent à réexaminer le bassin de candidats pour une raison ou une autre
• Ils peuvent être mélangés dans une classe de documents qui se rapportent au processus général de recrutement / sélection et conservés en conséquence, selon l’organisation du calendrier de conservation des documents de l’entreprise
• Le potentiel de litige détermine souvent les politiques de l’entreprise concernant la conservation des documents de candidats non embauchés
• Une multitude d’exigences juridiques avec des les périodes de conservation exigent la conservation de ces enregistrements

, qu’ils soient motivés par besoins commerciaux ou opérationnels, pratique courante ou droit, la détermination de la période de conservation de ces documents nécessite la prise en compte et l’analyse des différentes lois susceptibles de s’appliquer à une entreprise donnée.

Les exigences de conservation légales fédérales des États-Unis applicables aux dossiers de non-embauche varient généralement en fonction de la taille de l’employeur et du type d’entreprise qu’il mène. En vertu de certaines lois fédérales, leur applicabilité dépend du nombre d’employés et du statut d’entité privée ou gouvernementale. Par exemple, certaines lois sur la non-discrimination exigent la conservation des formulaires de demande soumis par les candidats et d’autres dossiers d’embauche, y compris ceux liés à la sélection pendant un an. Ce délai peut être plus long lorsque des cas de discrimination sont commis. Des exigences similaires sont également imposées au niveau des États.

Les entrepreneurs fédéraux sont souvent tenus à des normes plus strictes, ce qui peut exiger que les dossiers de non-embauche soient conservés plus longtemps. La période de conservation dépend du nombre d’employés et de la valeur monétaire des contrats gouvernementaux dans lesquels l’employeur est engagé. Selon les facteurs qui précèdent, la période de conservation obligatoire pour les dossiers non liés à l’embauche, y compris les curriculum vitae soumis pour examen, varie d’un à deux ans.

Tout en tenant compte des exigences légales en matière de conservation, la confidentialité des renseignements personnels est une préoccupation croissante et un facteur important pour fixer la période de conservation appropriée pour les dossiers non embauchés, qui font de plus en plus l’objet de lois sur la protection de la vie privée en matière d’emploi qui visent à protéger les renseignements personnels des employés actuels, anciens et potentiels. L’Utah est l’un des premiers États à adopter une telle exigence de conservation en ce qui concerne les dossiers de non-embauche en vertu de la Loi sur les procédures de sélection d’emploi. En vertu de la Loi, les employeurs ne sont pas autorisés à conserver les renseignements recueillis pendant le processus de sélection initial pendant plus de deux ans après que l’employeur a reçu les renseignements du demandeur. Des exigences similaires sont susceptibles d’apparaître plus souvent à mesure que les États américains deviennent de plus en plus agressifs dans leurs efforts pour traiter la confidentialité des IPI.

Minimisez les risques et maximisez la conformité grâce à un examen attentif des lois étatiques et fédérales applicables à votre entreprise en ce qui concerne les dossiers de non-embauche. Une analyse prudente exigera la prise en compte des besoins internes et des exigences juridiques en fonction des répercussions probables sur la vie privée de la conservation de ces documents plus longtemps que nécessaire.