Quelles sont, selon vous, les principales causes des réclamations d’erreurs et d’omissions?
Les professionnels des compagnies d’assurance citent fréquemment un manque de documentation. En approfondissant mes recherches, il devient évident que le manque de documentation n’est pas une cause réelle des revendications E& O, mais plutôt un facteur qui rend la défense des revendications plus difficile. La conservation de la documentation est un moyen de réduire votre responsabilité et votre négligence présumée avec non-divulgation, fausse déclaration et autres réclamations.
Si on vous demandait de produire des documents pour une réclamation fondée sur une transaction que vous avez conclue la semaine dernière, cette information serait, espérons-le, facilement accessible. Le problème, cependant, est que la plupart des réclamations font surface six mois à un an après la clôture, parfois deux à trois ans après la clôture. Auriez-vous des messages vocaux, des courriels ou des documents pour une transaction que vous avez conclue en 2019?
Lorsque vous recevez un appel téléphonique, il est important de suivre cette conversation avec un e-mail ou un résumé documenté. M. et M. Acheteur appellent et disent qu’ils aimeraient offrir 50 000 over au-dessus du prix demandé et renoncer à l’option d’évaluation. Un e-mail de suivi devrait indiquer, selon notre conversation, que nous augmenterons votre offre de X à Y et renoncerons à l’option d’évaluation. Je vous recommande également de prendre l’habitude de répondre à la « question suivante. »Dans ce cas, je répondrais à ce que signifie renoncer à l’option d’évaluation: Si la maison évalue un montant inférieur à votre offre, vous devrez trouver plus d’argent pour l’acompte.
Nous voyons fréquemment où des agents ont déclaré avoir conseillé le client mais n’en ont aucune preuve. Par exemple, un agent peut conseiller à un client de prendre certaines mesures, telles que l’inspection d’une maison ou le paiement d’une garantie de maison. Texas REALTORS® propose des formulaires pour s’assurer que les clients reçoivent des informations sur ces aspects de la transaction. Ces formulaires, s’ils sont fournis et signés par la partie destinataire, peuvent servir d’avis accusé de réception sur de telles questions. Un bon exemple est l’Information générale et Avis aux Acheteurs et vendeurs (TXR 1506), qui fournit aux parties des informations sur les inspections de maisons, les garanties de maisons et d’autres aspects du processus d’achat de maisons et fournit à l’agent une documentation utile.
Si la messagerie vocale, le courrier électronique et le texte ne suffisaient pas, vous devez maintenant envisager Zoom, Microsoft Teams, WhatsApp et Facebook Messenger. Il est très important d’avoir un point de maintien central pour abriter vos communications clés. Vous ne savez pas comment vous envoyer un message vocal? Les instructions sont assez faciles à suivre si vous effectuez des recherches en ligne. Des captures d’écran de textes et de messages sur les réseaux sociaux peuvent également être envoyées à un emplacement central.
Envisagez d’investir dans un système de sauvegarde de vos données. Je recommande des sauvegardes en ligne ou basées sur le cloud. Si votre disque dur tombe en panne ou que votre ordinateur est infecté par un ransomware, il se peut que ce soit le meilleur argent que vous ayez jamais dépensé.
Enfin, il est important de conserver votre documentation pendant sept ans. Le délai de prescription peut varier selon le type de réclamation. TREC oblige les titulaires de licence à conserver huit types de documents dans un format accessible pendant quatre ans à compter de la date de clôture ou de résiliation du contrat. Le délai de prescription pour une rupture de contrat est de quatre ans, mais une réclamation pour préjudice est de deux ans. L’un ou l’autre est possible lors de transactions immobilières. La question se pose cependant quant à la date de début de la détermination du délai de prescription. C’est pourquoi il est important de conserver les documents au-delà du délai de prescription.